Udbetaling af Legater til udenlandske studerende, gæsteforskere mm.
1. Formål
- at sikre en betryggende administration af legatudbetalinger til udenlandske studerende, gæsteforskere mm.
- at sikre en korrekt indberetning til Skat af udbetalinger
2. Ansvarlig
Lederen af det institut eller anden organisatorisk enhed hos AAU, som ønsker at udbetale et legat, har ansvaret for at udfylde standardblanket jf. bilag 1 til 5 og fremsende den i attesteret stand til lønkontoret.
Lederen har ligeledes ansvaret at formalia er i orden jf. pkt. 4.2. Der kan der evt. indhentes rådgivning fra HR-afdelingen om ansøgning om opholds- og arbejdstilladelse, mens lønkontoret kan være behjælpelig i forbindelse med skattereglerne.
Afdelingsleder for lønkontoret har ansvaret for, at udbetalinger via SLS sker iht. gældende regler med henblik på korrekt indberetning til Skat af udbetalte legater.
Lederen har ligeledes ansvaret at formalia er i orden jf. pkt. 4.2. Der kan der evt. indhentes rådgivning fra HR-afdelingen om ansøgning om opholds- og arbejdstilladelse, mens lønkontoret kan være behjælpelig i forbindelse med skattereglerne.
Afdelingsleder for lønkontoret har ansvaret for, at udbetalinger via SLS sker iht. gældende regler med henblik på korrekt indberetning til Skat af udbetalte legater.
3. Afgrænsning
Denne forretningsgang omfatter tilfælde, hvor en udbetaling til en udenlandsk studerende, forsker m.v. kan defineres som udbetaling af et legat.
Udbetaling af legater er et gråzone område, hvor der skal ske nogle afgrænsninger til refusion af rejseomkostninger, udbetaling af timedagpenge og udbetaling af løn (på grundlag af en ansættelseskontrakt, og vil dermed køre som et alm. ansættelsesforhold).
Udbetaling af legater er et gråzone område, hvor der skal ske nogle afgrænsninger til refusion af rejseomkostninger, udbetaling af timedagpenge og udbetaling af løn (på grundlag af en ansættelseskontrakt, og vil dermed køre som et alm. ansættelsesforhold).
Refusion af rejseomkostninger / Timedagpenge ctr. legater
Timedagpenge og refusion af rejseomkostninger kan kun udbetales til ansatte hos AAU, herunder gæsteforelæsere. Gæsteforskere kan ikke få udbetalt timedagpenge eller få refunderet rejseomkostninger. Gæsteforelæsere kan modtage timedagpenge og få refunderet rejseomkostninger. De har et konkret defineret formål med rejsen hertil, nemlig at udføre en til flere forelæsninger, som de får et vederlag for iht. regler om gæstehonorarer. Derfor sidestilles de med øvrige ansatte personer hos AAU, som kan få timedagpenge og refusion af rejseomkostninger iht. tjenesterejsecirkulæret.
Uden for tjenesterejsecirkulæret kan der betales faktiske dokumenterede rejseudgifter, under forudsætning af, at disse opfylder samme dokumentationskrav som øvrige udgifter, der dækkes af AAU (f.eks. vedrører aktivitet på AAU, leverandørfaktura, originalbillet ol.). Satser iht. tjenestemandscirkulæret er vejledende mht. niveauet for refusion af rejseomkostninger.
Uden for tjenesterejsecirkulæret kan der betales faktiske dokumenterede rejseudgifter, under forudsætning af, at disse opfylder samme dokumentationskrav som øvrige udgifter, der dækkes af AAU (f.eks. vedrører aktivitet på AAU, leverandørfaktura, originalbillet ol.). Satser iht. tjenestemandscirkulæret er vejledende mht. niveauet for refusion af rejseomkostninger.
Løn ctr. legat
Udbetaling af et legat er kendetegnende ved at være udbetaling af et tilskud til en udenlandsk gæst, som opholder sig her i landet hos AAU - typisk i uddannelsesøjemed enten som et led i en påbegyndt uddannelse eller erhvervet uddannelse i hjemlandet -, og som opnår en form for udbytte af besøget. Opholdet må ikke være af længere varende karakter, således betalingen kan sidestilles med en løbende aflønning for et udført arbejde. Et legat er kendetegnende ved at være ”et tilskud til dækning af opholdsudgifter her i landet”.
