Opdatering RUS · 11. april 2011
D. 13. april 2011 kl. 12:30 og resten af dagen vil RUS blive opdateret og derfor være ude af drift.
Opdateringen af RUS medfører blandt andet følgende ændringer;
• Den rækkefølge man skal indtaste oplysningerne i et hoteludlæg vil blive ændret. Dette mindsker risikoen, for at advarslen ”hoteldispositionsbeløbet er overskredet” fejlagtigt popper op.
• Valgmuligheden ”forudbetaling” samt muligheden for at vælge ”skal betales” i et udlæg bortfalder.
Fremover skal betalingsdokumentation konteres, attesteres, godkendes og fremsendes direkte til bogholderiet til betaling. Der må dog til brug for senere afregning af diæter og hotel på forsiden af rejseafregningen i feltet ”Formål/Kommentarer” noteres eventuelle måltider og overnatninger, som må være inkluderet i det forudbetalte deltagergebyr.
• Fremover vil ViaTravels e-transaktioner én gang månedligt blive opdateret med en betalingsdato, når betalingen har fundet sted, via en importeret fil fra Diners. Dette vil fremover udgøre betalingsdokumentation over for eksempelvis revisor eller andre.
• Elev/lærlinge-satsen samt cykel/knallert-satsen i forbindelse med kørselsgodtgørelse, vil fremover være en valgmulighed, når man opretter et kørselsudlæg.
• Udlægsrapporter kan fremover også sendes til medarbejdergodkendelse.
• Rejseafregninger/udlægsrapporter afvist af ØA vil fremover lægge sig i en undermenu på godkenderfanebladet, der hedder ”afvist af ØA”. Godkenderne skal herefter rette rejseafregningerne/udlægsrapporterne jf. de anvisninger, som Rejsekontoret begrunder afvisningen med nederst på afregningen. Hvis godkenderen ikke kan foretage de nødvendige rettelser uden at inddrage den rejsende, skal godkenderen afvise rejseafregningen/udlægsrapporten med en sigende tekst, som den rejsende kan følge. Dette betyder, at godkender fremover har to undermenuer, som de jævnligt skal kontrollere under menuerne Rejseafregninger og Udlægsrapporter, nemlig ”til godkendelse” og ”afvist af ØA”. Foruden dette er der stadig undermenuen ”til godkendelse” under menuen Forskud samt e-transaktioner som godkender skal kontrollere.
Vi håber, at ændringerne vil blive taget godt imod.
Eventuelle spørgsmål til ændringerne kan rettes til Rejsekontoret.
----- English version -----
Due to a system update RUS will be inoperative Wednesday the 13th of April 2011 from 12:30 PM and the rest of the day.
Med venlig hilsen
Rikke Elmo Böenche
Økonomiafdelingen – Rejsekontoret
Fredrik Bajers Vej 7 F – 9220 Aalborg Øst
Tlf. 9940 9507
reb@adm.aau.dk – www.okonomi.aau.dk