Prophix - budgetsystem

I Prophix er der indbygget et analyseværktøj, der overordnet fungerer på samme måde som en Pivot-tabel i Excel, blot koblet direkte til Prophix’s databaser. Værktøjet hedder: ”Ad Hoc analyse” og som navnet antyder, giver det mulighed for at lave rapporter, der kan anvendes til mange forskellige formål. En Ad hoc analyse kan indstilles til at vise de forskellige budget-versioner – ankerbudget, periodeopfølgning og flydende budget – i præcis den kombination af dimensioner, der er brug for til formålet med analysen.
I denne procedure er der forklaret grundprincipperne i anvendelsen af dette værktøj. Der er ikke defineret nogen standardrapporter for dette værktøj i Prophix, da det netop er meningen med værktøjet, at det skal kunne tilpasses til at vise præcist de data, der er behov for.
Værktøjet åbnes ved at klikke på ad hoc analyse i Prophix’s menu i venstre øverste hjørne:

Prophix vil åbne en ny fane, som vil se ud som følgende:

Derefter skal du trykke på ”Fil” og enten vælge ”Ny” eller ”Åbn”. ”Ny” vil give en ny blank ad hoc analyse, og vælger du ”Åbn” får du mulighed for at genåbne en gemt ad hoc analyse fra Prophix’s ”Document explorer”:

Hvis du vil oprette en ny blank ad hoc analyse, vælger du ”Ny”, hvorefter Prophix viser dette billede. Her har du mulighed for at vælge, hvilken ”kube”/modul, du gerne vil åbne en ad hoc analyse:

Vælg her ”Konsolidering”, da du heri vil få samlet billede af de indtægter og omkostninger, der er budgetteret for de omkostningssteder, som du har adgang til. Fx, hvis du har adgang til et komplet institut, vil du kunne se den fulde institut-økonomi, og har du adgang til at se et komplet fakultet, vil du kunne se den fulde økonomi for det fakultet. Med andre ord, vil dine valgmuligheder afhænge af den adgang, som er defineret for din bruger.

En ny blank ”Ad hoc analyse” vil derefter åbne og det første skærmbillede vil se således ud:

Hvis du vil åbne en tidligere gemt ad hoc analyse, skal du vælge ”Åbn”. Prophix vil derefter vise følge billede, hvor du via Prophix’s ”Document explorer” kan åbne din gemte ad hoc analyse:

Naviger til din gemte ad hoc analyse ved at vælge enten ”Mine dokumenter” eller ”Offentlig” og derefter finde det sted, hvor du har gemt ad hoc analyse. Derefter åbner analysen ved at klikke på den.

I det følgende vil udgangspunktet og eksemplerne være ud fra, at der er åbent en ny blank ad hoc analyse. Men ligegyldigt om du har åbent en ny eller en tidligere ad hoc analyse fungerer det følgende på samme måde.

For at ændre hvilke dimensioner, der skal indgå i din ad hoc analyse, og hvilket data, der skal være på hvilke akser, trykkes på knappen ”Rediger layout” i venstre menu:

Derefter kommer følgende skærmbillede op:

Øverst til venstre har du 2 faner, hvor den første ”Vælg layout” indstiller, hvilke dimensioner du vil have på din ad hoc analyses kolonner og rækker, og den anden ”Vælg medlemmer” indstiller, hvilke dimensionsmedlemmer du vil se og kan vælge imellem i din ad hoc analyse.

Dimensioner skal her forstås som de elementer, Prophix’s moduler består af. Dette vil fx være ”tid” såsom måneder/år, kontostrengselementer såsom artskonti, omkostningssteder, projektnumre, analysenumre, osv. og versioner, sådan ankerbudget eller flydende budget. Du kan i venstre side af ”Vælg layout” fanen se alle tilgængelige dimensioner, der er til rådighed i det modul, du har åbnet en ad hoc analyse i – i ovenstående er vist ”Konsolidering”-modulets dimensioner. I midten under ”Sider” af ”Vælg layout” fanen vises de dimensioner, som vil blive vist som rullegardiner i din ad hoc analyse, og til højre bliver vist de kolonner og rækker, der vil blive vist i din ad hoc analyse langs henholdsvis X-aksen (kolonner) og Y-aksen (rækker).

Du har mulighed for at placere de forskellige dimensioner på nøjagtig den måde, som du ønsker at få vist. Dette gør du ved at markere og trække den dimension, du vil flytte på, fra ”Sider” boksen i midten, til enten ”Rækker” eller ”Kolonner” boksen til højre. Eksempelvis kan du kombinere omkostningssted, analysenummer og artskonti på Y-aksen ved at placere disse i ”Rækker” boksen, og fx tid og version på X-aksen ved at placere disse i ”Kolonner” boksen:

Det anbefales desuden at få Prophix til at fjerne de kombinationer, hvor der ikke findes transaktioner – dette vil optimere rapporten, så den indlæser og reagerer hurtigere. Du gør dette ved at trykke ned knappen i højre side af ”Rækker” og ”Kolonner” vinduerne, og vælger ”Udeluk manglende rækker/kolonner”:

I næste ”Vælg medlemmer” fane har du mulighed for at indstille de dimensionsmedlemmer, der vil blive vist i din rapport under rækker og kolonner, samt de medlemmer, du har mulighed for at vælge mellem i rullegardinet ved de dimensioner, der står under ”Sider”:

Når en bestemt dimension markeres i enten ”Sider”, ”Kolonner” eller ”Rækker” i venstre side af fanen, vil det i højre side være muligt at ændre hvilke dimensionsmedlemmer, det skal være muligt at vælge i rullegardinerne under ”Sider”, og hvilket data der skal vises langs X-aksen og Y-aksen i henholdsvis ”Kolonner” og ”Rækker”.

