Procedure for administration af tilskudsfinansierede aktiviteter UK95/97

indledning

Lagt online: 18.06.2019

PROJEKTTYPER (AKTIVITETER)

Rammerne for håndtering af eksterne tilskud til universitetet er fastlagt i Finansministeriets Budgetvejledning 2016 og nærværende vejledninger er en konkretisering af, hvordan denne i praksis udmøntes på AAU.

I Budgetvejledningen opereres med 2 kategorier af aktiviteter: 

  1. Tilskudsfinansierede aktiviteter (Budgetvejledningen § 2.6.9) og tilskudsfinansierede forskningsaktiviteter (Budgetvejledningen § 2.6.10) er de ikke-kommercielle aktiviteter. Disse aktiviteter er aktiviteter, som instituttet/afdelingen selv har interesse i at gennemføre, og som finansieres af tilskud, eksempelvis fra fonde, offentlige fondsmidler, EU, private gaver/samarbejdsaftaler eller lignende.
  2. Indtægtsdækket virksomhed (IV) er de kommercielle aktiviteter/konsulentydelser (Budgetvejledningen § 2.6.8). Disse aktiviteter skal prisfastsættes, så der ikke sker konkurrenceforvridning over for private eller offentlige konkurrenter.

 

PLACERING PÅ UNDERKONTO (UK)

Underkonto (UK) er en del af AAU’s kontostreng. Underkontoen definerer, hvilken form for aktivitet/virksomhed, der regnskabsføres på.

  • UK 10 Bruges til den almindelige virksomhed (= almindelig drift finansieret over finansloven). Bruges også til synliggørelse af medfinansiering på aktiviteter på UK 95 og 97. I så fald kombineres UK 10 i kontostrengen med projektnummeret.
  • UK 90 Bruges til Indtægtsdækket virksomhed (IV) (finansieret af eksterne ”rekvirenter/købere”)
  • UK 95 Bruges til ikke-kommercielle forskningsaktiviteter (finansieret af eksterne tilskudsgivere)
  • UK 97 Bruges til andre ikke-kommercielle aktiviteter (finansieret af eksterne tilskudsgivere)

Som fællesbetegnelse for tilskudsfinansierede aktiviteter (UK95/97) bruges forkortelsen FIK.

Legalitetskontrol

Lagt online: 18.06.2019

For tilskudsfinansierede aktiviteter gælder jf. Budgetvejledningen, at disse først må igangsættes, når der foreligger et juridisk bindende tilsagn om støtte.

Det juridisk bindende tilsagn kan eksempelvis bestå af en bevillingsskrivelse underskrevet af bevillingsgiver eller af en samarbejdsaftale underskrevet af alle parter.

På AAU skal alle bevillingsskrivelser/samarbejdsaftaler godkendes af Kontraktenheden, der foretager den økonomiske og juridiske legalitetskontrol og sørger for den AAU tegningsberettigedes underskrift på aftalerne. Når en aftale er godkendt af Kontraktenheden, skal der oprettes projektnummer i ØSS til bogføring af projektets bevilling/budget, indtægter og udgifter.

Projektet kan således jf. ovenstående normalt først oprettes i ØSS, når det juridiske tilsagn foreligger.

 

OPRETTELSE AF PROJEKT UDEN JURIDISK BINDENDE GODKENDELSE

Såfremt aktiviteten alligevel igangsættes før det endelige juridiske tilsagn foreligger, er der mulighed for tildeling af et projektnummer i ØSS, men det kræver institutlederens eksplicitte godkendelse. Omkostningerne der bogføres på projekt oprettet uden juridisk bindende grundlag under UK95/97, vil via en månedskørsel havne på UK10 som en sum, og dermed indtil projektets juridiske grundlag godkendes, regnskabsmæssigt fremgå som AAU medfinansiering. Når det juridiske tilsagn foreligger og Kontraktenheden godkender den endelige oprettelse, skal der kun foretages en sumomkontering tilbage fra UK10 til UK95/97, da alle øvrige posteringer oprindeligt er placeret korrekt på UK95/97.

Vær opmærksom på, at projekter uden juridisk bindende grundlag som udgangspunkt har en levetid på seks måneder. Hvis ikke der foreligger juridisk bindende tilsagn, når tidshorisonten på de seks måneder udløber, gør Kontraktenheden institutleder opmærksom herpå. For at kunne fortsætte projektet uden juridisk binding skal der foretages en ny risikovurdering ved institutleder og evt. indhentes godkendelse fra dekan og rektorat.

Projektoprettelse

Lagt online: 18.06.2019

Ved oprettelse af et projekt i ØSS skal følgende oprettelsespapirer fremsendes til Kontraktenheden som forestår den juridiske og økonomiske legalitetskontrol, hvorefter de giver besked til Projektøkonomi om at projektet kan oprettes i ØSS:

  • Projektoprettelse FIK
  • Budgetskema eksterne bevillinger
  • Kopi af underskrevet samarbejdsaftale/bevillingsskrivelse
  • Kopi af ansøgning

Blanketterne skal udfyldes og underskrives af følgende:

Den projektansvarlige, som ansvarlig for:

  • projektets faglige aktiviteter,
  • at projektet afvikles i henhold til gældende bevillingsbetingelser,
  • korrekt bogføring og aflæggelse af projektets regnskaber.

Institut-/afdelingsleder, for accept af:

  • eventuel medfinansiering,
  • at instituttet/afdelingen dækker et eventuelt underskud (ved afslutning),
  • projektets gennemførelse (forskningsmæssige interesse).

BUDGETSKEMA

I forbindelse med projektoprettelsen i ØSS anvendes der FIK-budgetskema med 44% overhead totalt for projektets omkostningsbudget jf. Finansministeriets Budgetvejledning. Overhead beregnes af hele omkostningen, såvel tilskudsdel som AAU medfinansiering, medmindre andet er aftalt, eller andre regler er gældende.

Overheadprocenten på 44% gælder for både private og statslige bevillinger/tilskud. Fraviges den generelt gældende overheadsats på tilskudsdelen, skal dette godkendes af det hovedområde/institut, projektet udføres under, i henhold til vejledning om overhead gældende fra 01.01.2012 (se i øvrigt afsnittet om overhead under Projektdrift og bogføring).

