INDLEDNING

PROJEKTTYPER (AKTIVITETER)

Rammerne for håndtering af eksterne tilskud til universitetet er fastlagt i Finansministeriets Budgetvejledning 2021 og nærværende vejledning er en konkretisering af, hvordan regelsættet i praksis udmøntes på AAU.

I Budgetvejledningen opereres med 2 kategorier af aktiviteter:

1. Tilskudsfinansierede aktiviteter (Budgetvejledningen § 2.6.9) og tilskudsfinansierede forskningsaktiviteter (Budgetvejledningen § 2.6.10) er de ikke-kommercielle aktiviteter. Disse aktiviteter er aktiviteter, som instituttet/afdelingen selv har interesse i at gennemføre, og som finansieres af tilskud, eksempelvis fra fonde, offentlige fondsmidler, EU, private gaver/samarbejdsaftaler eller lignende.
2. Indtægtsdækket virksomhed (IV) er de kommercielle aktiviteter/konsulentydelser (Budgetvejledningen § 2.6.8). Disse aktiviteter skal prisfastsættes, så der ikke sker konkurrenceforvridning over for private eller offentlige konkurrenter.

 

PLACERING PÅ UNDERKONTO (UK)

Underkonto (UK) er en del af AAU’s kontostreng. Underkontoen definerer, hvilken form for aktivitet/virksomhed, der regnskabsføres på.

• UK 10 Bruges til den almindelige virksomhed (= almindelig drift finansieret over finansloven). Bruges også til synliggørelse af medfinansiering på aktiviteter på UK 95 og 97. I så fald kombineres UK 10 i kontostrengen med projektnummeret.
• UK 90 Bruges til Indtægtsdækket virksomhed (IV) (finansieret af eksterne ”rekvirenter/købere”)
• UK 95 Bruges til ikke-kommercielle forskningsaktiviteter (finansieret af eksterne tilskudsgivere)
• UK 97 Bruges til andre ikke-kommercielle aktiviteter (finansieret af eksterne tilskudsgivere)

Som fællesbetegnelse for tilskudsfinansierede aktiviteter (UK95/97) bruges ved AAU forkortelsen FIK (Forskning ikke-kommerciel).

Nærværende vejledning er gældende for de indtægtsdækkede aktiviteter (IV/UK 90).

Som offentlig finansieret institution er AAU underlagt kravet om, at et universitetet ikke må drive konkurrenceforvridende virksomhed ved at anvende offentlige midler til at sætte lave priser på konsulentydelser mv. Prisfastsættelsen skal ske således, at der ikke sker konkurrenceforvridning over for private eller offentlige konkurrenter, og således at alle omkostninger dækkes.

Prisen skal fastsættes før der afgives tilbud, indgås aftale eller på anden vis træffes beslutning om dispositionen og den skal på AAU være fastsat som beskrevet i afsnittet om IV kalkulation ved brug af kalkulationsskemaet IV priskalkulation.

Indtægtsdækket virksomhed omfatter kommercielle forsknings-, udviklings- og undervisningsopgaver samt faglig rådgivning i form af konsulentbistand og salg af varer. Indtægtsdækket virksomhed skal være naturlige udløbere af universitetets almindelige virksomhed. Som hovedregel gælder, at hvis et projekt primært har forretningsmæssig interesse for instituttet/enheden frem for forskningsmæssig interesse, skal det betragtes som indtægtsdækket virksomhed.

Normale kendetegn kan være:

• Ydelsen er rekvireret som bestillingsarbejde
• Specifikt produkt / konsulentydelse
• Rettigheder (patent-/ophavsret) overdrages til rekvirenten
• Fast pris – engangsbeløb
• Salg af ydelsen beror på et udbud AAU deltager i
• AAU har ikke ret til at offentliggøre resultaterne (andet kan aftales specifikt med rekvirenten)
• Kommercielle vilkår, herunder ansvar for produkt eller rådgivning

LEGALITETSKONTROL

For eksternt finansierede aktiviteter gælder jf. Budgetvejledningen, at disse først må igangsættes, når der foreligger et juridisk bindende tilsagn om støtte.

Det juridisk bindende tilsagn kan eksempelvis bestå af et accepteret tilbud eller af en Konsulentaftale IV underskrevet af alle parter.

Prisen på en IV ydelse skal være fastsat før der afgives tilbud, indgås aftale eller på anden vis træffes beslutning om dispositionen og den skal på AAU være fastsat som beskrevet nedenfor i afsnittet om IV priskalkulation ved brug af kalkulationsskemaet IV priskalkulation.

