Nyhedsbrev Projektøkonomi 13. februar 2018

Læs om ny Qlikview rapport: Projektlederrapport

Lagt online: 15.02.2018

Ny Qlikview rapport: Projektlederrapport

Scenarie: Du er ved at forberede et møde med din projektleder. For at kunne levere et fuldt overblik over hendes projekters økonomi, henter du bogført forbrug ned i Excel fra Qlikview. Herefter kombinerer du det med projekternes kontraktperioder og det lagte budget for projektet for at få overblik over hvilke ansatte der forventes frikøbt til projekterne i hvilke år og hvor meget der er til forbrug ud over løn.

Hvis du kan nikke genkendende til bare lidt af ovenstående scenarie, er denne rapport til dig. Nu kan du få det samlede overblik i én Qlikview-rapport: Projektlederrapport.

Med rapporten er der lagt op til en dialog med projektleder om hvad der er bogført på det enkelte projekt, hvem der har leveret timer til projektet og hvem der er allokeret til projektet de næste tre år.

Du får et hurtigt overblik over hvilke projekter, der styrer mod et overforbrug og hvilke der måske skal have igangsat flere aktiviteter. Og hvis der er behov for at kigge nærmere ned i et enkelt projekt, zoomer du blot ind for at se flere detaljer.

Ønsket om en rapport der kombinerer realiserede tal og flerårig budgettering på projekterne har ligget i halen af Projektporteføljen, som blev rullet ud i januar 2016. Som det var tilfældet med Projektporteføljen, er den nye rapport udarbejdet i regi af Økonomiafdelingens ØkonomiStyringsInititativ med deltagelse fra både institutter og Økonomicenter igennem hele processen.

Økonomiafdelingen er allerede nu i gang med at planlægge præsentation af rapporten i regi af økonomicentrene, netværk med de projektansvarlige og som kurser med individuel tilmelding.

Hvad er nyt?

Det nye i denne rapport er, at den kombinerer registreringerne fra ØSS med flerårig budgettering fra RES/Prophix. Det betyder, at du kan se al forbrug til og med sidste lukkede måned i ØSS og budget fra næste måned og frem. Dette giver nye muligheder for at følge de budgetter, der registreres på projektet, og det muliggør arbejde med flydende flerårig budgettering og planlægning. Målet er retvisende, flerårig budgettering på projektniveau med særlig fokus på ressourceallokering.

Rapporten tager udgangspunkt i bevilling fratrukket overhead. Dette er gjort ud fra den forudsætning, at overheaden flyttes ud af projektet i takt med forbruget og at projektleder ikke kan disponere over dette beløb på projektet.

Procedure for rapporten

Da rapporten kombinerer data på en ny måde i forhold til de kendte rapporter der trækker data fra ØSS, RES og Prophix, anbefaler vi, at du læser proceduren for projektlederrapporten, som kan tilgås via rapporten eller i AAU Håndbogen: http://www.haandbog.aau.dk/dokument/?contentId=348365

ØA Support anbefaler i øvrigt, at rapporten tilgås via AAUs administrative systemer.

Sammenhæng til de andre projektrapporter i Qlikview

Sammen leverer rapporterne ProjektStatus, ProjektTid, ProjektPortefølje og den nye Projektlederrapport fire vigtige tilgange til AAUs tilskudsfinansierede projekter:

ProjektStatus er regnskabet for et projekt. Rapporten viser de regnskabsmæssige registreringer fra AAUs økonomisystem og bruges i forbindelse med regnskabsaflæggelse over for en ekstern bevillingsgiver.

ProjektTid kobler elektronisk tidsregistrering, lønfrikøb og timesats-/løndokumentation. Her kan også printes timesedler. Sammen med ProjektStatus kan ProjektTid anvendes som dokumentation i forbindelse med regnskabsaflæggelse på tilskudsfinansierede projekter. Rapporten kan også med fordel anvendes til løbende intern opfølgning/overvågning af tidsregistrering på projekt- eller personniveau.

ProjektPorteføljen giver overblik over den eksterne projektportefølje og fremhæver væsentlige tendenser og risici på området med særligt fokus på driftspåvirkningen. Rapporten udstiller projekternes stamdata fra ØSS og fremhæver bl.a. projekter hvis kontraktperiode står til at udløbe.

Projektlederrapport viser, som beskrevet ovenfor, forbrug på projektet sammenholdt flerårig budgettering fra RES/Prophix.

Alle fire rapporter ligger i Qlikview under Økonomi/Projekt. De opdateres hver nat.

Nyhedsbreve fra projektøkonomi

Se listen