Nyhedsbrev Projektøkonomi december 2011 · 13. december 2011
Læs i dette nyhedsbrev om: Rigsrevisionsbesøg, Lukning af projekter i ØSS, Den elektroniske tidsregistrering – nye omkostningssteder, Den elektroniske tidsregistrering i FP7-projekter, Ny faglig leder af projektøkonomi.
Rigsrevisionsbesøg
Som omtalt i forrige nyhedsbrev fik AAU i slutningen af september 2011 besøg af Rigsrevisionen med henblik på at de skulle gennemgå universitetets forvaltning af private tilskudsfinansierede forskningsmidler. Vi har netop modtaget den officielle afrapportering fra Rigsrevisionen og helt overordnet er de tilfredse med de forretningsgange som AAU har etableret på området.
”Rigsrevisionen vurderer, at retningslinjerne giver et godt grundlag for administration af området, og at AAU’s procedurer medvirker til at sikre en hensigtsmæssig administration af tilskudsfinansieret forskningsvirksomhed.”
Rigsrevisionen har dog også et par anbefalinger med. De påpeger, at implementeringen af det fælles elektroniske journalsystem ESDH skal fremmes for at skabe bedre basis for et samlet overblik samt at der skal stilles krav om, at institutleder fremover skal godkende alle ansøgninger om eksterne midler.
Vi tager anbefalingerne til efterretning, og vil arbejde med disse i den kommende periode.
Lukning af projekter i ØSS
Der kommer for tiden rigtigt mange anmodninger om lukning af projekter indtil Projektøkonomi. Det er meget positivt, men vi vil gerne henstille til, at man på forkant har taget stilling til følgende:
• Er der overensstemmelse mellem bogføring på projektet og evt. regnskabsaflæggelse til bevillingsgiver?
• Er et evt. overskud udtryk for, at der mangler at blive omkonteret udgifter til projektet?
• Er bevillingsgiver indforstået med, at AAU beholder et evt. overskud?
Udover at det sparer tid for Projektøkonomi, slipper I også selv for en efterfølgende henvendelse herom.
Den elektroniske tidsregistrering – nye omkostningssteder
I forbindelse med opdateringen af omkostningssteder er der flere medarbejdere, som har skiftet lønkontering. Vær både som medarbejder og godkender opmærksom på at få valgt det nye omkostningssted for januar måneds timeseddel.
Det nye omkostningssted kan først vælges når systemet kan genkende den enkelte medarbejder på omkostningsstedet – det vil sige efter at lønnen for januar er indlæst og konteret i ØSS.
Senest 5. hverdag i februar 2012 skal det nye omkostningssted således være valgt, hvis ikke timesedlen skal blive afvist, med besked om at ændre det til den efterfølgende kørsel.
Den elektroniske tidsregistrering i FP7-projekter
Vi ser desværre stadigvæk projekter under EU’s 7. rammeprogram (FP7), hvor anvendelsen af den elektroniske tidsregistrering ikke følger kravene.
Det må derfor igen understreges, at når man deltager i et sådant projekt, så skal man – udover naturligvis at registrere sine timer forbrugt på projektet – også registrere sin øvrige produktive tid under projektnummeret 760242 ”Øvrig tid (tidsreg.)”. Det er et af de vilkår man må acceptere, når man indgår i et FP7-projekt.
Ny faglig leder af Projektøkonomi
Trine Bjerrum Pedersen er tiltrådt stillingen som faglig leder og koordinator af Projektøkonomi pr. 1. december 2011. Trine kommer fra en stilling som revisor hos PWC i København.
Man kan træffe Trine på lokalnr. 3953 og mail tbp@adm.aau.dk.
Vi ønsker Trine velkommen og glæder os til det fremtidige samarbejde.
Til sidst er der blot tilbage at ønske alle en glædelig jul og et godt nytår.
Med venlig hilsen
Morten Bang Henriksen