Når en ad hoc analyse er ny-oprettet, vil der ved dimensioner som udgangspunkt være valgt ”DefaultMember” i højre side. Dette defaultmember skal fjernes ved dimensionerne ”Tid”, ”Version”, samt ved kontostrengsdimensionerne, og du skal indsætte de dimensionsmedlemmer, du ønsker at se. Du fjerner et medlem fra højre side ved at dobbeltklikke på det valgte medlem. Eksempelvis skal ”DefaultMember” fjernes fra ”Omkostningssted” i nedenstående billede:

Ved dimensionerne ”Kilde kube”, ”Measures” og ”Tidsperspektiv” skal ”defaultmember” dog ikke fjernes fra – ved disse, skal ”defaultmember” blot blive stående.
For at komme videre, er det vigtigt at forstå, den måde der tilvælges konti til ad hoc analysen, da det har betydning for den måde, ad hoc analysen ser ud. I følgende eksempel er ”Tid”-dimensionen valgt under ”Kolonner”, og ”defaultmember” er fjernet i højre side:

Når en dimension er valgt i enten ”Sider”, ”Kolonner” eller ”Rækker” boksen, vil alle de medlemmer, der ligger i denne dimension blive vist i det midterste vindue:

Det ses i ovenstående billede, at det er muligt at indsætte et specifikt år som dimension langs X-aksen (eller Y-aksen, hvis dimensionen var indsat i ”Rækker”). Vil du eksempelvis have vist 2020, dobbeltklikkes 2020 i det midterste vindue, hvorefter det vil stå over i det højre vindue

Ønsker du at fjerne et medlem fra højre side, så det ikke bliver vist som en kolonne, række eller i rullegardinet under ”Sider”, skal du dobbeltklikke på medlemmet i den højre boks.

Typisk vil en dimension i Prophix være opbygget af en række hierarkier, hvor der ligger medlemmer under. Det vil altid være sådan, at et overordnet hierarki vil summe alle de medlemmer, der står under det overordnede hierarki. Ser vi fx på tidsdimensionen, består den af hierarkiet: år; og under år ligger hierarkiet: kvartaler; og igen under kvartaler ligger medlemmerne: måneder. Det vil sige, at transaktioner på månederne vil blive summet til kvartalerne, og disse summer på kvartalerne vil igen blive summet til årene.

For at få vist de valgmuligheder du har under de forskellige hierarkier, trykker du på krydset ved siden af hierarkiet. Ønsker du eksempelvis i dette eksempel at se mulighederne for kvartaler og måneder under 2020, klikker du på krydset ved siden af 2020 og derefter krydset for hvert kvartal i det midterste vindue:

Derefter kan du vælge de hierarkier og/eller medlemmer, du ønsker at se under enten kolonner eller rækker, eller som en valgmulighed under ”Sider”. For at vælge dobbeltklikker du på medlemmet, så det kommer over til højre sider.

En alternativ mulighed for tilføjelse af flere medlemmer finder du ved at højreklikke på hierarkiet:

Alt efter hvilken valgmulighed, du vælger, vil forskellige medlemmer og/eller hierarkier blive indsat under det valgte hierarki – i nedenstående skema vises, hvad der tilføjes, alt efter hvilken valgmulighed du vælger under hierarkiet: 2020:

Samme princip gælder for tilføjelse af alle medlemmer under alle dimensioner.

Når alle dimensioner er gennemgået, og du har placeret mindst én dimension i både ”Kolonner” og ”Rækker”, og valgt mindst ét hierarki og/eller medlem under hver dimension, vil det være muligt at generere ad hoc analysen. Dette gør du blot ved at trykke på ”OK” i bunden af menuen.

Husk på, at jo flere medlemmer du tilføjer i højre side under de dimensioner, der står under ”Sider”, ”Kolonner” og ”Rækker”, jo større bliver rapporten og jo længere tid vil det tage Prophix at generere rapporten. Husk derfor at afgrænse din rapport til kun de relevante dimensionsmedlemmer/-hierarkier, du ønsker at se, og desuden at anvende ”Udeluk manglende rækker/Kolonner” som nævnt i ovenstående afsnit.

Når du er færdig med at indstille din ad hoc analyse, og Prophix har genereret den, er det muligt for dig at gemme din analyse, så den kan åbnes igen på samme valgte dimensioner/hierarkier/medlemmer placeret under ”Sider”/”Kolonner”/”Rækker”. Det anbefales, at du i Prophix gemmer dine ad hoc analyser under ”Mine dokumenter”, såfremt det er en ad-hoc analyse, du kun selv for behov, eller i din enheds enhedsmappe, hvis du ønsker at dele den med flere fra din enhed.
For at gemme en ad hoc analyse, skal du trykke på ”Fil”, efter du har generet ad hoc analysen. Derefter skal du vælge ”Gem som”:

I bunden af billedet kan du navngive din ad hoc analyse, og i venstre side kan du vælge mellem dine egne dokumenter, eller din enheds enhedsmappe under de offentlige mapper. Som udgangspunkt vil vinduet stå på dine egne dokumenter i Prophix, så her navngiver du blot ad hoc analysen og trykker på ”OK” i bunden af vinduet.

Ønsker du i stedet at gemme i din enheds enhedsmappe, skal du vælge ”Offentlig” i venstre side, og derefter vælg ”Enhedsmapper” og find din enheds enhedsmappe. Navngiv derefter ad hoc analysen og tryk på ”OK”: