Nyt budgetsystem i 2011 · 8. december 2010
Økonomiafdelingen har gennem de seneste par år afdækket markedet med henblik på køb af et nyt budgetsystem. Fokus i denne proces har været, at et potentielt budgetsystem især skal kunne håndtere budgettering på alle underkonti, og dermed også projektdelen, afhjælpe den meget tidskrævende budgetindlæsning og medvirke til at afskaffe en stor del af de Excel-ark, som bruges på alle niveauer. Dette har mundet ud i overvejelser om køb af systemet Prophix.
For at sikre at Prophix kan leve op til universitetets krav, er der i efteråret 2011 gennemført en foranalyse med hjælp fra konsulentfirmaet Herbert Nathan & Co, der er specialiseret i ERP-systemer. Repræsentanter fra alle af universitetets niveauer har været inddraget løbende og medvirket til at udarbejde kravspecifikationer til systemleverandøren.
Efter udarbejdelse af kravspecifikationerne har systemleverandøren afholdt en heldagsworkshop med demonstration af systemet for alle involverede medarbejdere i foranalysen. Dette har skabt en overbevisning hos projektgruppen om, at systemet vil kunne håndtere universitetets mange krav. Derfor arbejdes der nu på en indstilling til Styregruppen for Reorganisering af Økonomiområdet samt derefter til direktionen til fremlæggelse på mødet den 10. januar 2011.
Såfremt direktionen godkender købet af det nye system, skal der startes et pilotprojekt op på Det Humanistiske Fakultet i perioden februar til maj. I maj-juni forventes de øvrige hovedområder at kunne påbegynde implementeringsprocessen. Systemet skal være klar til ibrugtagning tids nok til at kunne indgå i udarbejdelsesprocessen for budget 2012.