Ekspeditionstid på regnskabsgennemgange
Så er regnskabsåret 2020 lukket, og der er allerede nu fuld tryk på udarbejdelser af regnskaber til eksterne bevillingsgivere. I Projektøkonomi mærker vi tydeligt, at I har travlt, og vi modtager hver dag flere regnskaber via projektregnskab@adm.aau.dk. Det er helt som forventet, og vi arbejder på at kunne ekspedere regnskaberne så godt og hurtigt som muligt.
For at vi kan prioritere regnskabsgennemgangene i forhold til frister og risiko er det vigtigt, at I påfører bevillingsgivers deadline på tjeklisten. Det giver os fleksibilitet, så vi kan gribe et akut regnskab, som skal gennemgås og godkendes med kort varsel.
Samtidig gør vi opmærksom på, at Projektøkonomi som udgangspunkt har op til 2 ugers ekspeditionstid i forbindelse med gennemgang af regnskaber. Hertil skal lægges yderligere 1-2 uger, hvis der skal ekstern revision på regnskabet. Vi vil i øvrigt meget gerne have en tidlig varsling, hvis I har regnskaber der skal revideres eksternt, da det giver os mulighed for at advisere revisor om, at der er et regnskab på vej.
Husk at alle regnskaber, der indsendes til gennemgang hos Projektøkonomi, skal vedlægges:
Udfyldt tjekliste
Afstemning til ØSS i excel-format og udskrift af Qlikview rapporten Projektstatus
Korrektioner og dokumentation herfor
Evt. dokumentation for medfinansiering, tidsregistrering, delregnskaber fra eksterne parter, ændringer i de oprindelige tilsagnsvilkår o.a.
Vi anbefaler, at I skriver i mailen, hvilke filer I vedhæfter samt navngiver filerne, så de er lette at identificere.
Kvalitetskontrol i forbindelse med regnskabsaflæggelse
Før I sender regnskab og materiale til gennemgang hos Projektøkonomi bør I sikre jer følgende:
Regnskabet skal være aflagt i overensstemmelse med bevillingsbetingelserne, og institut/enhed har forholdt sig til disse.
Projektadministrator skal afstemme regnskabet med ØSS og dokumentere ved Qlikview rapporten Projektstatus samt øvrige relevante udtræk fra Qlikview. Hvis ikke regnskabet umiddelbart kan afstemmes, skal der fremsendes en klar og gennemskuelig opgørelse over, hvilke tal/poster der er undladt/yderligere medtaget. Hvis I medtager flere omkostninger end bogført på projektet, skal der vedlægges kopi af omkonteringsbilag og Qlikview transaktionslister, der dokumenterer den afholdte udgift.
Hvis der er krav om timeregnskab, skal dette være ført i overensstemmelse med bevillingsbetingelserne og være behørigt godkendt/underskrevet og dateret. Godkendelse/underskrift kan foreligge som fysisk underskrift, godkendt pr. mail eller med den digitale underskrift via Adobe. Se mere i Projektøkonomis nyhedsbrev fra 25. marts 2020 om digitale signaturer på timesedler og regnskaber.
Timeregnskabet og den bogførte løn på projektet skal som udgangspunkt stemme overens (timer, perioder, ferieafholdelse, osv.) og dokumenteres ved udtræk fra Qlikview rapporten ProjektTid.
Skal der regnskabsaflægges AAU-medfinansiering, skal denne ligeledes kunne dokumenteres med regnskabsudskrifter fra Qlikview evt. Projektstatus, hvis der er bogført med projektnummer.
Hvis AAU er projektkoordinator og der indgår tal fra eksterne parter i det konsoliderede regnskab, skal disse parters delregnskaber være underskrevet/revideret jf. gældende bevillingsbetingelser.
På Projektøkonomis hjemmeside kan I læse mere om egenkontrol og udfærdigelse af regnskaber samt finde både tjekliste og blanketten til ØSS-afstemning:
https://www.okonomi.aau.dk/projektoekonomi/tilskudsfinansierede-aktiviteter-uk-95-97/#regnskaber