Prophix - hva' så nu? · 8. september 2011
Økonomiafdelingen er netop nu ved at udvikle et nyt budgetteringssystem, Prophix, til brug for budgetlægningen på hele universitetet. Forinden dette er der gennemført en grundig foranalyse i samarbejde med konsulentfirmaet Herbert Nathan & Co.
Udbyttet af det nye budgetsystem skal være en nemmere budgetlægning – især for institutterne og økonomicentrene. Dette opnås blandt andet gennem automatisering af de processer, der i dag udføres manuelt, og ved at samle tallene i ét system, frem for i flere forskellige regneark.
Ibrugtagningen af universitetets nye budgetsystem, Prophix, er blevet udsat således, at systemet først kan anvendes til Budget 2013. Beslutningen er et sammenfald af flere faktorer. Af størst betydning er, at Prophix har haft mange tekniske udfordringer, der kan henføres til vores egen IT-afdeling med flytningen af administrationen fra det gamle til det nye domæne. Der har været adskillige dage, hvor Prophix ikke har været tilgængelig for modellering, og det har derfor ikke været muligt at arbejde efter den opstillede tidsplan. Det er i øvrigt Økonomiafdelingens erfaring med implementering af nye it-systemer, at et system skal være færdigudviklet med en minimal fejlmargin for at kunne blive implementeret i hele organisationen med succes. Dette har også været en tungtvejende faktor i beslutningen om udsættelsen.
Med udskydelse af deadline er der mulighed for, at budgetteringsprocessen kan strækkes over flere måneder, hvilket medfører et mindre pres i organisationen i budgetteringsperioden. Der bliver således mere tid til at teste systemet samt til uddannelse og vejledning af alle universitets decentrale enheder.
Der arbejdes lige nu på at lave en tidsplan for det videre arbejde med Prophix, og denne vil blive udmeldt til alle hovedområder hurtigst muligt. Det forventes, at projektbudgettering kan påbegyndes efter årsskiftet. Projektbudgettering i Prophix er bygget op omkring projekters stamdata. Mange af universitetets projekter er uden disse opdaterede stamdata, der har høj indflydelse på de logikker og automatikker, der er udviklet i Prophix omkring overhead og medfinansiering. Med udskydelse af budgetsystemet er der mulighed for, at institutter kan få data på plads og opnå den fulde gevinst af budgetsystemet.
Det er hensigten, at indtægtsfordelingen, lønbudgettering og den øvrige driftsbudgettering vil blive iværksat parallelt med projektbudgetteringen.