Nyhedsbrev Projektøkonomi september 2011 · 22. september 2011
Læs i dette nyhedsbrev om: FIK-kontoret bliver til Projektøkonomi, Ny projekt-portal på AAU´s hjemmeside, Penkowa-sagen og Rigsrevisionsbesøg
FIK-kontoret bliver til Projektøkonomi
For at følge lidt med udviklingen på projektområdet, har vi besluttet at ændre kontorets navn fra det – for nyansatte og udenforstående – meget lidt sigende FIK-kontor til Projektøkonomi. FIK relaterer sig jo til UK95, men kontoret beskæftiger sig også med både UK90 og UK97, og Projektøkonomi er derfor langt mere sigende for kontorets opgaver.
Navneændringen er trådt i kraft og vejledninger, blanketter, hjemmeside m.v. er under opdatering.
Ny projekt-portal på AAU´s hjemmeside
Der er nu lanceret en ny hjemmeside, hvor forskere og bevillingsadministratorer kan søge hjælp ud fra lige præcis det sted i bevillingsforløbet man befinder sig, fra ansøgning og projektoprettelse over løbende administration og afrapportering til afslutning og lukning. Beskrivelserne er simple og giver et kort overblik over hvad man skal være særligt opmærksom på, samt hvor man kan få yderligere hjælp.
Projektportalen er blevet til i samarbejde mellem Kontraktenheden, Fundraising & Projektledelseskontoret samt Projektøkonomi. Siden kan bl.a. findes via www.aau.dk under ”For ansatte”, men her også det direkte link: http://www.projektadministration.aau.dk/
Penkowa-sagen
Som det er de fleste bekendt gennem dagspressen har Københavns Universitet haft en uheldig sag med brug af projektmidler givet af en privat bevillingsgiver – den såkaldte Penkowa-sag. Vi har på Projektøkonomi gennemgået Rigsrevisionens rapport omkring sagen på KU, med henblik på at konstatere om også AAU har potentielle problemer på projektområdet.
Gennemgangen har vist, at nogle af de kritikpunkter, der har været anført overfor KU også gør sig gældende på AAU. Det gælder primært indenfor områderne journalisering/arkivering og opfølgning på brugen af tilskudsmidler fra private bevillingsgivere – eks. fonde og virksomheder.
For at sikre AAU bedre mod en lignende sag, er to konkrete ændringer i forretningsgange og procedurer vedtaget:
- Alle ansøgninger om eksterne midler, der ender med en bevilling skal fra dags dato medsendes til Kontraktenheden ved projektoprettelsen.
- Der gennemføres på stikprøvebasis en kontrol af eksternt finansierede projekter, hvor fokus udover de af RR påpegede områder, også vil omfatte opfølgning på bl.a. korrekte og tidstro konteringer. Kontrollen vil foregå dels i ØA og dels på institutter/afdelinger.
Alt efter hvilke erfaringer vi måtte drage os af stikprøvekontrollerne – samt af Rigsrevisionens planlagte besøg – kan eventuelle øvrige tiltag komme på tale.
Rigsrevisionsbesøg
Rigsrevisionen har meddelt deres ankomst i uge 39 og som en følge af Penkowa-sagen fra Københavns Universitet er formålet med denne revision udelukkende at se på de eksternt finansierede projekter med private bevillingsgivere.
Besøget bliver hovedsageligt fokuseret på områderne omkring oprettelse af ansøgning til bevillingsgiveren, afgivelse af bevillingstilsagnet/kontrakten, løbende økonomiopfølgning, løbende og endelig afrapportering (faglig og økonomisk) til bevillingsgiveren. Herudover ønsker de også at se på, hvordan projektoprettelsen og afslutningen af projekter foregår, samt hvordan relevant dokumentation journaliseres.
Rigsrevisionen udvælger 2 institutter de ønsker at besøge, og gennemgangen vil omfatte 15 projekter hvert sted.
Alt efter Rigsrevisionens efterfølgende rapport kan det komme på tale at foretage eventuelle ændringer eller præciseringer i vores forretningsgange.
Med venlig hilsen
Morten Bang Henriksen