Retningslinjer for køb af eksterne konsulentydelser

Retningslinjernes opbygning

Retningslinjerne  er bygget op således, at der indledningsvist opstilles nogle generelle retningslinjer, som gælder for alle køb af konsulentydelser, uanset beløbets størrelse. Herefter suppleres de generelle retningslinjer med en særlig procedure for indkøb, der overstiger 50.000 kr. Dette suppleres igen med en række særlige betingelser, der gør sig gældende ved indkøb, der overstiger 500.000 kr. Betingelserne er således kumulative.

Retningslinjer beskrives i nedenstående afsnit:

  • Baggrund og formål
  • Anvendelsesområde
  • Generelle retningslinjer (gælder uanset beløbets størrelse)
  • Konsulentindkøb > 50.000 kr.
  • Konsulentindkøb > 500.000 kr.
  • Opfølgning på overholdelse af retningslinjerne
  • Ikrafttrædelse

Baggrund og formål

Retningslinjerne har til formål at:

- sikre, at eksterne konsulenter kun anvendes i tilfælde, hvor AAU ikke internt har de rette kompetencer eller nødvendige ressourcer til at løse opgaven

- sikre AAU de bedste rammeaftaler

- bidrage til, at AAU overholder de til en hver tid gældende udbudsregler

- skabe rammerne for en bedre ressourceanvendelse

Dette skal bl.a. ske ved:

- at sikre en højere grad af kvalificering af det enkelte køb af konsulentydelser,

- at synliggøre anvendelsen af konsulenter

Anvendelsesområde

Hvem: Retningslinjerne gælder for hele AAU.

Hvad: Retningslinjerne finder anvendelse ved køb af alle typer af konsulentydelser, medmindre der foreligger en eksplicit undtagelse i øvrige retningslinjer, der allerede er eller bliver vedtaget på AAU.

Definition:

Alt indkøb som ikke er levering af byggeri og indkøb af varer er tjenesteydelser og konsulentydelser. Konsulent- ydelserne er den del af tjenesteydelserne som er levering af speciale viden (hjernekapacitet) f.eks.

  • Eksterne krav om speciel viden (f.eks. revision))
  • Manglende kompetencer og viden som enten ikke forefindes eller ikke ønskes opbygget
  • Manglende ressourcer og viden (kan være akut eller ressourcebehovet vil bortfalde når opgaven er løst)

Hvor meget: Retningslinjerne gælder for alle køb af konsulentydelser, ovenfor uanset beløbets størrelse. Reglerne er dog differentieret i forhold hertil.

Beløbsgrænserne i retningslinjerne skal overholdes, og anskaffelser/projekter må ikke opdeles med henblik på at omgå retningslinjerne.

Undtagelse: I tilfælde af pludselig opstået behov, som følge af skade eller nedbrud på kritiske IT-systemer, tekniske anlæg eller bygninger finder retningslinjerne ikke anvendelse. Dog skal AAUs aftaler anvendes i videst muligt omfang. ØA/Indkøb skal efterfølgende have en kort beskrivelse af årsag og indkøb samt kopi af kontrakten, alternativt faktura, af hensyn til den kvartalsvise opfølgning.

Generelle retningslinjer (gælder uanset beløbets størrelse)

Retningslinjerne i dette afsnit finder anvendelse, uanset anskaffelsens/projektets beløbsmæssige omfang.

  • Eksterne konsulenter må kun anvendes til projekter eller enkeltstående opgaver med kortere varighed. Vedvarende opgaver må ikke løses af eksterne konsulenter, medmindre der er tale om supportaftaler eller lign. Indgåelse af supportaftaler skal ske i samarbejde med ØA/Indkøb.
  • AAUs aftaler skal altid anvendes, dvs. enten AAUs rammeaftaler, udvalgte SKI rammeaftaler eller andre aftaler indgået ved særskilt konkurrenceudsættelse forestået af ØA/Indkøb. En oversigt over de til enhver tid gældende aftaler, kan findes på ØA/Indkøbs hjemmeside. Ved tvivl kontakt ØA/Indkøb. Hvis der skulle være behov for at anvende eller indgå andre aftaler for at dække et konkret behov, kan dette kun ske efter konsultation af ØA/Indkøb.

Konsulentydelser > 50.000 kr.