På AAU skal alle samarbejdsaftaler godkendes af Kontraktenheden, der foretager den økonomiske og juridiske legalitetskontrol og sørger for den AAU tegnings-berettigedes underskrift på aftalerne.

Når en aftale er godkendt af Kontraktenheden, skal der oprettes projektnummer i ØSS til bogføring af projektets aftalebeløb, indtægter og udgifter. Projektet kan først oprettes i ØSS, når det juridiske tilsagn er godkendt af Kontraktenheden.

 

IV PRISKALKULATION

I forbindelse med prisfastsættelsen på IV ydelsen anvendes kalkulationsskemaet IV priskalkulation.

I kalkulationen opføres alle forventede direkte omkostninger med tillæg af 90 % overhead til dækning af indirekte omkostninger (husleje, el, vand, varme osv.). Derudover tillægges en variabel fortjeneste.

De direkte omkostninger opgøres til den forventede faktiske omkostning. For løn betyder det timeprisen ved 1642 t/år ganget med det forventede antal timer. Såfremt der tegnes forsikring for produktansvar opgøres prisen herpå ligeledes som en direkte omkostning (den faktiske forsikrings-præmie til selskabet).

De indirekte omkostninger beregnes som 90 % overhead af alle direkte omkostninger. Procent-satsen er fastsat på baggrund af AAU´s seneste årsregnskaber og kan kun fraviges af institutleder og regnskabschef i forening og i øvrigt i overensstemmelse med den til enhver tid gældende delegationsinstruks.

Fortjenesten er variabel og skal fastsættes så der ikke sker konkurrenceforvridning over for private eller offentlige konkurrenter og i overensstemmelse med det enkelte hovedområdes regler (se pris- kalkulationens faneblad 3 for hovedområdernes vejledende eksterne timepriser). Fortjenesten fastsættes ud fra en konkret vurdering ved det enkelte salg.

Ved salg af IV ydelser skal institutionens direkte og indirekte omkostninger som udgangspunkt altid dækkes. Det er udelukkende fortjenesten der er variabel. Hvis der afviges fra fuld omkostningsdækning henvises til Kontraktenheden for eventuel vurdering i henhold til Statsstøttereglerne.

Såfremt den indtægtsdækkede virksomhed har monopol, udgør den pris, der sikrer dækning af omkostningerne, samtidig et maksimum for prisfastsættelsen på den pågældende vare eller ydelse, når afsætningen sker i Danmark (dvs. der må ikke tillægges fortjeneste).

 

OPRETTELSE AF PROJEKT UDEN JURIDISK BINDENDE tilsagn

Da der ikke er adgang til at medfinansiere IV projekter kan disse ikke oprettes uden juridisk bindende tilsagn.

Iflg. Budgetvejledningen kan en tilskudsfinansieret aktivitet nemlig kun igangsættes for institutionens egen medfinansiering.

PROJEKTOPRETTELSE

Ved oprettelse af et projekt i ØSS skal følgende oprettelsespapirer fremsendes til Kontraktenheden som forestår den juridiske og økonomiske legalitetskontrol, hvorefter de giver besked til Projektøkonomi om at projektet er godkendt og kan oprettes i ØSS:

• IV Projektoprettelse
• IV Priskalkulation
• Kopi af underskrevet Konsulentaftale IV / accepteret tilbud (jf. Kontraktenhedens standardaftaler)
• Kopi af eventuelt tilbud/ ”ansøgning” (fx ved udbud)

Blanketterne skal udfyldes og underskrives af følgende:

Den projektansvarlige, som ansvarlig for:

• projektets faglige aktiviteter,
• at projektet afvikles i henhold til gældende betingelser,
• korrekt bogføring og aflæggelse af projektets eventuelle regnskaber.

Institut-/afdelingsleder, for accept af:

• prisfastsættelsen herunder kalkuleret fortjeneste og timepriser
• at instituttet/afdelingen dækker et eventuelt underskud (ved afslutning),
• projektets gennemførelse (forskningsmæssige/forretningsmæssige interesse).

 

TILDELING AF PROJEKTNUMMER

Når Projektøkonomi modtager besked fra Kontraktenheden om, at projektet er godkendt juridisk og økonomisk, oprettes projektet i ØSS. Projektadministrator vil elektronisk modtage et åbningsbrev med angivelse af projektnummer samt øvrige nødvendige oplysninger, hvorefter der kan bogføres på projektet. Hvis der på anmodningen om oprettelse er anført Workzone sagsnummer, journaliserer Projektøkonomi også åbningsbrevet på sagen.