Udbetaling af løn er kendetegnende ved at være udbetaling af et vederlag til en udenlandsk forelæser / forsker / studerende for udførsel af en aktivitet (tjenesteydelse), hvor AAU opnår en gevinst / et udbytte / får løst en opgave, og hvor anvendelsen af udbetalingen ikke på forhånd er disponeret, som det f.eks. er tilfældet med et legat/tilskud (dækning af udgifter til bolig og undervisning etc.), dvs. personen disponerer selv over udbetalingens anvendelse.
Når der er tale om udbetaling af løn, skal der udarbejdes en ansættelseskontrakt, så det sikres, at løn- og ansættelsesvilkår svarer til de overenskomstaftalte vilkår. Her følges normale ansættelsesprocedurer hos AAU. Her skal man være opmærksom på § 48E-beskatningsreglen (nærmere beskrevet på lønkontorets hjemmeside under ”Beskatning udlændinge”).
Generelt skal det pointeres, at hvorvidt en ydelse er skattepligtig er uafhængig af evt. definitioner / betegnelser hos AAU. Skattecenter Aalborg ser på det reelle / konkrete indhold af tilknytningsforholdet mellem ydelsesmodtager og ydelsesgiver.
Udbetaling af løn er kendetegnende ved at være udbetaling af et vederlag til en udenlandsk forelæser / forsker / studerende for udførsel af en aktivitet (tjenesteydelse), hvor AAU opnår en gevinst / et udbytte / får løst en opgave, og hvor anvendelsen af udbetalingen ikke på forhånd er disponeret, som det f.eks. er tilfældet med et legat/tilskud (dækning af udgifter til bolig og undervisning etc.), dvs. personen disponerer selv over udbetalingens anvendelse.
Når der er tale om udbetaling af løn, skal der udarbejdes en ansættelseskontrakt, så det sikres, at løn- og ansættelsesvilkår svarer til de overenskomstaftalte vilkår. Her følges normale ansættelsesprocedurer hos AAU. Her skal man være opmærksom på § 48E-beskatningsreglen (nærmere beskrevet på lønkontorets hjemmeside under ”Beskatning udlændinge”).
Generelt skal det pointeres, at hvorvidt en ydelse er skattepligtig er uafhængig af evt. definitioner / betegnelser hos AAU. Skattecenter Aalborg ser på det reelle / konkrete indhold af tilknytningsforholdet mellem ydelsesmodtager og ydelsesgiver.
Oplysningspligt ctr. skattepligt
Kildeskattelovens (KSL) § 1: fastsætter fuld skattepligt
Kildeskattelovens (KSL) § 2: fastsætter den begrænset skattepligt.
Kildeskattelovens (KSL) § 2: fastsætter den begrænset skattepligt.
Disse bestemmelser fastlægger, hvornår der er skattepligt til Danmark. KSL definerer ligeledes A-indkomst og B-indkomst.
Skattekontrolloven (SKL): fastsætter regler for bl.a. en arbejdsgivers oplysningspligt.
Der kan godt være tale om, at en ydelse defineres som B-indkomst, men ikke er skattepligtig her i landet. Her kommet dobbeltbeskatningsregler ligeledes ind i billedet. En arbejdsgiver kan godt have oplysningspligt til Skat selv om en ydelse ikke er skattepligtig for modtageren her i landet.
Der kan godt være tale om, at en ydelse defineres som B-indkomst, men ikke er skattepligtig her i landet. Her kommet dobbeltbeskatningsregler ligeledes ind i billedet. En arbejdsgiver kan godt have oplysningspligt til Skat selv om en ydelse ikke er skattepligtig for modtageren her i landet.
4. Termin og Fremgangsmåde
4.1. Typer af Legater
Hos AAU omfatter området legater følgende udbetalinger (klik på nedenstående stipendier for yderligere information samt blanket i forbindelse med udbetaling):
- Eksternt finansierede stipendier (f.eks. Oticon)
- Scholarstipendier til udenlandske studerende indskrevet på et studie ved AAU
- Opholdsstipendier (tilskud til udenlandske gæsteforskere)
- Traineestipendier (dækning af opholdsudgifter til personlige fornødenheder, kost, logi og lommepenge)
- EU-stipendier / Andre stipendier til udenlandske Ph.d.-stipendiater der er kortvarigt i DK som led i deres udenlandske ph.d.-stipendie
4.2. Formalia
Lederen af et institut eller anden organisatorisk enhed hos AAU har ansvaret for at følgende formalia er i orden:
- ansøgning om skattefritagelse / skattetrækkort hos Skattecenter Aalborg (eller evt. bevillingsskrivelse fra legatgiver, som angiver en generel skattefritagelse for et givet område)
- opholds- og evt. arbejdstilladelse
- indhenter oplysninger om navn, adresse, cpr.nummer og bankkontonummer
- evt. ansættelseskontrakt ifm. længerevarende ansættelsesforhold
Lederen af lønkontoret har ansvaret for, at der på grundlag af registreringer i SLS sker korrekt og rettidig indberetning til Skat af et kalenderårs udbetalinger til udenlandske studerende, gæste-forskere mm.
