FIK nyhedsbrev marts 2011 · 4. marts 2011

Krav til regnskabsaflæggelser - reminder

Da vi har modtaget flere regnskaber til gennemgang, hvor der ikke har været medsendt tjekliste og afstemning skal hermed kort genopfriskes tidligere udmeldte:

Med henblik på, at vi snart går ind i den helt store sæson for regnskabsaflæggelser skal der igen gøres opmærksom på, at tjeklisten og afstemningen mellem ØSS og det eksterne regnskab, som begge findes på FIK-kontorets hjemmeside http://www.okonomi.aau.dk/fik/ skal medsendes projektregnskabet.

Vær opmærksom på, at det må forventes, at vi vil returnere regnskaber til projektadministratoren, hvor disse ikke er vedlagt.

Nyheder omkring Indtægtsdækket Virksomhed (IV) / UK90

Vi har på FIK-kontoret gennem den senere tid været i gang med oprydning på IV-området. Det har betydet at vi har været i kontakt med en del af jer og at en del projekter er blevet lukket. Vi skal fortsat opfordre til at I på institutterne lukker de projekter der ikke længere er fagligt aktive dvs. projekter hvor aktiviteten har fundet sted.

Det er samtidig blevet konstateret, at en del faktureringer til IV-projekter bliver lavet som FIK-fakturaer. Da indtægtsførslen derved bliver forkert skal vi gøre opmærksom på at fakturering til IV-projekter altid skal ske ved en RF light-faktura (FIK-light fakturaer skal udelukkende bruges ved FIK-projekter (UK 95/97)).

Fra januar 2011 vil der automatisk blive bogført overhead på IV-projekterne. Kørslerne vil ske ved hver månedsafslutning og vil blive beregnet af alle direkte omkostninger der er bogført på projektet i pågældende måned (som det er kendt fra overheadkørsel på FIK-projekterne). Dog vil beregningen for januar 2011 blive gennemført manuelt i periode februar 2011. Regulering af overhead tilbage i tid (pr. periode 13-10) vil blive foretaget i løbet af foråret 2011.

Der vil fremover udelukkende blive beregnet overhead af alle direkte omkostninger på projekterne, hvilket betyder at der ikke længere skal beregnes overhead af fortjenesten. Når et projekt lukkes vil beløbene i den endelige bogføring derfor være anderledes end den oprindelige kalkulation viser. Ved fremtidig fastsættelse af prisen ved IV-ydelser skal der også her kun beregnes overhead af direkte omkostninger. Kalkulationsskemaet vil snarest blive tilrettet.

Alle IV-projekter er nu lagt i stamdatasystemet i ØSS, hvilket betyder at der kan foretages tidsregistrering herpå. Vi opfordrer derfor til at denne metode bruges til omkontering af løn.

Vi fortsætter processen med opdatering af IV-området og vil opdatere vejledning og blanketter ligesom vi vil se nærmere på overheadsatsen og produktansvarsforsikringen. Se mere herom i de fremtidige nyhedsbreve.

Stamdata i ØSS

I forbindelse med overgangen til en elektronisk tidsregistrering er der indsamlet en række stamdata på projekterne. De indleverede data er nu registreret, og langt størstedelen af projekterne er nu at finde i stamdata i ØSS. Den enkelte sekretær kan selv slå dataene op i ØSS. Det gøres ved valg af menupunktet ”Projektstamdata” under ansvarsområde ”AAU Projektsystem medarbejder GUI”.

I stamdataene findes oplysninger omkring moms, sekretær, underkonto, omkostningssted, overhead, bevillingsgiver og –haver, bevillingsbeløb m.m.

Der er endvidere mulighed for at taste oplysninger ind omkring nogle opfølgningsdatoer. Det være sig eksempelvis fakturerings- og regnskabsdatoer. Der er ligeledes mulighed for at sætte flueben ved den enkelte dato når aktiviteten er udført.

Projekter og QlikView

Brugen af QlikView som rapporteringsværktøj på AAU øges kraftigt, og vi er også på projektområdet i fuld gang med at se på en række rapporter som med fordel kan anvendes.

Der er allerede flere som benytter sig af rapporterne omkring tidsregistreringen, hvor man kan udskrive den enkelte timeseddel, få sig et overblik over det samlede registrerede timeforbrug i en given periode – både på person- og projektniveau. Det er også muligt at få en række standardtimesatser på den enkelte medarbejder – dog skal man være opmærksom på, at man kun kan trække oplysningerne indenfor de områder hvor man er tildelt rettighederne. Der er p.t. nogle problemer med timesatserne i QlikView for personer, hvor ansættelsesgraden har ændret sig, da historikken herpå ikke gemmes. Løsningen er fundet, og rapporten er under tilretning, således at man igen kan benytte mulighederne.

Der er også lagt rapporter ind svarende til Statusrapporten (FSG) og transaktionslister.

Hvis der er bemærkninger eller spørgsmål til nogle af rapporterne er man meget velkommen til at henvende sig til enten Morten Bang Henriksen – mbh@adm.aau.dk eller Knut Vik – kv@adm.aau.dk. Dette gør sig også gældende hvis man måtte have ønsker til nye rapporter eller tilretninger i de eksisterende.

Ændrede regler om overhead på nye Strukturfondsprojekter

Der er kommet nye regler for beregning af indirekte omkostninger i forbindelse med nye Strukturfondsansøgninger som indsendes efter den 27. januar 2011.

Hovedreglen vil være en udokumenteret standardsats på 18% som beregnes af de samlede udgifter til administration, projektarbejde, ekstern konsulentbistand, revision, inventar/udstyr.

Det vil ikke længere være muligt at regnskabsaflægge f.eks. rejser/kost/logi/fortæring, afskrivninger, materialer og forbrugsartikler samt ikke-refunderbar moms som direkte projektomkostninger, idet udgiftstyper som disse af EBST regnes for indirekte omkostninger og dermed dækket af det udokumenterede tillæg på 18%. Læs evt. mere om de nye regler på www.regionalt.dk.

Kommende tidsfrister

Der er en række regnskabsfrister i den kommende tid, og de væsentligste skal hermed kort ridses op:

21/3 Strukturfondsprojekter – Social- og regionalfonde. Bemærk at regnskaberne skal være FIK-kontoret i hænde til gennemgang den 8/3
31/3 Højteknologifondsprojekter. Bemærk at regnskaberne skal være FIK-kontoret i hænde til gennemgang den 17/3
1/4 Forskningsrådsregnskaber. Regnskaberne bedes indsendt til FIK-kontoret til gennemgang så snart de er klar, da der kommer en meget stor mængde af denne type regnskaber

Generelt må der forventes en ekspeditionstid på op mod 14 dage, regnet fra det tidspunkt FIK-kontoret har regnskabsmaterialet i hænde – herunder også udfyldt tjekliste og afstemning. Vi opfordrer til, at der generelt udarbejdes projektregnskaber snarest muligt efter den periodeafslutning der ligger i forlængelse af regnskabets afslutningsdag – dette sikrer mindst muligt pres på både institut, sekretærer og FIK-kontor.

Der skal aflægges perioderegnskab på AAU ultimo april, hvorfor der også på projekterne skal være foretaget en gennemgang og evt. periodisering. Bemærk at sidste frist for at få timer med igennem timeregistreringssystemet med automatisk kontering er 6/5.

Med venlig hilsen

Morten Bang Henriksen
 

Gå til nyhedslisten