Der henstilles til at projektadministrator kontrollerer at projektet er oprettet med korrekt førte stamdata.

På IV projekter skal der normalt ikke aflægges regnskab, men der kan i særlige tilfælde være krav herom. Er dette tilfældet og skal der aflægges regnskab efter særlige principper, eksempelvis aktivitetsopdelt, er der dels mulighed for at oprette et projektnummer pr. aktivitet eller aktivitetsopdele ved brug af analysenumre i bogføringen f.eks. til arbejdspakker (WP). Her anvendes analysenumrene 80101-80129.

Finansieres projektet af betaling/tilskud fra flere tilskudsgivere, skal der oprettes et projektnummer pr. tilskudsgiver jf. Lov om offentlighed ved privat finansiering af offentlig forskning. Der er mulighed for at få oprettet en projektnummerrække.

Undtagelser fra princippet om ét projektnummer pr. bevillingsgiver:

• Småtilskud (max. kr. 25.000 pr. tilskudsgiver) til én aktivitet kan samles på ét projektnummer.
• Enkeltstående småsalg under kr. 10.000 skal ikke oprettes som projekt, men kan placeres som en diverse indtægt på UK 10, artskonto 299009. Reglerne omkring kontrakt/accepteret tilbud og priskalkulation er uændret gældende.

PROJEKTDRIFT OG BOGFØRING

På IV projekter skal der normalt ikke aflægges regnskab, men der kan i særlige tilfælde være krav herom. Er dette tilfældet er det meget vigtigt, at projektadministrator allerede på oprettelses-tidspunktet forholder sig til de givne regnskabsbetingelser, så der løbende kan ageres herefter i forhold til den konkrete bogføring af udgifter, herunder eksempelvis bogføring af lønudgifter, udstyrsudgifter, afskrivninger m.v.

Korrekt ført stamdata fx vedr. årsnorm er en afgørende forudsætning for korrekt bogføring.

Der findes på AAU tre metoder til bogføringsmæssig projektstyring af eksternt finansierede aktiviteter. For nærmere beskrivelse af metoderne henvises til Vejledning om konteringsplan ved eksternt finansierede projekter.

På IV projekter skal altid bruges den rene tilskudsregistrering, hvor betaling/tilskud og omkostninger der dækkes heraf registreres på projektnummeret. 

 

OPKRÆVNING/fakturering

Der fremsendes en faktura til rekvirenten på de i kontrakten aftalte tidspunkter. Betalingen skal ske senest 30 dage efter AAU’s fakturaudstedelse. Betalingen skal så vidt muligt søges indbetalt forud eller løbende svarende til udgiftsafholdelsen (jf. Budgetvejledningen). Det er projektadministrators ansvar, at opkrævning af indbetalinger til IV projekter sker i henhold til kontrakten.

Fakturaen udstedes af projektadministrator i Debitor Light og indtægtsføres på projektet på en indtægts artskonto – fx 218031. Fakturabeløbet vil blive indtægtsført på projektet på den valgte artskonto på faktureringstidspunktet og vil samtidig fremgå af projektstatus og transaktionslister for projektet. Da indtægtsførslen sker på faktureringstidspunktet foretages der på UK 90 ingen ”LIKVID” månedskørsel som på UK 95/97.

Når fakturaen bliver betalt vil det udelukkende fremgå i debitormodulet, det vil ikke kunne ses på projektstatus eller transaktionslisten for projektet.

Faktureres der før projektet er oprettet i ØSS, kan indbetalingen i stedet ske med henvisning til et RF referencenummer, som fås ved henvendelse til Projektøkonomi. Der skal så manuelt udarbejdes en Debitor følgeseddel, som fremsendes til økonomiafdelingen (Debitor Bogholderiet). De sørger så for, at faktura incl./excl. moms fremsendes til rekvirenten. I kontostrengen på Debitor følgesedlen udfyldes kun RF referencenummer – de øvrige felter lades blanke. Som betalingsreference bedes bevillingsgiver opgive fakturanummeret ved indbetaling. Vær opmærksom på, at det skal være afklaret, hvorvidt beløbet er momspligtigt, før faktura kan afsendes.

Til offentlige parter skal AAU fremsende elektronisk faktura jf. gældende regler.

Rykkerprocedure varetages af Debitor Bogholderiet, jf. AAU’s generelle rykkerprocedure.

 

OPKRÆVNING AF MOMS PÅ IV PROJEKTER

Kontraktenheden vil som del af legalitetskontrollen i forbindelse med indgåelse af en IV kontrakt kontrollere og vejlede omkring moms.

