Indkøbspolitik for Aalborg Universitet

Indkøbspolitikkens overordnede formål

Det overordnede formål med AAU’s indkøbspolitik er at skabe rammerne for, at AAU som helhed kan købe alle varer og tjenesteydelser i den nødvendige kvalitet ud fra og på de økonomiske mest fordelagtige vilkår.

AAU’s indkøb skal ske i henhold til gældende love, bekendtgørelser, direktiver mv. Derudover skal alle indkøb blandt andet foretages ud fra forretningsmæssige principper og ledelsesmæssige beslutninger – og under vurdering af pris, service, kvalitet, leveringssikkerhed, miljø- og arbejdsmiljøforhold, social ansvarlighed og etiske forhold.

Indkøbspolitikkens omfang

Indkøbspolitikken omfatter samtlige indkøb af varer og tjenesteydelser som foretages på de enkelte Hovedområder, Institutter, Schools m.v. Alle Hovedområder, Institutter, Schools m.v. er omfattet af indkøbspolitikken.

Målsætninger for indkøb

Der er udstukket følgende overordnede målsætninger:

1. Anvendelsen af E-handel skal stige
2. SKI’s rammeaftaler skal anvendes, hvis det er muligt
3. Koordineringskøbsaftaler skal anvendes på de områder, hvor der er aftaler
4. Køb kan ske i samarbejde med andre ministerier, hvis det er praktisk eller økonomisk fordelagtigt
5. For den enkelte indkøber skal det gøres så enkelt som muligt at købe ind
6. Antallet af leverandører skal begrænses
7. Antallet af indkøb uden aftaler skal begrænses

Der vil blive lavet en løbende evaluering af målopfyldelsen og efter tre år vil der blive foretaget en samlet evaluering og justering af indkøbspolitikken.

Organisering

Indkøbsfunktionen er organiseret i Økonomiafdelingen i Fællesadministrationen, under overordnet ledelse af økonomichefen. Indkøbsfunktionens medarbejdere er alene konsulenter, rådgivere og støttefunktioner i forbindelse med indkøbsrelaterede opgaver.

Indkøbsfunktionen forestår indgåelse af indkøbsaftaler, og har i den forbindelse en forpligtelse til at vejlede om anvendelse af indkøbsaftaler, herunder ramme- og samhandelsaftaler.
Indkøbsfunktionen skal have kendskab til alle indkøbsaftaler på AAU med henblik på at skabe overblik over AAU’s forpligtelser på indkøbsområdet.

De udvalgte repræsentanter i indkøbsteams har til opgave at samarbejde med Indkøbskonsulenterne om opfyldelse af indkøbspolitikken og dens målsætning, samt at medvirke til udvikling og tilrettelæggelse af indkøbsprocedure. Ved AAU’s egne udbud, nationale udbud eller EU-udbud har indkøbsteamet til formål at klarlægge de efterspurgte vare og tjenesteydelser, sikre fagspecifikke hensyn er medtaget, samt deltage i det efterfølgende valg af leverandør. De udvalgte repræsentanter i indkøbsteamet medvirker herefter også til at indkøbsaftalerne implementeres og anvendes på AAU.

Indkøbsdisponeringen foretages som hovedregel decentralt af de enkelte indkøbere. Det er således de enkelte Hovedområder, Institutter, Schools m.v., der er ansvarlige for, at indkøbsopgaverne løses i overensstemmelse med AAU’s indkøbspolitik. Derudover er de decentrale indkøbere med til at udpege repræsentanter som skal indgå i indkøbsteams.

Miljø og arbejdsmiljø

AAU vil arbejde med forbedringer af indkøb i en miljø- og energivenlig retning. For at reducerer miljøbelastningen vil der blive arbejdet på at øge antallet af indkøbsaftaler med leverandører, som viser dokumenterede miljøhensyn, via forskellige miljømærkninger. Ved ethvert udbud inkluderes miljø- og arbejdsmiljøkrav i nødvendigt og relevant omfang.

Aftaleanvendelse på AAU

Som offentlige organisation er AAU forpligtet til at sende indkøb i udbud, når AAU’s samlede indkøb inden for en specifik varegruppe eller tjeneste ydelse har en beløbsvolumen, der ligger over en vis værdi, kaldet ”tærskelværdien”. AAU skal som hovedregel anvende aftaler indgået af SKI (Statens og Kommunernes Indkøbs Service) og Statens Indkøb (FM aftaler), i det omfang det for AAU er den økonomiske mest fordelagtige løsning. Ved brug af SKI’s og Statens Indkøbsaftaler, afløfter AAU den gældende udbudspligt, der måtte være på den pågældende varegruppe eller tjenesteydelse.

Ved anvendelse af SKI’s rammeaftaler, har AAU herefter også mulighed for at foretage en konkret priskonkurrence mellem de leverandører, som ligger under den relevante rammeaftale - et såkaldt miniudbud.

