Nyhedsbrev Projektøkonomi 9. oktober 2018

Lagt online: 09.10.2018

Opdatering af blanketter mm.

Der sker løbende vedligehold af blanketter, procedurebeskrivelser og andet fra Projektøkonomi, så husk altid at hente nyeste blanketter fra vores hjemmeside. I forbindelse med opdaterede procedurer sørger vi for at sende information ud, når der er nyt.
Vi har allerede opdateret:

  • Tjekliste ved regnskabsaflæggelse
  • FIK og IV lukningsanmodninger
  • Bankinformationer/Financial Identification
  • Overførsel til ekstern/intern samarbejdspartner/overførsel fra eurokonto til ekstern samarbejdspartner. Disse dokumenter skal ikke længere sendes med intern post, men kan nu sendes indscannet til de mailadresser, der er oplyst på blanketterne.

På trapperne er ny kvik-guide til brugere af ØSS Tidsregistrering på både dansk og engelsk samt opdateret procedure for enhedens anmodning om lukning af projekter i ØSS.

Workzone og Projektøkonomi

Projektøkonomi er så småt i gang med at digitalisere oprettelsesprocessen, regnskabsgennemgange mm. Det betyder foreløbigt, at vi skal bede jer påføre jeres eget Workzone journalnummer på alle anmodninger om oprettelse, så vi kan sikre, at åbningsbrevet journaliseres korrekt.

Vi arbejder også hen mod at få erstattet fysiske underskrifter på oprettelsesblanketterne med godkendelse via workflow i Workzone. Projektøkonomi efterlyser derfor 2-3 projektadministratorer, som kunne tænke sig at hjælpe med at teste. Det kræver, at jeres projektleder og institutleder er rimeligt fortrolige med Workzone, da det jo foregår derigennem. Skriv gerne til TLR@adm.aau.dk, hvis I kunne tænke jer at være med.

Ny organisering, netværk for projektansvarlige og anden kommunikation

Den nye organisering er pr. oktober 2018 trådt i kraft, og det betyder nye rutiner for flere af os. Der er blevet sat et nyt hold af projektansvarlige fra alle enheder, som dog ligner det tidligere hold meget, men hvor den største forandring er, at vi ikke længere har økonomicentrene med. Om de nye økonomipartnere på sigt skal involveres i netværket må tiden vise.
Projektøkonomi har også haft opgaver, hvor økonomicentrene har været videreformidlere ud mod enhederne, blandt andet i forbindelse med lukkerunder, statistik på rettidig tidsregistrering og tabshensættelser. Fremadrettet vil denne dialog foregå direkte med de projektansvarlige.
 

Projektøkonomi har overtaget opgaven med at udsende projektlister og håndtere tabshensættelser

Pr. april 2018 har Projektøkonomi overtaget opgaven med at udsende projektlister til enhederne og efterfølgende håndtere tabshensættelser. Det har medført, at projektlisterne ser lidt anderledes ud i forhold til tidligere. Bl.a. har vi erstattet farvemarkeringerne med konkrete fokusområder, som enhederne skal forholde sig til. Arket fremhæver også projekter med stamdata, som måske skal opdateres, og fra 2019 vil vi køre lukkerunde som en del af listerne. Det vil I få mere information om senere.

Læs mere om tabshensættelser generelt, om fokusområderne og forventningerne til enhederne i den nye Procedure for enhedens håndtering af tabshensættelser på projekter, som ligger i AAU Håndbogen og i Workzone.

Nyhedsbreve fra projektøkonomi

Se listen