Rejser og udlæg

Hvad er RUS (rejse- og udlægssystem)?

På Aalborg Universitet refunderes rejse- og udlægsudgifter via RUS (rejse- og udlægssystem). Alle ansatte på AAU har adgang til systemet, hvor de kan oprette en rejseafregning eller udlægsrapport, som efterfølgende bliver godkendt inden den udbetales til ansattes NemKonto.

Hvor får jeg adgang til RUS?

Du får adgang til RUS via hjemmesiden Administrative EDB-systemer på linket Rejse-/udlægssystem RUS: Produktion. Første gang du skal på systemet, indtaster du din AAU e-mail adresse og beder om et password til systemet. Du vil efterfølgende modtage en mail med et midlertidigt password, som du så kan ændre senere. Du logger nu på systemet med brugerid, som er dit medarbejder nr., og det tilsendte password.

Hvordan afregner jeg rejser og udlæg?

I RUS har du mulighed for enten at oprette en rejseafregning eller en udlægsrapport alt efter hvilke udgifter du skal afregne. For nærmere vejledning i hvordan man laver en rejseafregning eller udlægsrapport se vejledning rejser eller vejledning udlæg. Her finder du quick vejledninger så vel som mere udvidede vejledninger i hvordan man afregner udgifter i systemet både på dansk og engelsk.

Hvordan bestiller jeg en rejse? 

AAU har samarbejdsaftale med VIA Travel omkring bestilling af rejser, kontakter du VIA Travel vil de være behjælpelig med at arrangere din rejse. Bestiller du din rejse hos VIA Travel vil udgiften automatisk lægge sig som en e-transaktion i RUS, som du kan hente ind på din rejseafregning. VIA Travel administrerer flere samarbejdsaftaler på rejseområdet, som AAU har med blandt andet SAS og Norwegian. 

Hvilke kreditkort har AAU aftale med?

AAU har indgået aftale med følgende kreditkort Diners Club Corporate - firmakort m/ firmahæftelse, men med privat betaling og Eurocard Corporate/MasterCard – firmakort m/ privat hæftelse og privat betaling. Med automatisk overførsel af de enkelte transaktioner til RUS, kan du nemt og hurtigt afregne dine udgifter og få dem refunderet indenfor den gennemsnitlige kredittid på 40 dage.

Hvad med tjenesterejseforsikring?

Skal du på tjenesterejse i udlandet så husk at få et forsikringskort med. Tjenesterejseforsikring på AAU er en del af statens selvforsikring, som Europæiske administrerer. Kontakt din sekretær for at få udleveret et kort, som du kan medbringe på din rejse og læs nærmere her, så du er klædt på i tilfældet af uheld.

Hvor får jeg yderligere information?

Har du spørgsmål om rejser eller RUS kan du kontakte Økonomiafdelingens rejsekontor:

Udenlandske rejser og tjenesterejseforsikring: Susanne Egebo, 9940 9506

Udenlandske rejser: Rikke Elmo Böenche, 9940 9507

Indenlandske rejser og udlæg: Liselotte Guul, 9940 7428

Indenlandske rejser og udlæg: Rikke Aabel