EU´S 7. RAMMEPROGRAM:

Som hovedregel 60% overhead

HORIZON 2020:

Som hovedregel 25% overhead

STRUKTURFONDE, REGIONAL- OG SOCIALFOND:

Som hovedregel 18% af definerede omkostninger

STRUKTURFONDE, INTERREG:

Som hovedregel 15% af personale omkostninger

STATSLIGE BEVILLINGER:

Som hovedregel 44% overhead af alle direkte omkostninger

Af hensyn til regnskabsaflæggelsen over for bevillingsgiver, er det meget vigtigt, at projektadministrator allerede på budgetterings/oprettelsestidspunktet forholder sig til de givne regnskabsbetingelser, herunder eventuelle krav til regnskabsaflæggelsen, så tilrettelæggelsen og gennemførelsen af regnskabsføringen sker korrekt i forhold til de generelle regler for AAU samt de for projektet specielt gældende betingelser/retningslinjer. Såfremt der opstår behov for hjælp/vejledning i forbindelse hermed, kan Projektøkonomi kontaktes.

TILDELING AF PROJEKTNUMMER

Når Projektøkonomi modtager besked fra Kontraktenheden om, at projektet er godkendt juridisk og økonomisk, oprettes projektet i ØSS. Projektadministrator vil elektronisk modtage et åbningsbrev med angivelse af projektnummer samt øvrige nødvendige oplysninger, hvorefter der kan bogføres på projektet. Hvis der på anmodningen om oprettelse er anført Workzone sagsnummer, journaliserer Projektøkonomi også åbningsbrevet på sagen.

Der henstilles til at projektadministrator kontrollerer at projektet er oprettet med korrekt førte stamdata.
Det er muligt at få tildelt et projektnummer uden at der foreligger et endeligt juridisk tilsagn, men oprettelsen skal ligeledes være godkendt hos Kontraktenheden og håndteres efter særskilt procedure/blanketter. Se også afsnittet om Legalitetskontrol.

Skal der aflægges regnskab efter særlige principper, eksempelvis aktivitetsopdelt, er der dels mulighed for at oprette et projektnummer pr. aktivitet eller aktivitetsopdele ved brug af analysenumre i bogføringen f.eks. til arbejdspakker (WP). Her anvendes analysenumrene 80101-80129.

Finansieres projektet af tilskud givet af flere tilskudsgivere, skal der oprettes et projektnummer pr. tilskuds-/bevillingsgiver jf. Lov om offentlighed ved privat finansiering af offentlig forskning. Der er mulighed for at få oprettet en projektnummerrække.

Undtagelser fra princippet om ét projektnummer pr. bevillingsgiver:

  • Småtilskud (max. kr. 25.000 pr. tilskudsgiver) til én aktivitet kan samles på ét projektnummer.
  • Udstyrsbevillinger til samme udstyr (max. kr. 50.000 pr. tilskudsgiver og uden regnskabskrav) kan samles på et projektnummer.
  • Enkeltstående småbevillinger under kr. 10.000 skal ikke oprettes som projekt, men kan placeres som en diverse indtægt på UK 10, artskonto 299009. Reglerne omkring bevillingsskrivelse og budget er uændret gældende og skal opbevares af Kontraktenheden.

 

projektdrift og bogføring

Lagt online: 18.06.2019

Af hensyn til regnskabsaflæggelsen over for bevillingsgiver er det meget vigtigt, at projektadministrator allerede på oprettelsestidspunktet forholder sig til de givne regnskabsbetingelser, så der løbende kan ageres herefter i forhold til den konkrete bogføring af udgifter, herunder eksempelvis bogføring af lønudgifter, udstyrsudgifter, afskrivninger m.v.

Korrekt ført stamdata vedr. årsnorm og medfinansiering er en afgørende forudsætning for korrekt bogføring mellem AAU drift og tilskudsfinansiering.

Der findes tre metoder til bogføringsmæssig projektstyring af tilskudsfinansierede aktiviteter:

  • Tilskudsregistrering.

Ren tilskudsregistrering eller tilskudsregistrering med AAU medfinansiering uden regnskabskrav. Alene tilskud og omkostninger der dækkes heraf registreres på projektnummeret.

  • Aktivitetsregistrering med asymmetrisk medfinansiering,

Tilskud samt alle omkostninger i forbindelse med aktiviteten registreres på projektnummeret. Bogføring sker efter manuel sortering af, hvilke omkostninger der skal dækkes af UK95/97 og UK10.

  • Aktivitetsregistrering med symmetrisk medfinansiering.

Tilskud samt alle omkostninger i forbindelse med aktiviteten registreres på projektnummeret UK95/97. Ved månedsafslutningen omkonteres en fast procentdel af alle omkostninger automatisk til UK10 via en systemkørsel.

Instituttet oplyser metodevalget ved projektoprettelsen og disse oplysninger registreres i stamdata til brug for de automatiske beregninger og månedskørsler. Læs mere i Vejledning om konteringsplan ved eksternt finansierede projekter.

Såfremt der opstår behov for hjælp eller vejledning, kan Projektøkonomi kontaktes.

 

OPKRÆVNING AF TILSKUD

Tilskud skal så vidt muligt søges indbetalt forud eller løbende svarende til udgiftsafholdelsen (jf. Budgetvejledningen). Det skal fremgå af bevillingsbetingelserne/samarbejdsaftalen, hvornår tilskuddet skal indbetales.

Det er projektadministrators ansvar, at opkrævning af indbetalinger til FIK projekter sker i henhold til bevillingsskrivelsen/kontrakten.

 

PERIODISERING/INDTÆGTER ”LIKVID”

Jf. Budgetvejledning 2016 må indbetalinger på projekter først indtægtsføres i takt med omkostningsafholdelsen herpå.

Da indbetalinger kan modtages uafhængigt af, hvornår der afholdes omkostninger på et projekt, er det vigtigt at skelne mellem en indbetaling og en indtægt på et projekt.

En indbetaling er en betaling modtaget fra bevillingsgiver. Betalingen registreres på en beholdningskonto i AAU´s balance.

En indtægt er en registrering af en indtægt i AAU´s resultatopgørelse (regnskab). Indtægtsførsel sker på baggrund af omkostningsafholdelsen.

Indbetalinger placeres således ved modtagelsen på en beholdningskonto på et projekt. Beholdningskontoen har artskonto 9730xx.

