Ændret procedure for udmelding om moms på projekter
Fra i dag ser projekternes åbningsbreve lidt anderledes ud. Ud over det lidt ændrede layout afspejler det nye åbningsbrev, at der er ændrede procedurer ifm. udmeldingen omkring moms på projekter.
I åbningsbrevet gives således to momsrelaterede oplysninger:
1. Kontraktenhedens vurdering af, om projektet er momspligtigt eller momsfrit, dvs. om der er en form for modydelse i projektet. Det er denne vurdering, der bliver registreret i projektets stamdata i ØSS.
2. Hvorvidt der ved opkrævning af tilskud skal lægges moms på salgsfakturaen. Dette er i henhold til de almindelige faktureringsregler. For at sikre at faktureringen sker korrekt, vil der i åbningsbrevet indgå et par linjer herom. Det kan f.eks. være, at et projekt er vurderet momspligtigt, men at der på det aktuelle projekt ikke skal tillægges moms ved opkrævning af tilskuddet, da der er tale om en institution under vores eget ministerområde.
Hvis du har været vant til at kigge i projektets stamdata i ØSS for håndtering af moms ved opkrævning af tilskud, skal du nu være opmærksom på, at vurderingen af hvorvidt fakturaen skal udstedes med eller uden moms skal findes i åbningsbrevet! Husk at modtager af åbningsbrevet er ansvarlig for, at oplysningerne om moms på salgsfakturaen bliver overleveret til den medarbejder der skal udarbejde fakturaen.
Det er vigtigt, at der i faktureringsprocessen er fokus på AAU’s almindelige faktureringsregler, og derfor har Bogholderiet i efteråret 2016 afholdt informationsmøder for de projektansvarlige og de sekretærer som udsteder fakturaerne for projekterne. Der vil blive indkaldt til møder igen i 2017.
For yderligere information om momsvurderingen på det enkelte projekt kan Kontraktenheden kontaktes. For retningslinjer se nedenstående link.
Nyt notat om opgørelse af indirekte omkostninger på projekter
Nyt notat omkring opgørelse af indirekte omkostninger på tilskudsfinansierede aktiviteter og indtægtsdækket virksomhed på Aalborg Universitet ligger nu klar på hjemmesiden. Notatet er tænkt anvendt som dokumentations-/ argumentationsgrundlag i forbindelse med ansøgningsbudgettering til bevillingsgivere, der ikke på forhånd udelukker finansiering af overhead. Det synliggøres i notatet, at Aalborg Universitet med baggrund i årsregnskabstal kan dokumentere, at det faktiske niveau for indirekte omkostninger på forskningsaktiviteter ligger over 90%. Ansøges der eksempelvis ikke om ekstern finansiering af indirekte omkostninger (overhead) til en aktivitet der udføres på universitetet, skal udgiften svarende til 90% af de tilskudsberettigede omkostninger i forbindelse med aktiviteten reelt bæres af universitetet som egenfinansiering. Det er således vigtigt i alle ansøgningsbudgetter at forholde sig til mulighederne for at få dækket universitetets afledte udgifter ved at sikre så højt et tilskud til de indirekte omkostninger som muligt.
Ny kvik-guide til regnskabsgennemgang på Interreg-projekter
Nu er der lagt en kvik-guide til regnskabsgennemgang på Interreg-projekter på vores hjemmeside. Guiden ligger under Vejledninger, Strukturfondene og indeholder blandt andet som bilag en oversigt over særlige forhold f.eks. vedr. overhead, årsnorm, revision etc. for de enkelte AAU-aktuelle Interreg programtyper.
Formålet med kvik-guiden er, f.eks. i forbindelse med budgettering og regnskabsgennemgang, hurtigt at få overblik over fokuspunkter i regelgrundlag og retningslinjer, herunder eksterne og interne krav/anbefalinger til metoder, dokumentationsgrundlag og bogføring. Det er vigtigt at være opmærksom på de mange administrative forskelle der er på de enkelte programtyper, og forholde sig til projekthåndbog/programmanualer fra de relevante programsekretariater.
Ekspeditionstid på regnskabsgennemgange forår 2017
Som tidligere år gør vi opmærksom på, at Projektøkonomi har 2 ugers ekspeditionstid i forbindelse med gennemgang af regnskaber. Hertil skal lægges yderligere 1-2 uger, hvis der skal ekstern revision på regnskabet.
Det forudsættes naturligvis, at projektadministrator, der har fremsendt regnskabsmaterialet, er tilgængelig for afklarende spørgsmål.
På Projektøkonomis hjemmeside kan du læse mere om egenkontrol, udfærdigelse af regnskaber og vores generelle tidsfrister: http://www.okonomi.aau.dk/projektoekonomi/tilskudsfinansierede-aktiviteter-uk-95-97/#regnskaber
Med venlig hilsen
Tina Ryding
Faglig leder | Økonomiafdelingen
Projektøkonomi