Der skal udarbejdes en opgavebeskrivelse for køb af konsulentydelser over 50.000 kr. Indkøbet skal gå via ØA/Indkøb, som vil være behjælpelig med at gennemføre indkøbet

Proces:

1. Når der opstår et behov for ekstern konsulentbistand, der forventes at overstige 10.000 kr., er det et krav, at opgavestiller (vedkommende, der anskaffer de eksterne konsulenter) udarbejder en opgavebeskrivelse forud for indgåelse af aftale med ekstern konsulent.

2. Formålet med opgavebeskrivelsen er at sikre:

  • at der sker en tilstrækkelig præcisering af opgaven (opgavebeskrivelse), således at det er muligt at indgå aftaler på baggrund heraf
  • at der tages kvalificeret stilling til behovet for ekstern bistand
  • at der tages kvalificeret stilling til alternative muligheder for at løse opgaven, f.eks. internt på AAU

3. Ansvaret for udarbejdelse af opgavebeskrivelsen ligger hos opgavestiller.

4. Opgavebeskrivelsen skal skriftligt godkendes af bemyndiget medarbejder. Dette gør sig dog ikke gældende ved anskaffelser/projekter på AAUs investeringsplaner og andre projekter, hvor den ledelsesmæssige godkendelse allerede foreligger.

5. Den godkendte opgavebeskrivelse sendes/afleveres til ØA/Indkøb, der i dialog med opgavestilleren finder frem til en eksisterende rammeaftale eller indgår anden aftale med den for AAU samlede set optimale leverandør. ØA/Indkøb har alene en rådgivende funktion. For at sikre, at ØA/Indkøb har ressourcer til at bistå anskaffelsen, bør dette ske minimum en uge før opgavens påbegyndelse.

  • Såfremt opgaven ikke er så tilstrækkeligt specificeret, at det er muligt at indgå aftale på baggrund heraf, vil opgavestiller blive bedt om yderligere specificering af opgaven.

Konsulentindkøb > 500.000 kr.

Reglerne i dette afsnit supplerer reglerne på de foregående sider, der således også finder anvendelse ved anskaffelser/projekter over 500.000 kr. Reglerne er således kumulative.

Ved køb af konsulentydelser over 500.000 kr. er, opgavestiller, eventuelt i dialog med ØA/Indkøb, forpligtet til som det første at tage stilling til, hvorvidt det kan betale sig at ansætte en medarbejder i stedet for at anvende eksterne konsulenter. Eksterne konsulenter koster i gennemsnit ca. 3 gange så meget som en intern medarbejder. Det kræver dog, at der er tale om en opgave af længere varighed. Udgangspunktet er, at der i disse tilfælde skal ske insourcing/ansættelse, med mindre opgavestiller med rimelighed kan argumentere for, at dette enten ikke er muligt i forhold til løsningen af den pågældende opgave eller på anden måde enten er uhensigtsmæssigt eller fordyrende for AAU.

Såfremt opgavestiller vurderer, at det ikke er muligt eller hensigtsmæssigt at ansætte en medarbejder, vil det ofte være en fordel at konkurrenceudsætte opgaven særskilt med henblik på at få den bedste pris og de bedste vilkår. En konkurrenceudsættelse tager længere tid end direkte køb på AAUs rammeaftaler og kræver således, at ØA/Indkøb bliver involveret i god tid inden opgavens påbegyndelse/behovet for konsulentbistand (ca. 3 måneder i forvejen grundet de lovmæssige rammer herfor).

Med henblik på at sikre en struktureret opfølgning på den fremtidige anvendelse af eksterne konsulenter og
evt. korrigerende eller op følgende handlinger vil ØA/Indkøb fremover følge op på anvendelsen af eksterne konsulenter på AAU, dog særligt med fokus på konsulentanvendelsen i den nævnte kategori over 500.000 og dermed forpligtelsen til at sikre, at muligheden for insourcing afsøges i hvert tilfælde.

Opfølgning på overholdelse af retningslinjerne

Opfølgningen på retningslinjerne vil have fokus på:

- Overholdelse af retningslinjerne

- Effekten

- Revidering af retningslinjerne

Ikrafttrædelse

Nærværende retningslinjer træder i kraft den 15. marts 2011.