For yderligere oplysninger omkring regler om momsafregning henvises til Bogholderiets hjemmeside.

Momsvilkår for projekter, der er oprettet i ØSS, kan fremfindes i stamdata.

 

OVERFØRSEL TIL SAMARBEJDSPARTNER

I nogle få projekter har AAU rollen som koordinator på et IV projekt, og skal som sådan viderefordele betalingen fra rekvirent/køber til de øvrige parter i projektet. Før en sådan viderefordeling kan ske, skal der være indgået en samarbejdsaftale med den part, der skal have overført midler, ligesom midlerne skal være modtaget af AAU fra rekvirenten/køberen. Normalt vil midlerne kunne overføres i samme takt, som AAU modtager dem fra rekvirenten/køberen, men dette skal fremgå af samarbejdsaftalen – ligesom fordeling og øvrige vilkår for overførslen. Hver part er som udgangspunkt regnskabsansvarlig for hver sin del af bevillingen, og overhead følger derfor med til hver part. Det er kun den andel af betalingen, som AAU skal have, der skal projektoprettes på AAU.

For at iværksætte en overførsel til en samarbejdspartner fremsender projektadministrator en anmodning om overførsel til Bogholderiet. Blanketten findes til højre. I anmodningen skal være angivet, hvor stort et beløb, der ønskes overført, med modtagerbekræftet angivelse af bank og kontonummer (SWIFT/BIC og IBAN ved udenlandske betalinger). Desuden skal det fremgå fra hvilket projektnummer beløbet skal hæves. Anmodningen skal attesteres og godkendes af de på projektet attestationsbemyndigede. Beløbet vil blive bogført på projektet, og der beregnes ikke overhead af beløbet, idet der ikke er tale om en udgift på projektet, men en overførsel af projekttilskud.

Nogle samarbejdspartnere vil foretrække at fremsende en elektronisk faktura på deres andel af tilskudsmidlerne. Instituttet vil kunne håndtere denne faktura i ØSS EF ved at påføre arten 218056 (overførsel til samarbejdspartner), men inden godkendelse af fakturaen er det instituttets ansvar at sikre at tilskudsmidlerne er modtaget på AAU, og at der foreligger en underskrevet samarbejdsaftale med den aktuelle samarbejdspart.

 

UDGIFTER

 

LØNUDGIFTER

På IV projekter bruges ØSS tidsregistrering til registrering af månedslønnedes tidsforbrug på projektet. Der vil oftest være krav om registrering af de faktiske arbejdstimer (produktive timer), dvs. de timer der er arbejdet på det enkelte projekt iht. godkendte aktiviteter. Timer vedr. ferie, sygdom og andet fravær registreres ikke.

Der beregnes automatisk månedlige timesatser på baggrund af de stamdata for årsnorm projektet er oprettet med samt lønomkostningen for den enkelte person. Årsnormen på IV projekter vil normalt være 1642 t/år og omkontering af lønudgift til projektet (timer x timesats) sker automatisk på dette grundlag.

Der kan anvendes normtimeregistrering i de tilfælde hvor en medarbejder arbejder fuld tid på ét projekt og der ikke fra rekvirenten stilles krav om faktisk tidsregistrering. Her fungerer tidsregistreringssystemet som et omkonteringssystem, hvor timetallet beregnes som personens faktiske arbejdsdage i måneden ganget 7,4 timer. Læs mere om ØSS tidsregistrering i Vejledning om tidsregistrering på projekter.

Løn der skal bæres af et IV projekt bogføres således løbende via ØSS elektronisk tidsregistrering. Månedskørslen for lønudgiften (frikøbet) sker den 5. hverdag i efterfølgende måned dvs. at alle timesedler der skal med i beregning og kontering skal være godkendt senest d. 4. hverdag. Overblik over ført tidsregistrering, print af timesedler, timesats/løndokumentation m.v. findes i QlikView rapporten ProjektTid. Se også afsnittet Løbende kontrol og afstemning. Kontakt eventuelt Projektøkonomi for hjælp og vejledning i forbindelse med registrering af timer og løn.

 

KONSULENTUDGIFTER

Konsulentudgifter/underleverandører må ikke forveksles med en overførsel til en samarbejdspartner. Konsulentudgiften er betaling til en underleverandør for at udføre et stykke arbejde for AAU. Konsulenten er således ikke selvstændigt ansvarlig over for rekvirenten men over for AAU, som er ansvarlig for det samlede projekt over for rekvirenten.

