FIK nyhedsbrev december 2010 · 21. december 2010

Krav til regnskabsaflæggelser

Med henblik på, at vi snart går ind i den helt store sæson for regnskabsaflæggelser skal der igen gøres opmærksom, at tjeklisten og afstemningen mellem ØSS og det eksterne regnskab, som begge findes på FIK-kontorets hjemmeside skal medsendes projektregnskabet.

Vær opmærksom på, at det må forventes, at vi vil returnere regnskaber til projektadministratoren, hvor disse ikke er vedlagt.

Moms ved AAU's salg til udlandet

Grundet ændringer i EU's momsdirektiv vil der pr. 1. januar 2011 være ændringer vedr. håndteringen af moms ved salg til aftagere udenfor Danmark. Der vil ikke længere være forskel i håndteringen af moms alt efter om aftageren er indenfor EU land eller udenfor EU.

Der er fra EU's side et ønske om at man mere anvender princippet om omvendt betalingspligt, hvilket betyder at det er køber der skal afregne moms i sit hjemland. Hovedreglerne bliver dermed som følgende: salg til virksomheder i udlandet skal ske uden moms, salg til private i udlandet skal ske med moms.

Der er fra AAU's side valgt at vurdere at såfremt aftager er momsregistreret, vil aftager blive betragtet som en virksomhed. Størstedelen af FIK-aftalerne vil dermed falde ind under denne kategori og vil således skulle faktureres uden moms, med besked til aftager om at afregne moms i eget land.

Der vil i løbet af uge 51 på FIK-kontorets hjemmeside komme en opdateret momsvejledning vedr. tilskudsfinansierede aktiviteter med mere uddybende forklaringer af ovenstående.

FP7 årsnorm ændres fra 1477 timer til 1584 timer

Da EU kom med regelsættet for 7. rammeprogram var ønsket på AAU, at vi skulle forsøge at få en årsnormering på timetallet så lavt som muligt ud fra det synspunkt at timesatsen så ville blive højere. Vi fik hos EU godkendt en årlig normering på 1477 timer, og har brugt denne indtil nu. Forskellen på denne timenormering sammenholdt med øvrige timenormeringer har været udeholdelsen af frokost, således at man registrerede 34,5 timer pr. uge mod 37 timer på andre projekter. Det har vist sig at være forbundet med mange besværligheder for de personer som arbejder på flere forskellige projekttyper, at registreringen har været uens.

Pr. 1. januar 2011 ændrer vi som en konsekvens heraf timesatsberegningen for FP7 projekter fra at blive beregnet ud fra 1477 produktive timer pr. år til fremover at blive beregnet ud fra 1584 produktive timer pr. år. Dette betyder at der fra januar 2011 på FP7 projekter kan timeregistreres 1584 produktive timer pr. år.

Den fremtidige timeregistrering skal således ske for en almindelig arbejdsuge på 37 timer. Der skal altså registreres timer incl. frokost på tilsvarende vis som for andre projekter (medarbejderen står til rådighed i frokostpausen).

Timesatsen beregnes tilsvarende ud fra 1584 timer og der vil således opnås samme omkostningsdækning som tidligere.

Med ændringen er der fremover overensstemmelse mellem de timer der skal registreres på FP7 projekter og på øvrige projekter. Således skal der ikke længere skelnes mellem timer incl. frokost og timer excl. frokost og timeregistreringen skulle derved gerne blive lettere da principperne for registreringen bliver ens for FP7 projekter, andre projekter og "other activities" i registreringen.

En eventuel omberegning af timesatser skal fortsat ske i forbindelse med regnskabs-aflæggelsen når registrerede produktive timer overstiger det timeantal timesatsen er beregnet efter – efter 1. januar 2011 vil det sige at der skal ske en omberegning når der er registreret mere end 1584 produktive timer i løbet af en 12 måneders periode (for perioder før 1/1-2011 skal omberegning fortsat ske når produktive timer overstiger 1477/år).

FP7 vejledning, timesedler osv. vil snarest blive opdateret med ovenstående ændringer.

Registrering af ”Other activities” i FP7-projekter i elektronisk tidsregistrering

De som har prøvet den manuelle tidsregistrering af FP7-projekter vil kunne genkende registreringen af ”Other activities”. Dette har hidtil ikke været muligt gennem den automatiske tidsregistrering, hvor kun timer der skal finansieres eksternt kunne registreres.

For at sikre, at vi også gennem den elektroniske tidsregistrering kan honorere EU's krav til en fuld tidsregistrering er det således fra 1. januar 2011 muligt at registrere timer på projektnummer 760242 ”Øvrig tid (tidsreg.)”. Disse timer bliver ikke omkonteret i ØSS, men vil blot fremgå af timesedlen. Registrerer man således tid på et FP7-projekt gennem den elektroniske tidsregistrering, er det således fra 1. januar 2011 et krav at evt. øvrig tid (other activities) også registreres.

Bemærk at timenormeringen på FP7-projekter ændrer sig til 1584 timer årligt.

Kommende frister ved elektronisk tidsregistrering

Med et årsskifte for døren er det passende at gøre opmærksom på tidsfristerne for indrapportering af timer gennem den elektroniske tidsregistrering.

Timesedler vedrørende perioder i 2010 som er godkendt senest den 6. januar 2011 kl. 08.00 bliver konteret i dec-10. Herefter er der en mulighed for at få timesedlerne konteret i periode 13-10 ved at sikre en godkendelse af timesedlerne senest 17. januar kl. 08.00.

Da flere institutter ændrer omkostningsstedsstruktur samt årsnormeringen på FP7-projekter ændrer sig pr. 1. januar 2011, er det meget vigtigt at tidsfristerne overholdes.

Optimering af revisionsprocessen når AAU´s projektregnskaber skal revideres af PWC

For at optimere processen når institutionsrevisor PWC skal revidere AAU´s projektregnskaber indføres følgende fremover:

• Når FIK-kontoret klarmelder et regnskab til PWC medsendes: godkendt regnskab (uden underskrifter), afstemning, statusrapport og transaktionsliste. På bagggrund heraf skal PWC ved første kontakt til projektadministrator have udvalgt de bilag der ønskes kopieret og projektadministrator skal have materialet klar når revisor starter arbejdet på instituttet (sammen med øvrigt materiale i henhold til materialelisten)
• FIK-kontoret fastlægger retningslinjer – fx beløbsgrænse – for hvilke af revisors bemærkninger der skal rettes i regnskaberne og hvilke der ikke skal rettes.
• Revisionsspørgsmål vedrørende specifikke områder – f.eks. spørgsmål omkring overenskomst eller løn, som ikke kan besvares af projektadministrator – skal rettes til en FIK-medarbejder, som afklarer spørgsmålet eller videreformidler kontakt til den relevante fagperson/afdeling.
• Der skal altid afholdes et afsluttende møde mellem revisor, projektadministrator og en FIK-medarbejder. På mødet afklares eventuelle tilbagestående spørgsmål og der opnås en konklusion om: 1) Rettelser til det udarbejdede regnskab 2) Bemærkninger i revisorerklæringen og 3) Honorarets størrelse. Herefter udarbejdes og underskrives de endelige dokumenter.

Slutteligt skal der blot ønskes en god jul og et godt nytår til alle.

Med venlig hilsen

Morten Bang Henriksen
 

Gå til nyhedslisten