Indtægter bogføres på en indtægtskonto på et projekt. Indtægtskontoen har artskonto 63xxxx eller 65xxxx. Ved hver måneds/periodeafslutning beregnes og bogføres indtægtsførslen automatisk i ØSS på baggrund af projektets omkostningsafholdelse. Indtægtsførslen sker ved en flytning fra beholdningskonto 9730xx til indtægtsartskonto 63/65xxxx på et projekt med teksten "LIKVID".

I QlikView rapporten Projektstatus vil fordelingen mellem beholdningskonto og indtægtskonto, for et projekt, kunne ses.

 

OPKRÆVNING/FAKTURERING ”FIK/FAK”

Som hovedregel skal alle betalinger ske på basis af en officiel faktura fra AAU, udskrevet fra AAU’s økonomisystem (ØSS). Når samarbejdspartneren skal betale, i henhold til den indgåede aftale, skal projektadministrator/-sekretær med adgang til Debitor Light, udskrive fakturaen direkte herfra.

Faktureres der før projektet er oprettet i ØSS, kan indbetalingen i stedet ske med henvisning til et RF referencenummer, som fås ved henvendelse til Projektøkonomi. Der skal så manuelt udarbejdes en Debitor følgeseddel, som fremsendes til økonomiafdelingen (Bogholderiet). Bogholderiet sørger så for, at faktura incl./excl. moms fremsendes til samarbejdspartneren. På Debitor følgesedlen udfyldes kun RF referencenummer i kontostrengen. Øvrige felter lades blanke. Som betalingsreference bedes bevillingsgiver opgive fakturanummeret ved indbetaling. Vær opmærksom på, at det skal være afklaret, hvorvidt beløbet er momspligtigt, før faktura kan afsendes. For afklaring vedr. moms henvises til Bogholderiet. Momsvilkår for projekter der er oprettet i ØSS kan fremfindes i stamdata.

Til offentlige parter skal AAU fremsende elektronisk faktura jf. gældende regler.

Rykkerprocedure varetages af Bogholderiet, jf. AAU’s generelle rykkerprocedure.

Der udskrives ikke faktura på grundlag af EU-kontrakter, Strukturfondsfinansierede projekter eller ved gavelignende tilskud (uden modkrav). Ved EU-kontrakter og tilsagn fra Strukturfondene vil indsendelse af regnskab udløse tilskuddet, mens projektadministrator ved gavelignende bevillinger skal anmode tilskudsgiver om overførsel af bevillingen ved brev. I brevet bedes tilskudsgiver opgive projektnummeret som reference ved indbetalingen, hvilket vil lette den manuelle placering heraf. I disse tilfælde bogføres betalingen på projektet ved indbetaling, og projektadministrator skal selv sørge for eventuel rykkerprocedure.

Forløb når der udstedes officiel faktura (FIK-faktura) fra ØSS:

Af hensyn til et korrekt regnskab for det enkelte projekt placeres et faktureret beløb først på projektets beholdningskonto, når beløbet reelt er modtaget fra samarbejdspartneren.
Transaktioner på projektet affødt af faktureringen vil derfor være som i nedenstående eksempel:

EKSEMPEL:

Der faktureres kr. 20.000 + 25 % moms, i alt kr. 25.000 til projekt 656565. Fakturanr. 500024.

Ved udstedelse af faktura debiteres bruttobeløbet, kr. 25.000, med følgende tekst/kontostreng: ”Salgsfakturaer 10-951010-00000-656565-00-0000-00000 Debitor konto til Faktura
500024xxxx”.

Ved betaling krediteres bruttobeløbet, kr. 25.000, med følgende tekst/kontostreng: ”Omsætningsindtægt 10-951010-00000-656565-00-0000-00000 Indbetaling xxxx Faktnr 500024”.

Ved førstkommende månedsafslutning efter betaling krediteres nettobeløbet, kr. 20.000, på beholdningskontoen med følgende tekst/kontostreng: ”Bogføring FIKFAK 10-9730xx-00000-656565-xx-0000-00000 FIKFAK vedr. maj-06 500024”.

Først efter månedskørslen (FIKFAK) vil nettobeløbet (kr. 20.000) blive placeret på beholdningskontoen og fremgå på Projektstatus for projektet. Transaktionerne på konto 95xxxx, som anvendes ved udstedelse og betaling, fremgår ikke af Projektstatus. I perioden fra fakturering indtil indbetalingen foretages henstår det udfakturerede beløb på en mellemregningskonto.

Forløb, når der anmodes ved brev:

Når en indbetaling modtages på baggrund af et brev til bevillingsgiver, vil betalingen blive modtaget og placeret manuelt.
Betalingen indsættes således manuelt (af ØA) på beholdningskontoen på projektet.

 

OPKRÆVNING AF MOMS PÅ FIK–PROJEKTER

For afklaring af regler om momsafregning vedr. eksterne tilskudsmidler henvises til Bogholderiets hjemmeside eller direkte kontakt til Jan Walther Beck.

 

OVERFØRSEL TIL SAMARBEJDSPARTNER

I en del projekter har AAU rollen som koordinator, og skal som sådan viderefordele tilskudsmidler til de øvrige parter i projektet. Før en sådan viderefordeling kan ske, skal der være indgået en samarbejdsaftale med den part, der skal have overført tilskudsmidler, ligesom tilskudsmidlerne skal være modtaget af AAU fra tilskudsgiver. Normalt vil midlerne kunne overføres i samme takt, som AAU modtager dem fra tilskudsgiver, men dette skal fremgå af samarbejdsaftalen – ligesom budget og øvrige vilkår for overførslen. Hver part er som udgangspunkt regnskabsansvarlig for hver sin del af bevillingen, og overhead følger derfor med til hver part.

For at iværksætte en overførsel til en samarbejdspartner fremsender projektadministrator en anmodning om overførsel til Bogholderiet. Blanketten findes til højre. I anmodningen skal være angivet, hvor stort et beløb, der ønskes overført, med modtagerbekræftet angivelse af bank og kontonummer (SWIFT/BIC og IBAN ved udenlandske betalinger). Desuden skal det fremgå fra hvilket projektnummer beløbet skal hæves. Anmodningen skal attesteres og godkendes af de på projektet attestationsbemyndigede. Beløbet vil blive bogført på projektet, og der beregnes ikke overhead af beløbet, idet der ikke er tale om en udgift på projektet, men en overførsel af projekttilskud.