Betaling sker ved fremsendelse af en faktura fra konsulenten/underleverandøren til AAU. Udgiften vil således regnskabsmæssigt indgå i projektets udgifter på AAU, og der vil blive beregnet overhead heraf som på øvrige udgifter.

 

FORSIKRING FOR PRODUKTANSVAr og professionelt ansvar

Der skal tegnes særskilt forsikring for produktansvar og professionelt ansvar såfremt projektleder, institutleder og/eller Kontraktenheden vurderer en særlig risiko ved aktiviteten. Forsikringspræmien skal i så fald indgå som en direkte omkostning i priskalkulation og bogføring.

Tegnes der ikke særskilt forsikring er IV aktiviteten omfattet af statens selvforsikringsordning, hvilket betyder at eventuelt erstatningsansvar skal dækkes af AAU.

 

Intern handel

Artskontiene under intern handel anvendes til interne posteringer bla. mellem forskellige underkonti. Omkostninger, der afholdes på UK10, kan således overføres til projekterne, ved at projekterne påføres en udgift (f.eks. UK90, artskonto 71xxxx), og driften, der oprindeligt har afholdt omkostningerne, får en indtægt (UK10, artskonto 76xxxx).

 

UDSTYR OG AFSKRIVNINGER

Omkostningen til nyindkøb af udstyr til direkte brug på ét IV projekt opgøres i kalkulation og bogføring som en direkte omkostning og indkøbet bogføres direkte på projektet.

Omkostningen til eksisterende udstyr der bruges direkte på et IV projekt opgøres i kalkulation og bogføring som en direkte omkostning. Værdien heraf fastsættes fx ud fra anskaffelsessum, anvendelsesgrad, afskrivninger o.l. og bogføres på projektet som intern handel (artskonti 71xxxx/76xxxx jf. ovenfor).

Omkostninger til eksisterende udstyr og anlæg, der indirekte benyttes (fx bygninger o.l.) indgår i den overhead der beregnes til dækning af indirekte omkostninger (90 %).

 

KØBSMOMS

Moms, der ikke er fradragsberettiget men bliver betalt sammen med øvrige fakturabeløb bogføres på projektet og er en del af de direkte omkostninger.

 

OVERHEAD

Overhead er betegnelsen for de eksternt finansierede aktiviteters bidrag til de indirekte udgifter, aktiviteterne medfører. Indirekte udgifter er udgifter til blandt andet husleje, el, vand, varme, bygningsvedligehold, it-afdeling, personaleafdeling, økonomiafdelingen med videre. Her er altså tale om udgifter, som ikke direkte kan henledes til det enkelte projekt, men er afledt af de faglige aktiviteter.

Da det således ikke er muligt direkte at henlede de indirekte udgifter til den enkelte aktivitet, belastes den enkelte tilskudsfinansierede aktivitet som udgangspunkt med en gennemsnitssats.

På IV projekter beregnes overhead til dækning af de indirekte omkostninger med 90 % af alle direkte omkostninger. Procentsatsen er fastsat på baggrund af AAU´s seneste årsregnskaber og kan kun fraviges af institutleder og regnskabschef i forening og i øvrigt i overensstemmelse med den til enhver tid gældende delegationsinstruks. Overhead beregnes og bogføres ved hver månedsafslutning ved debitering på projektet og kreditering på instituttets UK 10.

Månedsafslutning: Overheadprocenten registreres ved projektoprettelsen i stamdata. Det er muligt at registrere flere procentdele ( fx 50% og 40%) hvor hver andel tilfalder hvert sit omk.sted på UK10. Kreditering vil ske på UK10 analysenr. 90001 på det definerede omkostningssted. Overhead beregnes med den fastsatte procentsats af periodens nettoudgifter (debiteringer fratrukket krediteringer) og bogføres på det enkelte projekt ved hver måneds-/periodeafslutning. Overhead reguleres således automatisk, og skal altså ikke rettes manuelt, når der eksempelvis sker omkonteringer.

 

fOrtjeneste

Fortjenesten beregnes/fastsættes i priskalkulationen ud fra en konkret vurdering ved det enkelte salg, mens den faktiske fortjeneste er resultatet af det fakturerede beløb fratrukket alle faktiske omkostninger ved projektet. Den faktiske fortjeneste kan derfor være et andet beløb end den beregnede. Den faktiske fortjeneste overføres til instituttets UK 10 ved afslutning af projektet, når alle indtægter og omkostninger er bogført på projektet.

