Nyhedsbrev Projektøkonomi 2. september 2019

Læs i dette nyhedsbrev om: • Nye skemaer til projektoprettelse • Nye projektnummerrækker træder i kraft • Kurser efterår 2019 • Nyt netværk for Erasmus+ projektadministratorer på Yammer • Horizon 2020 – revision fra kommissionen • Nyt om Projektøkonomi

Lagt online: 02.09.2019

Nye skemaer til projektoprettelse

Der er kommet nye blanketter til oprettelse af både almindelige UK95/97-projekter og projekter uden juridisk binding. Blanketterne er lavet i Excel og erstatter de gamle pdf- og wordfiler. Som noget nyt skal I kun udfylde og underskrive én blanket, som indeholder både stamdatainformationer og budget.

Med de nye blanketter åbner vi op for, at I kan indhente projektleders og institutleders underskrift/godkendelse af oprettelsen via proces Forelæggelse i Workzone. Hvis begge har godkendt via processen, skal du blot sende opsamlingen på forelæggelsen sammen med oprettelsesblanket og kontraktmateriale til Kontraktenheden.

På Projektøkonomis kursus i Projektoprettelse sidst i oktober gennemgår vi de nye blanketter og muligheden for at få projektleders og institutleders underskrifter via proces i Workzone.

Nye nummerrækker træder i kraft pr. 1. september

1. september begynder Projektøkonomi udfasningen af de gamle projektnummerrækker i ØSS. De nye nummerrækker er lidt anderledes end de gamle. Tidligere har tildeling af undernumre krævet, at der blev reserveret 99 projektnumre i ØSS, så for at undgå dette, skal I fremadrettet krydse af på projektoprettelsesblanketten hvor mange undernumre I får brug for, så vi reserverer numre i intervallet 2-10, 11-20 og 21-30.

 

Nummerrækker UK Beskrivelse
5020xx 90 Enkeltnumre

2220xx

23xxxx-24xxxx

95/97 Enkeltnumre
47-49xxxx 95/97 Underprojekter med forskellige bevillingsgivere
13-14xxxx 95/97 Underprojekter med samme bevillingsgivere

 

Kurser 2019

Projektøkonomi afholder kurser 29. og 30. oktober i projektoprettelse, regnskabsaflæggelser og styringsmetoder og tidsregistrering. Tilmelding sker senest 29. september via HRs kursusportal.

 

Nyt netværk for Erasmus+ projektadministratorer på Yammer

På opfordring har vi i Projektøkonomi taget initiativ til at oprette en "samtale" gruppe på Yammer, med håbet om at det kan blive en platform for tværorganisatorisk videndeling og erfaringsudveksling, primært drevet af jer, der har "hands on" projektadministration af ERASMUS+ projekter.

Yammer er for os i Projektøkonomi et nyt og uprøvet kommunikationsmedie, men vi ser det som en spændende mulighed for at I projektadministratorer på tværs af institutter kan få en hurtig forbindelse til og fagligt fælleskab med kolleger der varetager ERASMUS+ projekter. Der vil helt sikkert være meget nyttig viden og erfaring inden for de mange bevillingstyper under ERASMUS+ der til gavn kan bredes ud.

Medarbejdere fra Projektøkonomi, F&P og Kontraktenheden med udvidet viden om ERASMUS+ vil som deltagere i netværket løbende kunne bidrage med input og besvare spørgsmål.Det er naturligvis altafgørende, at der er aktivitet i gruppen - så her fra skal lyde en opfordring til, at I der er med i gruppen, deltager med spørgsmål og videndeling og er med til at puste liv i ERASMUS+ Yammer netværket. Vær også gerne med til at komme med ideer, oplæg og ønsker til forbedringer. Det er Dorte Mai Lildholdt der står som administrator for gruppen, der foreløbig tæller 25 medlemmer. Hvis I står over for at skulle være projektadministrator på et ERASMUS+ projekt eller allerede har et, men ikke er tilmeldt Yammer gruppen, så kontakt Dorte via Yammer eller send hende en mail.

 

Horizon 2020 – revision fra kommissionen

EU-kommissionen har adviseret revision af fire Horizon 2020 projekter. Det bliver KPMG Danmark, der forestår revisionen, og de involverede projektadministratorer er sammen med HR-afdelingen og flere afdelinger i Økonomiafdelingen i fuld gang med at samle det meget omfattende materiale, der skal ligge klart når revisor kommer 9. september.

 

Nyt om Projektøkonomi

Vi har efter sommerferien fået Frederikke tilbage fra barsel, og lige som vi får sagt hej til hende, siger vi farvel til Betina, som starter nyt job 1. september. Betina forsvinder dog ikke så langt væk, for hun starter hos Kontraktenheden, hvor hun blandt meget andet skal tage i mod jeres anmodninger om oprettelser. Hos Projektøkonomi er vi glade for, at vi fortsat kommer til at arbejde tæt sammen med hende. Vær opmærksom på, at I ikke længere skal sende anmodninger om ændringer til stamdata i ØSS til Betina men i stedet til projektregnskab@adm.aau.dk. Ændringer der vedrører forhøjelse af bevillingsbeløb og/eller andre ændringer til kontraktens indhold skal stadig sendes til Kontraktenheden.

Sammen med resten af Økonomiafdelingen, Rektorsekretariatet og Kommunikation er Projektøkonomi ultimo august flyttet ind i Fredrik Bajers Vej 7K. Jeg ser frem til at kunne byde jer velkommen i netværk, undervisning og andre møder i nye og tidssvarende lokaler.

 

Nyhedsbreve fra projektøkonomi

Se listen