E-fakturering
I uge 47 2004 udsendte Økonomistyrelsen et brev (”Handler De med det offentlige”) til virksomheder i Danmark, hvoraf det fremgår, at fra den 1. februar 2005 skal alle fakturaer til det offentlige fremsendes som elektroniske fakturaer (regninger).
Da det fremgår af Aalborg Universitets (AAU) kreditorkartotek, at de har leveret til universitetet, vil vi her give Dem anvisninger på, hvordan De fremover skal levere elektroniske fakturaer til universitetet.
Hidtil har en postadresse på fakturaen angivet hvor på universitetet faktura fysisk skulle sende hen. Elektroniske fakturaer kræver også en elektronisk adresse til universitetet. Den elektroniske adresse kaldes et EAN-lokationsnummer, og dette nummer skal være påført fakturaen, hvad enten den afsendes fra dem på papir via et læs-ind bureau eller i elektronisk form via VANS.
Er De allerede i stand til at generere elektroniske fakturaer, skal disse formidles via en VANS leverandør til de EAN lokationsnumre, som til universitetet.
Er De ikke i stand til at generere elektroniske fakturaer kan De få et læs-ind bureau til at om-forme en papirfaktura til en elektronisk faktura.
På Aalborg Universitet har de enkelte enheder (institutter, afdelinger, studienævn m.v.) fået tildelt egne EAN-lokationsnumre. Oversigt over universitetets (de enkelte enheders) EAN-lokationsnumre kan ses i excel format på adressen www.okonomi.adm.aau.dk/ean-p-nr (AAU’s EAN-numre), der løbende ajourføres.
De kan som hidtil på faktura anføre fakturaadresse og leveringsadresse, idet der til de enkelte EAN-lokationsnumre på universitetet kan bruges forskellige faktura- og leveringsadresser.
Rekvirenter/indkøbere på Aalborg Universitet skal senest ved bestillingen oplyse følgende:
Er De allerede i stand til at generere elektroniske fakturaer, skal disse formidles via en VANS leverandør til de EAN lokationsnumre, som til universitetet.
Er De ikke i stand til at generere elektroniske fakturaer kan De få et læs-ind bureau til at om-forme en papirfaktura til en elektronisk faktura.
På Aalborg Universitet har de enkelte enheder (institutter, afdelinger, studienævn m.v.) fået tildelt egne EAN-lokationsnumre. Oversigt over universitetets (de enkelte enheders) EAN-lokationsnumre kan ses i excel format på adressen www.okonomi.adm.aau.dk/ean-p-nr (AAU’s EAN-numre), der løbende ajourføres.
De kan som hidtil på faktura anføre fakturaadresse og leveringsadresse, idet der til de enkelte EAN-lokationsnumre på universitetet kan bruges forskellige faktura- og leveringsadresser.
Rekvirenter/indkøbere på Aalborg Universitet skal senest ved bestillingen oplyse følgende:
- EAN-lokationsnummer (skal påføres faktura)
- Medarbejdernummer (skal påføres faktura)
- Rekvisitions-/indkøbsnummer (kan påføres faktura, hvis oplyst af rekvirent/indkøber)
- Kontonummer/kontostreng (kan påføres faktura, hvis oplyst af rekvirent/indkøber)
Universitetets rekvirenter/indkøber er informeret om at de senest ved bestilling skal afgive ovenstående oplysninger.
Indeholder fakturaen ikke disse oplysninger, har Aalborg Universitet ret til at tilbageholde betalingen.
De bedes venligst være opmærksom på, at eventuelle serviceoplysninger, som De hidtil har påført papirfakturaen (f.eks. ændring af indbetalingssted, adresseændringer m.v.) samt eventuelle bilag, som De normalt har fremsend sammen med papirfakturaen, ikke længere vil blive registreret af Aalborg Universitet på grund af den elektroniske behandling af fakturaen. De bedes derfor fremsende sådanne oplysninger særskilt.
Følgesedler skal forsat følge varen til rekvirent/indkøber
Aalborg Universitets VAN leverandør er WM-data: www.ebsfaktura.wmdata.dk
Indeholder fakturaen ikke disse oplysninger, har Aalborg Universitet ret til at tilbageholde betalingen.
De bedes venligst være opmærksom på, at eventuelle serviceoplysninger, som De hidtil har påført papirfakturaen (f.eks. ændring af indbetalingssted, adresseændringer m.v.) samt eventuelle bilag, som De normalt har fremsend sammen med papirfakturaen, ikke længere vil blive registreret af Aalborg Universitet på grund af den elektroniske behandling af fakturaen. De bedes derfor fremsende sådanne oplysninger særskilt.
Følgesedler skal forsat følge varen til rekvirent/indkøber
Aalborg Universitets VAN leverandør er WM-data: www.ebsfaktura.wmdata.dk
Såfremt ovenstående giver anledning til spørgsmål, kan De ringe til:
Lene Ø. Pedersen (tlf. 9940 9517) eller lep@adm.aau.dk
Malene Kjær (tlf. 9940 9522) eller makj@adm.aau.dk
Henvisning til yderligere oplysninger