Vejledning til afregning af udlæg
1. Få et password
Gå ind på Administrative Edb-systemer og vælg ”Rejse-/udlægssystem RUS : Produktion”. Her kan du indtaste din AAU e-mail adresse og anmode om et password.
2. Log på RUS
Når du har modtaget dit password via e-mail, logger du på systemet, igen ved at gå ind på Administrative Edb-systemer og vælg ”Rejse-/udlægssystem RUS : Produktion”. Dit brugernavn er dit medarbejder nr. (står på ID kort).
3. Opret udlægsrapport
Klik på ”Opret udlægsrapport” i den lyseblå toplinje. Klik efterfølgende på ”Fortsæt” længst til venstre i den lyseblå toplinje.
4. Indsæt korrekt omkostningsted
Påfør det omk. sted, som skal betale udgiften i feltet ”Omkostningssted” øverst på udlægsrapporten under basisinformationer (hvis i tvivl spørg sekretær). Husk at ”Gem” i lyseblå toplinje.
5. Påfør e-transaktioner
Har du betalt med AAU kreditkort, vælg "Indsæt e-transaktion", efterfulgt af "Dinerskort" eller "Eurocard". Ving de rigtige udgifter af og klik på "Indsæt". Hvis den indsatte e-transaktion er påført et rødt udråbstegn ”!”, så klik på e-transaktionen og påfør rigtig omkostningstype.
6. Påfør andre udgifter
Klik på ”Opret” længst til venstre i den lyseblå toplinje og vælg den bilagstype som passer til dine udgifter, henholdsvis "Repræsentation/fortæring" eller "Diverse indkøb". Når en bilagstype er valgt kommer der et underbilag frem, som skal udfyldes, hvorefter man klikker på ”Indsæt” i den lyseblå toplinje.
Husk at på alle udlægsrapporter SKAL der være påført et formål under ”formål/kommentar”, hvor der uddybes, hvorfor købet har fundet sted.
Udgiften er nu påført udlægsrapporten under ”Omkostninger”. Husk kun at påføre udgifter, som skal konteres på samme kontostreng ellers opret ny udlægsrapport.
7. Påfør kontering
Under kontering kan man evt. påføre projekt nr., analyse nr. m.v. Dette kan også påføres af godkender, når du har klarmeldt udlægsrapporten.
8. Før du klarmelder udlægsrapporten
”Gem” en sidste gang, udskriv og ”klarmeld” så.
9. Tilbagekald udlægsrapport
Hvis du har behov for at rette i udlægsrapporten efter du har klarmeldt den, kan du tilbagekalde den. Klik på ”klarmeldt” under ”Udlægsrapporter” til venstre på dit faneblad. Klik derefter på den blå pil, marker hvilken udlægsrapport du vil tilbagekalde og klik på ”Tilbagekald udlægsrapport” i den lyseblå toplinje. Nu kan du finde den igen ved at klikke på ”igang” under ”Udlægsrapporter” til venstre på dit faneblad.
10. Viderelevering af udlægsrapport
Tag den udskrevne udlægsrapport, underskriv den, vedlæg div. bilag/dokumentation og aflever til din sekretær, som vil ekspedere den videre.
Du har nu afregnet dine udlæg og vil i nærmeste fremtid modtage udestående på din NEM-KONTO.
Klik her for udvidet vejledning i afregning af udlæg 