Nogle samarbejdspartnere vil foretrække at fremsende en elektronisk faktura på deres andel af tilskudsmidlerne. Instituttet vil kunne håndtere denne faktura i ØSS EF ved at påføre arten 639056/46 (overførsel til samarbejdspartner indland/udland), men inden godkendelse af fakturaen er det instituttets ansvar at sikre at tilskudsmidlerne er modtaget på AAU, og at der foreligger en underskrevet samarbejdsaftale med den aktuelle samarbejdspart. For EU-bevillinger, hvor AAU er koordinator, skal der oprettes en særskilt eurokonto til modtagelse af bevillingen fra EU og viderefordeling af euro til de øvrige parter. Kontakt venligst Projektøkonomi i dette tilfælde, så vi kan foranledige, at eurokontoen bliver oprettet i Spar Nord Bank.

 

UDGIFTER

LØNUDGIFTER

Der kommer i højere og højere grad specielle regelsæt omkring afrapportering af lønudgifter. Vær derfor ved projektoprettelse og løbende projektadministration meget opmærksom på tilskudsgivers specifikke regelsæt, eksempelvis vedrørende krav om timeregistrering og opgørelse af timeløn efter bestemte metoder.

ØSS tidsregistrering bruges til registrering af månedslønnedes tidsforbrug på tilskudsfinansierede projekter (UK95/97), indtægtsdækket virksomhed (UK90) og AAU finansierede projekter (UK10) samt projekter der er delvist tilskudsfinansierede og AAU finansierede. Ved krav om faktisk timeregistrering registreres udelukkende produktive timer, dvs. de timer der er arbejdet på det enkelte projekt iht. godkendte aktiviteter. Timer vedr. ferie, sygdom og andet fravær registreres ikke. Der beregnes automatisk månedlige timesatser på baggrund af de stamdata for årsnorm projektet er oprettet med samt lønomkostningen for den enkelte person. Omkontering af lønudgift til projektet (timer ganget timesats) sker ligeledes automatisk på dette grundlag. Der anvendes normtimeregistrering i de tilfælde hvor en medarbejder arbejder fuld tid på ét projekt og der ikke fra tilskudsgiver stilles krav om faktisk tidsregistrering. Her fungerer tidsregistreringssystemet som et omkonteringssystem, hvor timetallet beregnes som de faktiske arbejdsdage i måneden ganget 7,4 timer. Bemærk at der er særligt forhold vedr. normtimeregistrering (fuldtidsansættelse) på Strukturfondsfinansierede projekter. Læs mere om ØSS tidsregistrering i Vejledning om tidsregistrering på projekter.

Løn der skal bæres af et eksternt finansieret projekt (UK90/95/97) bogføres således løbende via ØSS elektronisk tidsregistrering. Månedskørslen for lønudgiften (frikøbet) sker den 5. hverdag i efterfølgende måned dvs. at alle timesedler der skal med i beregning og kontering skal være godkendt senest d. 4. hverdag. Overblik over ført tidsregistrering, print af timesedler, timesats/løndokumentation m.v. findes i QlikView rapporten ProjektTid. Se også afsnittet Løbende kontrol og afstemning. Kontakt eventuelt Projektøkonomi for hjælp og vejledning i forbindelse med registrering af timer og løn.

 

KONSULENTUDGIFTER

Konsulentudgifter må ikke forveksles med en overførsel til en samarbejdspartner. Konsulentudgiften er betaling til en leverandør for at udføre et stykke arbejde for AAU. Konsulenten er således ikke en del af projekt-konsortiet i forhold til bevillingsgiver, og skal ikke selv aflægge særskilt regnskab ifølge bevillingsbetingelserne. Betaling sker ved fremsendelse af en faktura fra konsulenten/virksomheden til AAU. Udgiften vil således regnskabsmæssigt indgå i projektets udgifter på AAU, og der vil blive beregnet overhead heraf som på øvrige udgifter (gælder dog ikke for EU-projekter / subcontractors).

 

ISO-KONTI

ISO står for Intern Statslig Overførsel, og kontiene anvendes til interne posteringer mellem forskellige underkonti. Omkostninger, der afholdes på UK10, kan således overføres til projekterne, ved at projekterne påføres en udgift (f.eks. UK95, artskonto 71xxxx), og driften, der oprindeligt har afholdt omkostningerne, får en indtægt (UK10, artskonto 76xxxx). Vær opmærksom på bevillingstyper hvor interne afregninger ikke er støtteberettiget medmindre det er muligt at dokumentere betaling til 3. part.

 

MORARENTER

Morarenter kan ikke betales fra et projekt. Denne type udgift dækkes ikke af de eksterne bevillinger. Morarenter skal dækkes fra instituttets/afdelingens almindelig virksomhed – UK 10.

 

UDSTYR OG AFSKRIVNINGER

Bevillingsgiveres regelsæt er meget forskellige i forhold til afholdelse af udgifter til udstyr. Vær derfor opmærksom på bevillingsbetingelserne på den givne bevilling. I nogle tilfælde vil bevillingsgiver acceptere den fulde udgift til en udstyrsanskaffelse. I andre tilfælde skal der ske afskrivning efter et særligt regelsæt, og i andre igen efter AAU´s egne afskrivningsprincipper. Bogføringen af udgiften til det pågældende udstyr skal fordeles mellem projektnumre, underkonti med videre, således at der udgiftsføres det beløb, der kan finansieres/regnskabsaflægges det pågældende sted.

 

KØBSMOMS

På enkelte bevillingstyper er moms ikke en støtteberettiget udgift. Dette gælder eksempelvis på EU rammeprogrammerne. Her må den moms, der ikke er fradragsberettiget, men som bliver betalt sammen med øvrige fakturabeløb, ikke bogføres på projektet. Beløbet skal bogføres separat et andet sted (UK 10). Dette gælder alt ikke fradragsberettiget moms, eksempelvis moms på hotel og fortæring samt udenlandsk moms. Vær opmærksom på, at momsbeløbet skal kunne identificeres, og at det kun er den identificerbare skat (afgift til staten), der ikke må betales. Hvis ”skatten” reelt er et gebyr for en ydelse, må beløbet gerne betales af projektet.

