Systemvejledninger
ERP: ADI/Omkontering
Vejledning og krav til ADI filer
ADI indlæsningsark bruges til omkontering af transaktioner fra f.eks debitor, E-forms, Rejse med mere.
Omkontering af Kreditorfakturaer, som er bogført i ERP, skal ske i Faktura+. Se vejledningen til Omkontering af kreditorfakturaer.
Kontering af Intern Handel skal ske via EPM. Se systemvejledningen til EPM.
Krav til ADI filer:
ADI-filen skal være i rette format. Brug skabelonen som er på Økonomiafdelingens hjemmeside.
- Regnskabsdato skal udfyldes med en dato i den periode filen skal bogføres i.
- Datoen skal være med format ”dd-mm-år” (Ex 09-06-2025)
- UK skal indeholde 2 cifre
- Artskt skal indeholde 6 cifre
- Omkst skal indeholde 5 cifre
- Proj skal indeholde 6 cifre, evt. 6 nuller
- Stedkode skal indeholde 2 cifre, evt. 2 nuller
- Form skal indeholde 4 cifre
- Anlnr skal indeholde 5 cifre, evt. 5 nuller
- Det betyder, at der skal være fuldt antal nuller i alle segmenter der ikke bruges i konteringen.
- Det må kun være beløb i enten Debet eller Kredit og med max 2 decimaler.
Arket skal balancere (ens saldo i debet og kredit) - Filnavnet skal indeholde: ADI
- Mail med ADI-filen må kun indeholde én ADI-fil
Arket skal være godkendt af både en konterer og en anviser inden det sendes til indlæsning. Dette gøres ved at kontere sender filen til anviser, som så sender filen videre til oea-kreditor@adm.aau.dk med en godkendelse på at det skal indlæses.
Hvis arket ikke kan indlæses, returneres det til rettelse hos den første person som har afsendt det. Der sendes svar til første afsender med et bilags nr. når indlæsningen er foretaget.