Budgetvejledning 2011 udsendt · 1. oktober 2010
Budgettet har de sidste 3 år gennemgået væsentlige ændringer, og økonomimedarbejdere på hele universitetet er nu i gang med at udarbejde resultatbudgettet for 2011.
Sidste år blev der udarbejdet en budgetvejledning, og Økonomiafdelingen vurderer i samarbejde med økonomicentrene, at der er behov for en vejledning også til Resultatbudget 2011. Der vil igen være mange eksempler i vejledningen.
De centrale elementer i budgetvejledningen for 2011 er:
- Budgetkrav til de enkelte niveauer.
- Udfordringer i forhold til budgettering af interne bidrag og overførsler.
- Udfordringer i forhold til budgettering af projekter og overhead.
- Gennemgang af det nye excel-ark til indlæsning og konsolidering af budgettet.
- Forbrugsanalyse af forbrugs- og personaleomkostninger.
- Budgetkontrol.
Der er også ændringer i forhold til budgetvejledningen for 2010, som især består af:
- mindre justeringer i skemaernes udseende,
- et nyt værktøj i excel til konsolidering af budgetposter (afsnit 4),
- der er medtaget et nyt afsnit om forbrugsanalyse af personale- og forbrugsomkostninger (afsnit 5) og
- afsnittet om budgetkontrol er flyttet til afsnit 6.
Indlæsning af budgetterne i ØkonomiStyringsSystemet
Hvert år indlæses resultatbudgetterne i ØSS. Der er tale om store datamængder, der tjekkes og dobbelttjekkes.
For at minimere muligheden for fejl, skal der for Resultatbudget 2011 anvendes et nyt indlæsningsskema, som illustreres i budgetvejledningen. Blandt andet sikrer regnearkene, at man undgår at udfylde felter, som ikke er relevante for én.
Værktøjet, der anvendes til at registrere budgettet med, kan hentes på www.okonomi.aau.dk/okonomistyring/Budget+2011/. Materialet er udarbejdet på økonomicentret for TEK-NAT og SUND. I Økonomiafdelingen synes vi, at det er en rigtig god idé at benytte værktøjet, da det fjerner mange af de fejlmuligheder, der kan besværliggøre indlæsningen. Når der tastes forkert i arket, sendes det nemlig tilbage gennem systemet, så fejlen bliver rettet. Herefter skal indtastningsarket så igen tilbage til ØA. Med dette nye indlæsningsark kan vi alle spare timer ved at undgå disse ekstra arbejdsgange.
Processen, efter at regnearkene er udfyldt, er, at man sender det til sit økonomicenter, som samler tallene til Økonomiafdelingen. Efterfølgende konsoliderer Økonomiafdelingen tallene til universitetets samlede resultatbudget i starten af november.