 

OVERHEAD

Overhead er betegnelsen for de eksternt finansierede aktiviteters bidrag til de indirekte udgifter, aktiviteterne medfører. Indirekte udgifter er udgifter til blandt andet husleje, el, vand, varme, bygningsvedligehold, it-afdeling, personaleafdeling, økonomiafdelingen med videre. Her er altså tale om udgifter, som ikke direkte kan henledes til det enkelte projekt, men er afledt af de faglige aktiviteter.

Da det således ikke er muligt direkte at henlede de indirekte udgifter til den enkelte aktivitet, belastes den enkelte tilskudsfinansierede aktivitet som udgangspunkt med en gennemsnitssats. Satsen fastsættes som hovedregel efter Budgetvejledningen, og er internt på AAU politisk fastsat af hovedområderne. Se eventuelt gældende regelsæt på området under de enkelte hovedområders vejledninger. Ofte vil overheadsatsen dog være reguleret af projektets tilsagnsvilkår og budget.

Månedsafslutning: Overheadprocenten fastsættes ved projektoprettelsen og kan være en vilkårlig procentdel. Det er muligt at registrere flere procentdele hvor hver andel tilfalder hvert sit omk.sted på UK10. Kreditering vil ske på UK10 analysenr. 90001 på det definerede omkostningssted. Overhead beregnes med den fastsatte procentsats af periodens nettoudgifter (debiteringer fratrukket krediteringer) og bogføres på det enkelte projekt ved hver måneds-/periodeafslutning. Overhead reguleres således automatisk, og skal altså ikke rettes manuelt, når der eksempelvis sker omkonteringer.

 

AUTOMATISKE SYSTEMKØRSLER VEDR. OVERHEAD, SYMMETRISK MEDFINANSIERING OG LØNFRIKØB (ØSS TIDSREGISTRERING)

Der er det særlige forhold vedrørende lønfrikøb, overhead og symmetrisk medfinansiering, at disse poster i regnskabet beregnes og posteres automatisk på projektet i ØSS. Dette sker hver måned i forbindelse med lukningen af den pågældende måned. Når lønfrikøbet er kørt 6. hverdag i efterfølgende måned foretages systemkørslerne for beregning af overhead og herefter den symmetriske medfinansiering. Det betyder blandt andet, at projektstatusrapporter og transaktionslister der trækkes for perioder der ikke er lukket i ØSS vil mangle opdatering vedr. lønfrikøb, overhead og symmetrisk medfinansiering.

 

ARKIVERING AF BILAGSMATERIALE

Bevillingsgiveres krav til arkivering af dokumentationsmateriale er meget forskellige, og det er derfor nødvendigt at undersøge kravene på den enkelte bevilling for at afgøre, hvad det er nødvendigt at arkivere hos projektansvarlig.

Den projektansvarlige skal sikre sig, at alt bilagsmateriale (dvs. kopi af originale bilag) arkiveres på betryggende vis efter nedenstående regelsæt. For originale bilag følges Bogholderiets instruks på området (se Regnskabsinstruks for Aalborg Universitet).

 

Bevillingsgiver Arkiveringstid 
EU (alle typer) 5 år efter endelig afslutning (final payment)

EU Strukturfondsmidler:

 

Regional- og Socialfonden (Bevillingsperiode 2007-2013)

Til udgangen af 2020, dog altid mindst 5 år efter projektets
endelige afregning. Vær opmærksom på udvidede krav til arkivering af dokumentation vedr. overholdelse af evt. statsstøtteregler. Her er kravet at dokumentation gemmes i 10 år fra det tidspunkt, hvor der sidst blev udbetalt støtte.

Interreg-programmer (Bevillingsperiode 2007-2013) 

Til udgangen af 2020, dog altid mindst 5 år efter projektets
endelige afregning.

Regional- og Socialfonden 

(Bevillingsperiode 2014-2020)

5½ år efter den dato, hvor der er foretaget slutafregning over for projektet på baggrund af projektregnskab. Hvis der er statsstøtte i projektet skal alle regnskabsbilag, betalingsdokumentation og dokumentation for projektets aktiviteter opbevares indtil udgangen af 2033.

Interreg-programmer 

(Bevillingsperiode 2014-2020)

5 år fra udgangen af det år, hvor projektet har modtaget slutafregning. Forekommer der statsstøtte forlænges opbevaringskravet til 10 år.
Andre 5 år fra udgangen af det regnskabsår materialet vedrører.

Bemærk: alt regnskabsmateriale bliver opbevaret i Økonomiafdelingen i 14 år af hensyn til EU-projekter m.v. Projektmateriale ved projektansvarlig skal tilsvarende opbevares efter bevillingsbetingelserne.

Løbende kontrol og afstemning

Lagt online: 18.06.2019

HVAD SKAL KONTROLLERES OG AFSTEMMES

Iht. regnskabsinstruksen for Aalborg Universitet afsnit 3.4 Forvaltning af eksterne tilskudsprojekter, påhviler det ledere af økonomisk ansvarlige enheder at sikre løbende, korrekt registrering af omkostninger og indtægter på de enkelte projekter, samt at der foretages fornøden fakturering og regnskabsaflæggelse i henhold til samarbejdsaftale/kontrakt. Det anbefales derfor at enhedens projektadministrator efter hver månedsafslutning i ØSS trækker en Projektstatus og transaktionsliste i QlikView for hvert projekt. Transaktionslisten kontrolleres for månedens bogførte beløb, ligesom den fulde kontostreng kontrolleres. Eventuelle rettelser (omkonteringer) skal i videst muligt omfang ske umiddelbart herefter.

Tilsvarende skal det af hensyn til sikker økonomistyring på universitetet sikres at der sker en korrekt og rettidig registrering af ressourceforbruget på de enkelte projekter. Det skal kontrolleres at den løn der skal bæres af et eksternt finansieret projekt løbende bogføres via ØSS elektronisk tidsregistrering og tidsregistreringen gennemføres månedligt således lønomkostningen henføres til den korrekte underkonto i den måned hvor arbejdet er udført.

Hvis det under projektforløbet konstateres, at ØSS stamdata ikke er ajourført, skal der anmodes om en ændring heraf. Det kan f.eks. være:

  • Bevillingsbeløb
  • Bevillingsperiode
  • Projektadministrator
  • Omkostningssted

Hvis der er ændringer til projektets stamdata, som er udløst af en ændring af aftalen, eksempelvis aftalebeløb eller nye tillægsaftaler, meldes disse til Projektøkonomi via Kontraktenheden. Drejer det sig om ændringer i stamdata vedr. eksempelvis ny projektadministrator, ændring af omkostningssted el.l., kontaktes Projektøkonomi direkte på mailadresse projektoprettelse@adm.aau.dk. Find Retningslinjer for ændringer til ØSS stamdata på projekter under Vejledninger til brug ved løbende kontrol og afstemning ovenfor.