 

AUTOMATISKE SYSTEMKØRSLER VEDR. OVERHEAD OG LØNFRIKØB (ØSS TIDSREGISTRERING)

Der er det særlige forhold vedrørende lønfrikøb og overhead at disse poster i regnskabet beregnes og posteres automatisk på projektet i ØSS. Dette sker hver måned i forbindelse med lukningen af den pågældende måned. Når lønfrikøbet er kørt 5. hverdag i efterfølgende måned foretages systemkørslerne for beregning af overhead. Det betyder blandt andet, at projektstatusrapporter og transaktionslister der trækkes for perioder der ikke er lukket i ØSS vil mangle opdatering vedr. lønfrikøb og overhead.

 

ARKIVERING AF BILAGSMATERIALE

Den projektansvarlige skal sikre sig, at alt bilagsmateriale (dvs. kopi af originale bilag) arkiveres på betryggende vis. For originale bilag følges Bogholderiets instruks på området (se Regnskabsinstruks for Aalborg Universitet).

Bemærk: alt regnskabsmateriale bliver opbevaret i Økonomiafdelingen i 14 år af hensyn til EU-projekter m.v. Projektmateriale ved projektansvarlig/-sekretær skal tilsvarende opbevares efter eventuelle særlige krav i IV aftalen.

LØBENDE KONTROL OG AFSTEMNING

HVAD SKAL KONTROLLERES OG AFSTEMMES

Iht. regnskabsinstruksen for Aalborg Universitet afsnit 3.4 Forvaltning af eksterne tilskudsprojekter, påhviler det ledere af økonomisk ansvarlige enheder at sikre løbende, korrekt registrering af omkostninger og indtægter på de enkelte projekter, samt at der foretages fornøden fakturering og regnskabsaflæggelse i henhold til samarbejdsaftale/kontrakt. Det anbefales derfor at enhedens projektadministrator efter hver månedsafslutning i ØSS trækker en Projektstatus og transaktionsliste i QlikView for hvert projekt. Transaktionslisten kontrolleres for månedens bogførte beløb, ligesom den fulde kontostreng kontrolleres. Eventuelle rettelser (omkonteringer) skal i videst muligt omfang ske umiddelbart herefter.

Tilsvarende skal det af hensyn til sikker økonomistyring på universitetet sikres at der sker en korrekt og rettidig registrering af ressourceforbruget på de enkelte projekter. Det skal kontrolleres at den løn der skal bæres af et eksternt finansieret projekt løbende bogføres via ØSS elektronisk tidsregistrering og tidsregistreringen gennemføres månedligt således lønomkostningen henføres til den korrekte underkonto i den måned hvor arbejdet er udført.

Hvis det under projektforløbet konstateres, at ØSS stamdata ikke er ajourført, skal der anmodes om en ændring heraf. Det kan f.eks. være:

• Aftalebeløb
• Bevillingsperiode
• Projektsekretær/-administrator
• Omkostningssted

Hvis der er ændringer til projektets stamdata, som er udløst af en ændring af aftalen, eksempelvis aftalebeløb eller nye tillægsaftaler, meldes disse til Projektøkonomi via Kontraktenheden. Drejer det sig om ændringer i stamdata vedr. eksempelvis ny projektadministrator/Projektleder, ændring af omkostningssted el.l., kontaktes Projektøkonomi direkte. Under vejledninger til brug ved løbende kontrol og afstemning finder du retningslinjerne herfor.

Projektadministrator skal sørge for at opbevare kopi af relevant regnskabsmateriale herunder bilag der godkendes til betaling og fakturering i bogholderiet, lønkontoret og andre steder iht. regelsæt for opbevaring af regnskabsmateriale. Det er vigtigt at være opmærksom på at flere bevillingstyper har særlige arkiveringsregler og at der kan forekomme kontrolbesøg af eksterne revisionsmyndigheder på de decentrale økonomisk ansvarlige enheder der administrerer tilskudsprojekterne, såvel i projektperioden som i en årrække efter projektafslutning. Se også afsnittet Projektdrift og bogføring, Arkivering af bilagsmateriale.

 

Relevante QlikView rapporter

 

QlikView Projektstatus

Projektstatus er rapporten der viser regnskabet for et projekt. Rapporten kan bruges til tilskudsfinansierede projekter (UK 95/97), indtægtsdækkede projekter (UK 90) og AAU-finansierede projekter (UK 10) samt hvor projektet er delvist tilskudsfinansieret og delvist AAU-finansieret.

