Nye retningslinjer for administrationen af eksternt finansierede projekter · 5. maj 2011
Styregruppen for Reorganisering af Økonomiområdet har udarbejdet en indstilling til direktionen omhandlende principper og retningslinjer for administrationen af eksternt finansierede projekter.
I indstillingen er der lagt vægt på at sikre et retvisende regnskab, rettidig information samt brugervenlig værktøjer. Den indeholder derfor bl.a. følgende anbefalinger på det praktiske, administrative område:
- Stiller bevillingsgiver et obligatorisk krav om, at der foretages tidsregistrering, skal tidsregistreringssystemet anvendes.
- I tilfælde, hvor der ikke er krav tidsregistrering men dog krav om, at regnskabsaflæggelsen overfor bevillingsgiver er baseret på de faktisk afholdte omkostninger, skal systemet anvendes.
- Der gives mulighed for såvel symmetrisk (automatisk som ved FP7-projekter) som asymmetrisk (periodeforskydning over tid) registrering af medfinansieringen. De administrative registreringsværktøjer udvikles sådan, at begge modeller kan understøttes.
- Der skal for hvert projektcenter – i det enkelte institut eller i de samarbejdende institutter - findes én eller et par projektcenteransvarlige økonomimedarbejdere, som står for kontakten med og har ansvaret for det enkelte projektcenters arbejde i forhold til økonomicentrene og FIK-kontoret.
Pt. afventes direktionens behandling af indstillingen.
I mellemtiden er der påbegyndt et forberedende arbejde omkring det elektroniske timeregistreringssystem, således det kan håndtere medfinansieringen – af den årsag at det alene vil sikre en øget udbredelse af systemanvendelsen.
I samme forbindelse vil der også ske ændringer i godkendelsesproceduren i systemet, således processen bliver mere workflow-baseret, og således det bliver muligt for de enkelte projektsekretærer at forholde sig til de timer, der er registreret på netop deres projekter.