Projektadministrator skal sørge for at opbevare kopi af relevant regnskabsmateriale herunder bilag der godkendes til betaling og fakturering i bogholderiet, lønkontoret og andre steder iht. regelsæt for opbevaring af regnskabsmateriale. Det er vigtigt at være opmærksom på at flere bevillingstyper har særlige arkiveringsregler og at der kan forekomme kontrolbesøg af eksterne revisionsmyndigheder på de decentrale økonomisk ansvarlige enheder der administrerer tilskudsprojekterne, såvel i projektperioden som i en årrække efter projektafslutning. Se også afsnittet Projektdrift og bogføring, Arkivering af bilagsmateriale.

 

Relevante QlikView rapporter

QlikView Projektstatus

Projektstatus er rapporten der viser regnskabet for et projekt. Rapporten kan bruges til tilskudsfinansierede projekter (UK 95/97), indtægtsdækkede projekter (UK 90) og AAU-finansierede projekter (UK 10) samt hvor projektet er delvist tilskudsfinansieret og delvist AAU-finansieret.

Rapporten viser de regnskabsmæssige registreringer fra AAU´s økonomisystem og bruges i forbindelse med en regnskabsaflæggelse overfor en ekstern bevillingsgiver, men også i forbindelse med intern opfølgning på projektet.

Indhold

Projektstatus viser den økonomiske status på et projekt (et eller flere projektnumre).

Ud fra indtastede valg vises tre rapporter:

A) Stamdata om projektet – fx projektnummer og aftalebeløb

B) Status på projektets økonomi opgjort på artskonti (fx løn, øvrige omkostninger og medfinansiering) samt på AAU finansiering (UK 10) og Ekstern finansiering (UK 90/95/97)

  • Omkostninger/underskud opgøres med positive tal (+)
  • Indtægter/overskud opgøres med negative tal (-)
  • Ved valg af periodetype ”saldo pr.” vises status for projektet til og med den valgte periode (=Projekt-til-dato)
  • Ved valg af periodetype ”periode fra og til” vises status for projektet for det valgte interval (Periode-til-dato) og en saldo pr. den valgte ”til periode” (Projekt-til-dato).

C) Ekstern finansiering projekt totaler, hvor indtægter og forbrug sættes i forhold til aftalebeløbet. Disse totaler vedrører alene projektets AAU del.

  • Aftalebeløbet sættes i forhold til ”saldo pr.” tallene i kolonnen ”ekstern finansiering” hvorved opnås overblik over manglende indbetaling af aftalebeløb og overblik over restbevillingen på projektet. Er der gjort afgrænsende valg (fx på artskonto) kan beregningen i denne del af rapporten ikke benyttes.

Transaktionslisterne viser transaktionerne på projektet ud fra de indtastede valg. Er der valgt periodetype ”saldo pr.” vises alle transaktioner til og med denne periode og er der valgt ”periode fra og til” vises transaktioner i periodeintervallet.

A) Total transaktionslisten viser samtlige transaktioner på projektet

B) Indbetalingstransaktionslisten viser alle indbetalinger og alle overførsler til samarbejdspartnere

C) Løn transaktionslisten viser alle lønomkostninger opgjort pr. medarbejder pr. periode. Oplysningerne hentes fra lønbogen. Der kan være forskel mellem totalløn i transaktionslisten (fra lønbogen) og totalløn i status (fra hovedbogen) som skyldes FIK-feriepenge på artskonti 1995xx. Eventuelle andre differencer skal rettes via lønkontoret.

Bemærk rapporten åbnes automatisk med saldo pr. den aktuelle måned, men vær opmærksom på, at perioden skal være lukket i ØSS for at sikre at alle månedens posteringer er indeholdt. Dataopdatering fra ØSS til QlikView sker ved natkørsel.

 

QLIKVIEW PROJEKTTID

ProjektTid er en samling definerede QlikView tabelopslag og print funktioner, som kobler elektronisk tidsregistrering, lønfrikøb og timesats-/løndokumentation. Rapportens tabelopslag og print kan i sammenhæng med Projektstatus anvendes som dokumentation i forbindelse med regnskabsaflæggelse og opfølgning på tilskudsfinansierede projekter (UK 95/97) og indtægtsdækkede projekter (UK 90) samt hvor projektet er delvist tilskudsfinansieret og delvist AAU-finansieret.

De definerede tabelopslag viser med udgangspunkt i inddateringen af den elektroniske tidsregistrering og pågældende medarbejders faktiske løngrundlag, diverse relevant tidsregistreringsdata ført pr. måned samt tilhørende transaktionsdata på lønfrikøbet fordelt på AAU finansiering og Ekstern finansiering. Rapporten vil være anvendelig i forbindelse med regnskabsaflæggelse overfor en ekstern bevillingsgiver, hvor der er krav om tidsregistrering og evt. behov for print af dokumentation i form af timesedler pr. medarbejder med mulighed for underskrift eller totale timeopgørelser pr. projekt til underskrift samt dokumentation af timesats og løngrundlag for beregning af denne. Rapporten vil også kunne anvendes i forbindelse med løbende intern opfølgning/overvågning af tidsregistrering på projekt eller personniveau og de til tidsregistreringen relaterede lønfrikøb i ØSS.

Månedens tidsregistreringskørsel (beregning af timesats) og ØSS løn bogføringer for indeværende måned vil først være afsluttet 5. hverdag inde i den efterfølgende måned.

Tidsregistrering og beløb vedrørende perioder før jan-11 indgår ikke i rapporten ProjektTid men vil kunne fremsøges i hhv. ØSS og Projektstatus.

For hjælp til brug af QlikView rapporten ProjektTid henvises til rapportens faneblad Vejledning der åbnes inde i QlikView, eller kontakt til Projektøkonomi. 