Rapporten viser de regnskabsmæssige registreringer fra AAU´s økonomisystem og bruges i forbindelse med en regnskabsaflæggelse over for en ekstern bevillingsgiver, men også i forbindelse med intern opfølgning på projektet.

Indhold

Projektstatus viser den økonomiske status på et projekt (et eller flere projektnumre).

Ud fra indtastede valg vises tre rapporter:

A) Stamdata om projektet – fx projektnummer og aftalebeløb

B) Status på projektets økonomi opgjort på artskonti (fx løn, øvrige omkostninger og medfinansiering) samt på AAU finansiering (UK 10) og Ekstern finansiering (UK 90/95/97)

• Omkostninger/underskud opgøres med positive tal (+)
• Indtægter/overskud opgøres med negative tal (-)
• Ved valg af periodetype ”saldo pr.” vises status for projektet til og med den valgte periode (=Projekt-til-dato)
• Ved valg af periodetype ”periode fra og til” vises status for projektet for det valgte interval (Periode-til-dato) og en saldo pr. den valgte ”til periode” (Projekt-til-dato).

C) Ekstern finansiering projekt totaler, hvor indtægter og forbrug sættes i forhold til aftalebeløbet. Disse totaler vedrører alene projektets AAU del.

• Aftalebeløbet sættes i forhold til ”saldo pr.” tallene i kolonnen ”ekstern finansiering” hvorved opnås overblik over manglende indbetaling af aftalebeløb og overblik over restbevillingen på projektet. Er der gjort afgrænsende valg (fx på artskonto) kan beregningen i denne del af rapporten ikke benyttes.

Transaktionslisterne viser transaktionerne på projektet ud fra de indtastede valg. Er der valgt periodetype ”saldo pr.” vises alle transaktioner til og med denne periode og er der valgt ”periode fra og til” vises transaktioner i periodeintervallet.

A) Total transaktionslisten viser samtlige transaktioner på projektet

B) Indbetalingstransaktionslisten viser alle indbetalinger og alle overførsler til samarbejdspartnere

C) Løn transaktionslisten viser alle lønomkostninger opgjort pr. medarbejder pr. periode. Oplysningerne hentes fra lønbogen. Der kan være forskel mellem totalløn i transaktionslisten (fra lønbogen) og totalløn i status (fra hovedbogen) som skyldes FIK-feriepenge på artskonti 1995xx. Eventuelle andre differencer skal rettes via lønkontoret.

Bemærk rapporten åbnes automatisk med saldo pr. den aktuelle måned, men vær opmærksom på, at perioden skal være lukket i ØSS for at sikre at alle månedens posteringer er indeholdt. Dataopdatering fra ØSS til QlikView sker ved natkørsel.

 

QLIKVIEW PROJEKTTID

ProjektTid er en samling definerede QlikView tabelopslag og print funktioner, som kobler elektronisk tidsregistrering, lønfrikøb og timesats-/løndokumentation. Rapportens tabelopslag og print kan i sammenhæng med Projektstatus anvendes som dokumentation i forbindelse med regnskabsaflæggelse og opfølgning på tilskudsfinansierede projekter (UK 95/97) og indtægtsdækkede projekter (UK 90) samt hvor projektet er delvist tilskudsfinansieret og delvist AAU-finansieret.

De definerede tabelopslag viser med udgangspunkt i inddateringen af den elektroniske tidsregistrering og pågældende medarbejders faktiske løngrundlag, diverse relevant tidsregistreringsdata ført pr. måned samt tilhørende transaktionsdata på lønfrikøbet fordelt på AAU finansiering og Ekstern finansiering. Rapporten vil være anvendelig i forbindelse med regnskabsaflæggelse over for en ekstern bevillingsgiver, hvor der er krav om tidsregistrering og evt. behov for print af dokumentation i form af timesedler pr. medarbejder med mulighed for underskrift eller totale timeopgørelser pr. projekt til underskrift samt dokumentation af timesats og løngrundlag for beregning af denne. Rapporten vil også kunne anvendes i forbindelse med løbende intern opfølgning/overvågning af tidsregistrering på projekt eller personniveau og de til tidsregistreringen relaterede lønfrikøb i ØSS.

Månedens tidsregistreringskørsel (beregning af timesats) og ØSS løn bogføringer for indeværende måned vil først være afsluttet 5. hverdag inde i den efterfølgende måned.

Tidsregistrering og beløb vedrørende perioder før jan-11 indgår ikke i rapporten ProjektTid men vil kunne fremsøges i hhv. ØSS og Projektstatus.

