Nyhedsbrev Projektøkonomi 9. maj 2019

Læs i dette nyhedsbrev om: • Procedure for flerårig økonomistyring på eksternt finansierede projekter • Nyt om Qlikview-rapporterne på projektområdet • Udveksling af dokumenter med institutionsrevisor ved ekstern revision

Lagt online: 09.05.2019

Procedure for flerårig økonomistyring på eksternt finansierede projekter

Efter en fin høringsproces i november og december sidste år, hvor alle enheder ved AAU via de respektive sekretariatschefer blev inviteret til at bidrage, er procedure for flerårig økonomistyring på eksternt finansierede projekter nu godkendt af universitetsdirektøren. Proceduren trådte officielt i kraft 10. april i år med forventning om, at de første obligatoriske møder med projektledere om budgettering af projektporteføljen indeværende år +3år, afholdes i forbindelse med arbejdet med budget 2020 i sensommeren.

Du kan finde proceduren i AAU håndbogen og i Workzone.

På baggrund af de mange konstruktive tilbagemeldinger i høringssvar og på hørings-/dialogmødet som blev afholdt 11. december, har proceduren været igennem en større omskrivning i forhold til den oprindelige version. Afsnittet, der beskriver roller og ansvar på de eksternt finansierede projekter, er udvidet, og kriterierne for, hvilke projekter, der skal gennemgås med projektleder, er blevet fintunet.  Herudover indeholder proceduren nu bilag, som stiller skarpt på væsentlighed og metode til afdækning af risiko, punkter til dialog mm.  

I forbindelse med at få udbredt proceduren til hele universitetet, er emnet på dagsordenen på næste møde i netværket for de projektansvarlige, som afholdes 23. maj. Her vil de projektansvarlige bl.a. diskutere væsentlighed og risiko for projektporteføljen og drøfte, hvordan vi bedst får den nye procedure udrullet.

Nyt om Qlikview-rapporterne på projektområdet

Økonomiafdelingens Business Intelligence team er i gang med et større arbejde med at få ensrettet og ryddet op i de mange eksisterende Qlikview-rapporter. Alle rapporter der vedrører u vil inden sommer få ændret udseende til de mørkeblå farver, der kendes fra de nyere Qlikview-rapporter. Der bliver ikke rørt ved opsætning/valgmulighederne i rapporterne.

Særligt for Qlikview ProjektTid

Qlikview ProjektTid har fra i dag udvidet datagrundlag, så den nu indeholder timer tilbage fra og med 2012 og frem til 2021. Med dette tiltag undgår vi problemerne, der har været, med at hente timesedler og løndokumentation så langt tilbage, og samtidig kan vi følge op på timer der registreres frem i tid.

På et nyt faneblad Kontrol af tidsregistrering er det muligt at se, hvor mange måneders forsinkelse, der er på tidsregistreringen, jf. den statistik, Projektøkonomi månedligt sender til ØAs Økonomipartnere til evt. videre opfølgning hos enhederne. 

De nye tiltag skulle ikke gøre rapporten langsommere, men hvis du oplever det eller andre uregelmæssigheder, hører Troels Hedegaard Dissing og jeg gerne fra dig.

Udveksling af dokumenter med institutionsrevisor ved ekstern revision

Projekter under EU´s rammeprogrammer og enkelte andre bevillingstyper skal ifølge bevillings­beting­elserne revideres af AAUs institutionsrevisor, Deloitte. Som noget nyt i 2019 er AAU gået over til at udveksle dokumenter med revisor via revisors eget system til dokumentudveksling:  Deloitte Connect. Dette erstatter brugen af sikker mail. Vores oplevelse er, at systemet er intuitivt, og at det er væsentligt lettere at arbejde med end sikker mail.

Når Projektøkonomi adviserer Deloitte om et regnskab, der skal revideres eksternt, opretter Deloitte sagen i Deloitte Connect og tilknytter Projektøkonomis medarbejder og projektadministrator på opgaven. Herefter kan vi uploade dokumenter i henhold til de forespørgsler (requests) der ligger i systemet og som stemmer overens med AAUs materialeliste. Bemærk at der kan være requests på opgavelisten som ikke er aktuelle for det konkrete regnskab. I så fald kan du blot tilføje en kommentar herom under "comments" i Deloitte Connect. Du kan se et eksempel på en opgaveliste fra Deloitte Connect her.

Du skal være opmærksom på, at Deloitte Connect kun er til udveksling af materiale. Dialog med revisor foregår efterfølgende pr. mail/telefon.

Nyhedsbreve fra projektøkonomi

Se listen