 

KONTROL AF INDBETALING

For eksempelvis at undersøge om en indbetaling er bogført på projektet kan indbetalingstransaktionslisten på Fanebladet Transaktionslister i QlikView rapporten Projektstatus gennemgås. Her vil hver enkel indbetaling på projektet kunne ses. Man kan se AAU andelen af totalindbetalingerne under Indtægter i alt eller under opslaget Eksternfinansiering projekt totaler. Jf. ovenstående vil en indbetaling kunne findes, uanset om indbetalingen er sket på grundlag af en faktura fra AAU, eller om det er sket på et andet grundlag.

Såfremt opkrævningen er sket ved fakturering, vil indbetalingerne først fremgå af Projektstatus efter månedsafslutningen. Faktureringens status vil kunne følges på transaktionslisten jf. afsnittet: Projektdrift og bogføring – opkrævning/fakturering FIKFAK.

Såfremt opkrævning er sket manuelt (ved brev), vil indbetalingen fremgå af Projektstatus og transaktionslisten umiddelbart efter, at indbetalingen er bogført på projektet. Indbetalingen sker til Aalborg Universitets bankkonto med projektnummeret eller RF nummer som reference og indplacering på projektet sker ved en manuel omkontering der foretages hos Projektøkonomi. Se også afsnittet Projektdrift og bogføring.

Vejledninger til brug ved løbende kontrol og afstemning

Regnskabsaflæggelse

Lagt online: 18.06.2019

Af hensyn til regnskabsaflæggelsen over for tilskudsgiver er det meget vigtigt, at projektadministrator allerede på budgetterings- /oprettelsestidspunktet forholder sig til de givne regnskabsbetingelser, så der løbende foretages en korrekt bogføring af udgifter, herunder bogføring af lønudgifter, overhead og udstyrsudgifter/afskrivninger samt foreligger fyldestgørende dokumentation for tidsregistrering m.m..

 

UNDERSKRIFTER PÅ REGNSKABER

Det er projektleders ansvar at opfylde givne bevillingsbetingelser, herunder at aflægge et regnskab til tiden i overensstemmelse med bevillingsbetingelserne. Projektregnskaber skal derfor altid underskrives af projektleder.

Såfremt der af bevillingsgiver kræves en officiel underskrift af AAU ´s økonomiansvarlig/regnskabschef, involveres Projektøkonomi.

Projektøkonomi gennemgår regnskabet, kontrollerer at det opfylder de givne bevillingsbetingelser, er i overensstemmelse med bogføringen i ØSS og sørger derefter for, at regnskabet underskrives af regnskabschefen.

 

REVISION

Projekter under EU´s rammeprogrammer og enkelte andre projekter, skal ifølge bevillingsbetingelserne revideres af AAU institutionsrevisor (ekstern revisor), Deloitte.

Der faktureres efter timeforbrug når Deloitte reviderer projektregnskaber som AAU institutionsrevisor. Før revisionen foretager sin gennemgang, er det derfor vigtigt, at instituttet har klargjort det materiale, som revisor har bedt om jf. materialelisten. I modsat fald kan det få indflydelse på størrelsen af honoraret til revisor.

Når der er krav om ekstern revision, gøres Projektøkonomi opmærksom herpå i forbindelse med, at regnskabet indleveres til Projektøkonomi. Det er aftalt, at AAU i stedet for at skulle fremsende dokumentation til revisor pr. sikker mail, uploader materialet i Deloitte Connect, som er revisors system til udveksling af dokumenter.

  1. Når Projektøkonomi gennemgår regnskab modtaget fra enhedens projektadministrator, adviserer Projektøkonomi revisor om den kommende revision via mail til Deloitte. Projektadministrator sættes i kopi på mailen.
  2. Deloitte opretter sagen i Deloitte Connect, og Projektøkonomis medarbejder og projektadministrator tilknyttes som AAU-kontakter på opgaven. Dette bekræftes i mail fra Deloitte til brugerne.
  3. Projektøkonomi uploader ØSS afstemning, endeligt regnskab underskrevet af projektleder og QV Projektstatus, og klarmelder herefter regnskabet til Deloitte. Øvrige dokumenter uploades i Deloitte Connect af projektadministrator i henhold til de forespørgsler/requests der er i systemet. Disse stemmer overens med AAU´s materialeliste.
  4. Efter klarmelding fra Projektøkonomi tager revisor kontakt pr. mail eller telefon til projektadministrator for at aftale det videre forløb.
  5. Projektadministrator uploader det resterende materiale. Bemærk at der kan være forespørgsler/requests på opgavelisten som ikke er aktuelle for det konkrete regnskab. I så fald kan projektadministrator tilføje en kommentar herom under "comments" i Deloitte Connect.
  6. Deloitte kan nu gå igang med at revidere regnskabet. Efter behov tager revisor fat i projektadministrator pr. mail, og dialogen fortsætter ad den vej.
  7. Når deloitte er færdige med revisionen, sendes revisorerklæringen til godkendelse hos Projektøkonomi før Deloitte indhenter underskrift. Herefter kan Projektøkonomi få AAU regnskabschefs underskrift på regnskabet. Instituttet/enheden modtager derpå endelig revisorerklæring som vedlægges regnskabet til tilskudsgiver.

Eksempler på requests i Deloitte Connect og på AAU´s materialelister kan ses ved at følge det aktuelle link her til højre.

 

UDFÆRDIGELSE/EGENKONTROL I FORBINDELSE MED REGNSKABSAFLÆGGELSE

Følgende skal være opfyldt før et regnskab indsendes til Projektøkonomi til underskrift/godkendelse:

  1. Regnskabet skal være aflagt i overensstemmelse med bevillingsbetingelserne og institut/afdeling har forholdt sig til disse.
  2. Regnskabet skal være afstemt med ØSS og dokumenteret ved QlikView rapporten Projektstatus samt øvrige relevante udtræk fra QlikView. Hvis regnskabet ikke umiddelbart kan afstemmes, skal der foreligge en klar og gennemskuelig opgørelse over, hvilke tal/poster der undlades/yderligere medtages. Hvis der medtages mere end bogført på projektet, skal der være vedlagt kopi af omkonteringsbilag og QlikView transaktionslister, der dokumenterer den afholdte udgift.
  3. Såfremt der kræves timeregnskab, skal dette være ført i overensstemmelse med bevillingsbetingelserne og behørigt godkendt/underskrevet og dateret. Timeregnskabet og den bogførte løn på projektet skal som udgangspunkt stemme overens (timer, perioder, ferieafholdelse, osv.) og dokumenteret ved udtræk fra QlikView rapporten ProjektTid.
  4. Skal der regnskabsaflægges AAU-medfinansiering, skal denne ligeledes kunne dokumenteres med regnskabsudskrifter fra QlikView evt. Projektstatus, hvis der er bogført med projektnummer.
  5. Er AAU projektkoordinator og indgår der i det konsoliderede regnskab tal fra eksterne parter, skal disse parters delregnskaber være underskrevet/revideret jf. gældende bevillingsbetingelser.