For hjælp til brug af QlikView rapporten ProjektTid henvises til rapportens faneblad Vejledning der åbnes inde i QlikView, eller kontakt til Projektøkonomi.

 

KONTROL AF INDBETALING

Ved udstedelse af en faktura vil fakturabeløbet blive indtægtsført på projektet på den valgte artskonto (fx 218031) og fremgå i ovennævnte rapporter.  

Når fakturaen bliver betalt vil det udelukkende fremgå i debitormodulet, det vil ikke kunne ses på projektnummeret i projektstatus eller transaktionsliste. Kontrol af indbetalingen skal således ske i debitormodulet.

REGNSKABSAFLÆGGELSE

På IV projekter skal der normalt ikke aflægges regnskab, men der kan i særlige tilfælde være krav herom. Er dette tilfældet er det meget vigtigt, at projektadministrator allerede på oprettelses-tidspunktet forholder sig til de givne regnskabsbetingelser, så der løbende kan ageres herefter i forhold til den konkrete bogføring af udgifter, herunder eksempelvis bogføring af lønudgifter, udstyrsudgifter, afskrivninger m.v.

Der vil ofte være krav om fyldestgørende timeregistrering på IV projekter.

Såfremt der er krav om regnskabsaflæggelse henvises til afsnittet om regnskabsaflæggelse i Procedurebeskrivelsen for tilskudsfinansierede aktiviteter (UK 95/97). 

PROJEKTLUKNING

Når et projekts faglige aktivitet og økonomiske afrapportering er afsluttet og vi har modtaget den betaling vi er berettiget til, skal projektnummeret lukkes i ØSS. Dette skal ske samtidig med afslutningen af den faglige aktivitet eller umiddelbart derefter. Lukningen iværksættes af instituttet/afdelingen ved elektronisk indsendelse af lukningsanmodning til Projektøkonomi. Lukningsanmodninger findes til højre.

Udgangspunktet for lukning af projekter er rapporten Projektstatus, som trækkes i QlikView.

 

OVER- / UNDERSKUD

Et overskud (eller undtagelsesvist et opstået underskud) skal overføres til instituttets/afdelingens drift (UK 10). Overskuddet er udtryk for den fortjeneste (indtægter - omkostninger) instituttet har opnået ved IV projektet.

Det har således betydning for instituttets/afdelingens almindelige virksomhed (UK 10), og det er derfor af stor betydning, at lukningen sker umiddelbart efter eller i forbindelse med afslutningen af den faglige del af projektet for at sikre et retvisende regnskab for den almindelige virksomhed.

Såfremt der er overskud, som skyldes manglende bogføring af projektrelaterede udgifter, skal disse bogføres, før lukningsanmodning kan fremsendes til Projektøkonomi.

I forbindelse med lukning af projekter sørger Projektøkonomi for at beregne og bogføre de afsluttende posteringer i ØSS; Ved IV projekter beregnes og bogføres alene fortjenesten (der beregnes ikke overhead af fortjenesten).

Når Projektøkonomi har modtaget og behandlet lukningsanmodningen, lukkes projektet i ØSS. Efterfølgende fremsendes lukkemail til projektadministrator med oplysning om de afsluttende posteringer. Såfremt over-/underskud ekskl. overhead er på kr. 50.000 eller derover, sendes mail omkring lukning til institutleder c.c. projektadministrator. Hvis man har angivet Workzone sagsnummer på lukningsanmodningen, journaliserer Projektøkonomi lukkemailen på sagen.

 

EGENKONTROL

Før projektet kan sendes til lukning, skal følgende kontroller være gennemført:

• Er alle omkostninger bogført, og er den sidste bogføringsperiode lukket i ØSS? Dvs. overhead, timer o.a. er bogført.
• Er der bogført på korrekt UK og omkostningssted? Hvis ikke skal der foretages omkontering, før projektet kan lukkes.
• Har vi modtaget den betaling vi er berettiget til? Først herefter kan projektet lukkes.
• Ved projekter med krav om regnskabsaflæggelse: Er afsluttende regnskab sendt til tilskudsgiver/koordinator?

 

LUKNINGSANMODNING

Blanketterne til anmodning om lukning af IV projekter er bygget op omkring en række formler, der automatisk genererer de posteringer, der skal foretages, for at projektet kan lukkes korrekt i ØSS. Det er derfor vigtigt, at den sendes som Excel-fil til Projektøkonomis mailadresse projektlukning@adm.aau.dk med teksten ”Lukning projektnr. xxxx”. For at lette processen hos os, bedes hver mail kun indeholde anmodning om lukning af et projekt eller en projektnummerrække.