Prophix - status ultimo 2011 · 13. december 2011
I begyndelsen af 2011 besluttede universitetet at indføre et fælles budgetteringssystem. Målet er at skabe konsistens i talmateriale, spare en lang række manuelle arbejdsgange og at skabe mulighed for hurtigere at ændre i budgettet, hvis der sent i budgetprocessen opstår større indtægts- eller omkostningsændringer.
Implementeringen af Prophix er cirka 80 % gennemført. Alle større budgetprocesser på niveau 1, 2 og 3 er blevet kortlagt, og der skabes de nødvendige sammenhænge til flere it-systemer på universitetet. Endelig foregår der en kobling til ressourcestyringssystemet ”RES” på TEKNAT & SUND. Processerne er tænkt godt igennem, og der er ikke lavet nogle forhastede løsninger. I den sidste halvdel af 2011 har der været stor fokus på at få udviklet fremskrivning af løn, hvilket skrider planmæssigt frem. Samkøringen til de eksterne projekter er særlig væsentlig og udfordrende, bl.a. fordi disse projekter typisk er flerårige. Projektdelen mangler at få tilknyttet løndata og skal ligeledes kobles med data fra projekternes stamdata i ØSS. Det er et stort projekt at få projekternes stamdata i ØSS, men omvendt opnås der et budgetsystem med langt flere hensigtsmæssige automatikker på projektadministrationen, fordi der er styr på stamdataene.
I 2012 skal Prophix implementeres hos alle brugere på hele universitetet. Idrifttagelse af systemet vil ske i flere faser hen over foråret. Der vil i de første faser være fokus på omkostningsbudgetteringen, hvorfor der startes med en fremskrivning af lønnen. Lønnen er den væsentligste omkostning på den ordinære drift og danner samtidig udgangspunkt for frikøbet til den eksterne virksomhed. De efterfølgende faser vil omhandle projektbudgettering, projektbuffer og slutteligt budgettering af den samlede ordinære drift. Sideløbende skal systemet tilpasses ”flowet” af statsindtægterne, herunder viderefordeling af disse fra Økonomiafdelingen til fakulteterne og ud i de decentrale enheder.