4.3. Procedure
Følgende procedure følges, når man ønsker at udbetale legater:
Standardblanket jf. bilag 1-5 udfyldes, attesteres og fremsendes til lønkontoret, som indberetter udbetalingen til lønsystemet SLS. Hvis der er tale om et længerevarende gæste- / ansættelsesforløb skal ansættelsen foretages via HR-afdelingen (ordinær ansættelse).
Ansøgning om skatteforhold fremsendes til Skattecenter Aalborg (kopi vedlægges blanketten til lønkontoret). I tilfælde hvor der er givet en generel skattefritagelse iht. en bevillingsskrivelse fra legatgiver og/eller Skattecenter Aalborg, vedhæftes denne standardblanketten.
Varighed på ophold skal angives.
Udbetalingsperiode angives (fra den første i en måned med årstal til sidste dag i en måned med årstal) samt det månedlige udbetalte beløb. Hvis man har nogle regler om time-/ugesatser omregnes de til en månedsløn i en given udbetalingsperiode. Dvs. hvis man har en ugetakst på x kr. og vedkommende er her i 7 uger i januar og februar måned. Udbetalingsperiode vil være 01.01.xx – 28.02.xx og månedsløn (x*7)/2.
Udbetalingsform angives såfremt opholdet er under 1 måneds varighed (afhenter beløbet under opholdet eller overførsel til udenlandsk bank).
Kopi af evt. opholds- og arbejdstilladelse skal vedlægges blanketten til lønkontoret.
Standardblanket jf. bilag 1-5 udfyldes, attesteres og fremsendes til lønkontoret, som indberetter udbetalingen til lønsystemet SLS. Hvis der er tale om et længerevarende gæste- / ansættelsesforløb skal ansættelsen foretages via HR-afdelingen (ordinær ansættelse).
Ansøgning om skatteforhold fremsendes til Skattecenter Aalborg (kopi vedlægges blanketten til lønkontoret). I tilfælde hvor der er givet en generel skattefritagelse iht. en bevillingsskrivelse fra legatgiver og/eller Skattecenter Aalborg, vedhæftes denne standardblanketten.
Varighed på ophold skal angives.
Udbetalingsperiode angives (fra den første i en måned med årstal til sidste dag i en måned med årstal) samt det månedlige udbetalte beløb. Hvis man har nogle regler om time-/ugesatser omregnes de til en månedsløn i en given udbetalingsperiode. Dvs. hvis man har en ugetakst på x kr. og vedkommende er her i 7 uger i januar og februar måned. Udbetalingsperiode vil være 01.01.xx – 28.02.xx og månedsløn (x*7)/2.
Udbetalingsform angives såfremt opholdet er under 1 måneds varighed (afhenter beløbet under opholdet eller overførsel til udenlandsk bank).
Kopi af evt. opholds- og arbejdstilladelse skal vedlægges blanketten til lønkontoret.
5. Dokumentation
Lønblanketter og registreringer heraf i SLS udgør dokumentation for udbetaling til legatmodtager.
SLS genererer selv uddatamateriale til indberetning af udbetalte legater til Skat på grundlag af cpr.nummer / fødselsdato mm., der er indberettet på de pågældende legatmodtagere.
SLS genererer selv uddatamateriale til indberetning af udbetalte legater til Skat på grundlag af cpr.nummer / fødselsdato mm., der er indberettet på de pågældende legatmodtagere.
6. Opholds- og arbejdstilladelse til gæsteforskere
7. Kost- og logi satser
Satser pr. dag
| År | Kost | Logi | I alt |
| 2006 | Kr. 417,00 | Kr. 179,00 | Kr. 596,00 |
| 2007 | Kr. 429,00 | Kr. 184,00 | Kr. 613,00 |
| 2008 | Kr. 440,00 | Kr. 189,00 | Kr. 629,00 |
2009 | Kr. 455,00 | Kr. 195,00 | Kr. 650,00 |