Regnskaber til gennemgang og underskrift sendes til mailadressen projektregnskab@adm.aau.dk.

Alle regnskaber, der indsendes til gennemgang hos Projektøkonomi, skal vedlægges:

  • Udfyldt tjekliste
  • Afstemning til ØSS og udskrift af QlikView rapporten Projektstatus
  • Korrektioner og dokumentation herfor
  • Evt. dokumentation for medfinansiering, tidsregistrering, delregnskaber fra eksterne parter, ændringer i de oprindelige tilsagnsvilkår o.a.

Vi anbefaler, at man i mailen beskriver, hvilke filer der vedhæftes og navngiver filerne, så de er lette at identificere. Afstemningen kan med fordel fremsendes som Excel fil.

Såfremt der er behov for hjælp/rådgivning i forbindelse med ovenstående, kan Projektøkonomi kontaktes.

 

TIDSFRISTER

Da de fleste regnskabsaflæggelser skal ske på fastlagte deadlines, findes til højre de ekspeditionstider, der må påregnes hos Projektøkonomi. Ekspeditionstiderne er vejledende og forudsætter at punkterne under ”udfærdigelse/ egenkontrol” er opfyldt, inden regnskabet indleveres til Projektøkonomi.

Projektlukning

Lagt online: 18.06.2019

Når et projekts faglige aktivitet og økonomiske afrapportering er afsluttet og vi har modtaget den andel af bevillingen vi er berettiget til, skal projektnummeret lukkes i ØSS. Dette skal ske samtidig med afslutningen af den faglige aktivitet eller umiddelbart derefter. Lukningen iværksættes af instituttet/afdelingen ved elektronisk indsendelse af lukningsanmodning til Projektøkonomi. Lukningsanmodninger findes til højre.

Udgangspunktet for lukning af projekter er rapporten Projektstatus, som trækkes i QlikView.

OVER- / UNDERSKUD

Et eventuelt over- eller underskud, der ikke skal afregnes med bevillingsgiver, skal overføres til instituttets/afdelingens drift (UK 10). Det har således betydning for instituttets/afdelingens almindelige virksomhed (UK 10), og det er derfor af stor betydning, at lukningen sker umiddelbart efter eller i forbindelse med afslutningen af den faglige del af projektet for at sikre et retvisende regnskab for den almindelige virksomhed.

Ved afslutning af et projekt med overskud, skal overskuddet som udgangspunkt returneres til bevillingsgiver. I så fald skal det beløb, der skal returneres, påføres Lukningsanmodningen. Lukningsanmodningen skal udskrives og underskrives af institutleder og projektadministrator og indscannes. Den indscannede version sendes sammen med Excel-filen til Projektøkonomi sammen med dokumentation for bevillingsgivers bankoplysninger. Bankoplysningerne skal være skriftligt bekræftet af bevillingsgiver fx i mail fra bevillingsgiver eller udtræk fra bevillingsgivers hjemmeside.

Såfremt der er overskud, som skyldes manglende bogføring af projektrelaterede udgifter, skal disse bogføres, før lukningsanmodning kan fremsendes til Projektøkonomi. Er der tale om et reelt overskud, som ifølge bevillingsbetingelserne kan beholdes, overføres overskuddet til instituttets/afdelingens almindelige virksomhed (UK10).

Ved lukning af FIK-projekter med asymmetrisk medfinansiering beregner og bogfører Projektøkonomi overhead af over-/underskud, såfremt overheadbeløbet er på minimum kr. 1.000. Ved lukning af FIK-projekter med symmetrisk medfinansiering beregnes og bogføres ikke overhead.

I forbindelse med lukning af projekter sørger Projektøkonomi for at beregne og bogføre de afsluttende posteringer i ØSS; for FIK-projekter overføres over-/underskud til instituttets UK 10 og evt. overhead beregnes. Ved lukning af FIK-projekter med symmetrisk medfinansiering vil over-/underskud blive bogført på UK 10 med projektnummer. Ved IV-projekter beregnes og bogføres fortjeneste og produktansvarsforsikring.

Når Projektøkonomi har modtaget lukningsanmodningen, lukkes projektet i ØSS. Efterfølgende fremsendes lukkemail til projektadministrator med oplysning om de afsluttende posteringer. Såfremt over-/underskud ekskl. overhead og produktansvarsforsikring er på kr. 50.000 eller derover, sendes mail omkring lukning til institutleder c.c. projektadministrator. Hvis man har angivet Work zone sagsnummer på lukningsanmodningen, journaliserer Projektøkonomi lukkemailen på sagen.

EGENKONTROL

Før projektet kan sendes til lukning, skal følgende kontroller være gennemført:

  • Er alle omkostninger bogført, og er den sidste bogføringsperiode lukket i ØSS? Dvs. overhead, timer og evt. medfinansiering er bogført.
  • Er der bogført på korrekt UK og omkostningssted? Hvis ikke skal der foretages omkontering, før projektet kan lukkes.
  • Har vi modtaget den andel af bevillingen vi er berettiget til? Først herefter kan projektet lukkes.
  • Ved projekter med krav om regnskabsaflæggelse: Er afsluttende regnskab sendt til bevillingsgiver/koordinator?

LUKNINGSANMODNING

Blanketterne til anmodning om lukning af hhv. FIK- og IV-projekter er bygget op omkring en række formler, der automatisk generer de posteringer, der skal foretages, for at projektet kan lukkes korrekt i ØSS. Det er derfor vigtigt, at den sendes som Excel-fil til Projektøkonomis mailadresse projektlukning@adm.aau.dk med teksten ”Lukning projektnr. xxxx”. For at lette processen hos os, bedes hver mail kun indeholde anmodning om lukning af et projekt eller en projektnummerrække.
Der er udelukkende krav om institutleders underskrift i de situationer, hvor en restbevilling skal returneres til bevillingsgiver.

 

Vejledninger til brug ved projektlukning
Blanketter til brug ved projektlukning