• AAU’s biler er udstyret med nøglefri adgang. Det betyder, at du skal bruge din telefon til at låse bilen op og låse den igen.
• Når du er tæt på bilen, skal du åbne appen Mileage Book Fleet på din telefon.
• I appen skal du trykke på Bilnøgle i menulinjen. (Husk at give appen tilladelse til at bruge Bluetooth og lokation – ellers vil du ikke kunne finde bilen).
• Bilen vil fremgå med sin nummerplade og navn. Tryk på den bil, du har booket.
• Du får nu vist oplysninger om bilen og dens placering. Nederst vises to knapper:
  • Lås: Låser bilen
  • Lås op: Låser bilen op
• Så længe din booking er aktiv, kan du låse og låse op, så mange gange, du har brug for.

Du kan kun låse bilen op indenfor det tidsrum, hvor du har booket bilen. Hvis du oplever problemer med at låse bilen op indenfor tidsrummet af din booking;

1. Luk appen helt.
2. Vent et par minutter.
3. Åbn appen igen.

Virker dette ikke, så gennemgå disse trin:

• Tjek, at du har downloadet den korrekte app. Appen hedder Mileage Book Fleet.
• Tjek, at du bruger Chrome som din standard browser på Android telefoner.
• Tjek, om Chrome skal opdateres (gå til Play butik, søg på Chrome og evt. vælg ’Opdater’).
• Tjek, at din telefon har installeret alle systemopdateringer/softwareopdateringer.
• Tjek, at du har givet tilladelse til at appen Mileage Book Fleet må bruge din lokalitet.
• Tjek, at du har givet tilladelse til at appen Mileage Book Fleet må bruge din Bluetooth.

I alle bilerne ligger der en Quick Guide, som du skal læse, inden du påbegynder din kørsel. Her finder du vigtige oplysninger om hvordan bilen skal afleveres efter endt tur, vejhjælpsinformation og kode til lade-kort.

Hvis der mangler en Quick Guide i bilen, skal du kontakte ØA, Finance Hub: delebilsordning@adm.aau.dk.

Bilen skal parkeres på parkeringspladsen, som er dedikeret til den pågældende bil. Bilens parkeringsplads er skiltet med nummerplade. Det er vigtigt, at du sætter bilen til at lade, når du afleverer den efter endt tur.

Vi opfordrer til, at bilen afleveres mindst 60% opladet, af hensyn til den næste bruger.

På turen har du mulighed for at oplade hos Circle K og Q8:

• Kort til opladning hos Circle K og Q8 ligger i bilen.
• Du finder koden til kortene i bilens Quick Guide.

Kørebogen er en kombination af dine bookingoplysninger og GPS‑data. GPS-trackeren i bilen registrerer start- og sluttidspunkter, kørselsrute samt antal kørte kilometer.

Det er vigtigt, at du har udfyldt formålet med turen korrekt i din booking, og at den person, der står som bruger af bilen i bookingen, også er føreren af bilen.

Det er muligt at ændre fører af bilen, f.eks. på længere ture, hvor man gerne vil skiftes til at køre. Dette gøres ved, at den nye fører scanner QR koden på Mileage Book klistermærket, som sidder inde i bilen, og angiver formål med turen. Det er et krav, at føreren er oprettet i systemet.

Alle AAU’s biler er udstyret med GPS-trackere. De indsamlede data anvendes til de elektroniske, lovpligtige kørebøger, udregning af CO2 aftryk og til at give et overblik over bilernes anvendelse, med henblik på optimering af bilparkens udnyttelsesgrad.

GPS-enhederne registrerer oplysninger om bilens ture for at kunne understøtte den lovpligtige kørebog og til beregning af CO₂-udledning. Oplysningerne omfatter blandt andet start- og stoptidspunkter, position og distance for den enkelte tur.

Systemet registrerer også visse kørselsdata, såsom tomgang, acceleration, opbremsning, sving og hastighed. Disse oplysninger anvendes til at beregne bilens CO₂-aftryk og ikke til at vurdere medarbejderes eller studerendes kørselsadfærd.

Når du anmoder om adgang til at booke og benytte AAU’s biler, registrerer vi dine personoplysninger i flådestyringssystemet, Mileage Book. Der registreres almindelige personoplysninger.

Systemet er sikkerhedsgodkendt i overensstemmelse med GDPR-reglerne. Det betyder, at adgang til data er begrænset til de funktioner, der har driftsmæssige behov for informationerne, og der er retningslinjer for, hvordan data opbevares og anvendes.