Udover, at AAU kan opnå fordelagtige aftaler via SKI og Statens Indkøb, vil AAU så vidt det er muligt, i samarbejde med de øvrige danske universiteter forsøge at opnå yderligere rabatter i form af koordineringskøbsrabatter på de af SKI og FM indgåede aftaler. For at sikre, at de decentrale indkøbere anvender aftalerne korrekt, skal følgende aftalehierarki altid overholdes (i nævnt rækkefølge):

1. SKI rammeaftaler
2. Statens indkøbsaftaler (FM aftaler)
3. Koordineringskøbsaftaler for AAU (baseret på SKI aftaler)
4. Egne AAU aftaler

Fælles for nævnte indkøbsaftaler er, at de sikre at AAU overholder EU’s udbudsdirektiver og nationale regler vedr. udbud, herunder EU's kontroldirektiv.

Hvis der er tvivl om AAU har afløftet udbudspligten, skal indkøbsfunktionen i Økonomiafdelingen kontaktes. Her kan der fås vejledning i brug af gældende love, bekendtgørelser, direktiver mv. Alene på de områder, hvor SKI eller Statens indkøbsaftaler ikke dækker, eller hvor produktet ikke er hensigtsmæssigt til at opfylde de givne krav, skal AAU selv anvende ressourcer på at afsøge markedet (egne aftaler). Indkøbsfunktionen står for gennemførelsen af eventuelle udbud for egne AAU indkøbsaftaler i samarbejde med indkøbsteams for fagområdet.

Oversigt over AAU’s aftaler, opdelt på produkt typer, er tilgængelig på Indkøbs hjemmeside og vil løbende blive ajourført.

Brugen af disse aftaler giver samlet set AAU følgende fordele:

  • Det giver de bedste priser, når leverandøren kan regne med en rimelig sikker stor omsætning.
  • Standardiserede kvalitetsniveauer, herunder sikring af de fastlagte ”grønne” hensyn.
  • Standardiserede indkøbsprocedure, der letter arbejdet for de decentrale indkøbere. 
  • Udbudspligten er afløftet
  • Vi overholder AAU’s aftalehierarki

Alle indkøbsaftaler indgået af AAU skal underskrives af AAU’s Regnskabschef – jf. Regnskabsinstruks for Aalborg Universitet, afsnit 2.4 punkt. 13.

Privat brug af ovennævnte ’ indkøbsaftaler og/eller benyttelse af AAU’s rekvisitioner til privat brug er ikke tilladt.

Køb af tjenesteydelser og varer hos AAU’s ansatte og studerende

For at understøtte overholdelse af Statens indkøbsbestemmelser, EU’s udbudsdirektiver og nationale regler vedr. indkøbsopgaverne, er følgende ikke tilladt:

  • Der må ikke købes varer og tjenesteydelser af personer der er ansat ved AAU. (uanset ansættelsesforhold)
  • Der må ikke købes varer og tjenesteydelser af AAU’s studerende
  • Der må ikke købes varer og tjenesteydelser i firmaer der er ejet/delvist ejet af AAU’s ansatte eller studerende.

E-handel

AAU ønsker at IT-understøtte indkøbsprocesserne på AAU. Et vigtigt element i denne understøttelse er indkøbssystemet "IProcurement", men understøttelsen vil også omfatte diverse bilag som anvendes i indkøbsprocesserne, så som rekvisitioner, indkøbsordre, ordrebekræftelse, fakturaer, fakturakvitteringer, rykkerbreve m.v.

Indkøbssystemet og anvendelsen af elektroniske bilag vil løbende udbygges på AAU.

AAU prioriterer samhandel med leverandører, der kan indgå i AAU’s indkøbssystem – samtidig med at kravene vedrørende e-handel indgår i de fremtidige udbud, og vil samtidig være et parameter under tildelingskriterierne.

Besparelser

Besparelser, opnået ved anvendelsen af almindelige fælles indkøbsaftaler, tilfalder det indkøbende Hovedområde,, Institut, Schools m.v..

EU- Kontroldirektivet

1. juli 2010 er EU- kontroldirektiv trådt i kraft. Dette kontroldirektiv giver leverandører lettere klagemuligheder ved AAU’s evt. manglende overholdelse af EU-udbudsdirektiver. AAU vil kunne blive pålagt sanktioner i indkøb hvor et udbud er gennemført, men reglerne ikke er overholdt, eller ved indkøb, som burde have været i udbud.

De væsentlige ændringer i forhold til tidligere regler er:

  • AAU pålægges udvidet oplysningspligt ved indgåelse af en indkøbsaftale. (hvorfor og hvordan er leverandøren valgt).
  • AAU kan blive pålagt økonomiske sanktioner I form af bøderne af en anselig størrelse på op til 5% af aftalesummen (dog max. 10 mio. ved førstegangsovertrædelser)
  • Klagemulighederne er med tilbagevirkende kraft
  • En allerede indgået aftale kan erklæres ugyldig, og skal dermed opsiges.

Bøder der bliver pålagt AAU ved manglende overholdelse af EU’s udbudsdirektiver, videreføres til det Hovedområde, det Institut eller den Schools m.v. som ikke har overholdt kontroldirektivet.